Dématérialisation de la facturation fournisseur – achat
Tirez tous les bénéfices de la transformation digitale en dématérialisant la totalité de votre facturation fournisseur. La solution proposée par Artéva optimise vos processus de traitement et vous garantit une réduction des coûts, la conformité règlementaire et une amélioration significative de la traçabilité de vos factures d’achat.
Qu’est-ce que la dématérialisation de la facture d’achat – fournisseurs ?
La dématérialisation de la facture d’achat – fournisseurs consiste avant tout à convertir les factures en données informatiques directement intégrables dans vos ERP ou logiciels comptables. Fini les ressaisis ! Cette fonction centrale peut être complétée par toute une gamme de fonctionnalités essentielles à l’optimisation de votre processus de traitement : gestion des multiples sources d’acquisition, centralisation des factures, processus de validation, rapprochement avec la commande, création des ordres de virement. Cela permet de réduire les coûts de traitement, d’améliorer la traçabilité et la sécurité des échanges financiers, tout en garantissant une parfaite conformité réglementaire de vos factures d’achat.
Les avantages de la dématérialisation de la facturation fournisseur – achat
La digitalisation et l’automatisation du traitement des factures fournisseurs optimisent votre processus Purchase to Pay.
Réaliser une économie financière en automatisant l’intégration des données
La saisie manuelle des données de facture d’achat est remplacée par une intégration automatique dans votre logiciel comptable ou ERP, sans aucune ressaisie. Libérées de cette tâche longue et fastidieuse, vos équipes peuvent se concentrer sur le contrôle des factures.
Renforcer la relation avec tous vos fournisseurs
Automatiser la dématérialisation de votre facturation fournisseurs optimisera vos échanges avec eux, préviendra les erreurs de ressaisie. Et sécurisera les délais de paiement.
Alléger la charge de travail de vos équipes
Cette amélioration des ressources humaines permet l’innovation et l’expansion de votre entreprise. Les équipes peuvent se focaliser sur des activités à haute valeur ajoutée.
Augmenter la fiabilité et la rentabilité de vos services
La réduction des erreurs de saisie liées à l’humain ainsi que les litiges associés permettent un gain du temps sur le traitement des factures et l’accélération des échanges.
Garantir la conformité réglementaire de votre facturation fournisseur
Cette transition permet la préservation de la transparence et de la sécurité des transactions financières dans le respect des obligations réglementaires.
Pour découvrir ces avantages en action
Faites appel à nos experts pour échanger sur vos projets de dématérialisation de factures.
Orchestrade®, solution de digitalisation du cycle Purchase-to-Pay
Notre offre de portail fournisseurs Orchestrade® va plus loin que votre projet de dématérialisation des factures fournisseurs. Nous mettons à votre disposition un portail collaboratif pour automatiser votre processus complet Purchase to Pay.
Cette dématérialisation des factures d’achat simplifie et accélère le processus de traitement, réduisant les tâches manuelles. Cela augmente la fiabilité, diminue les erreurs de saisie, et renforce les relations avec vos fournisseurs, quelques soit leur taille et le mode de transmission des factures.
La digitalisation via un portail dédié simplifie les échanges avec vos fournisseurs. La solution leur permet de mettre à jour leurs informations administratives et financières, accéder directement aux contrats, bon de commandes, engagement, transmettre leurs factures, consulter les statuts de traitement jusqu’au règlement et gérer les litiges.
La solution vous évite les tâches chronophages de mise à jour du référentiel fournisseur, de saisie des factures, de rapprochement commande/facture et de communication des états de paiement. Vos équipes peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Notre portail de facturation électronique simplifie vos échanges fournisseurs
La plateforme B2B Orchestrade® répond à toutes vos exigences en matière de dématérialisation de facture d’achat – fournisseurs. Elle vous permet d’inclure tous vos fournisseurs dans votre projet de digitalisation des factures entrantes, ce qui allège considérablement la charge de travail de vos équipes.
Amélioration du référencement fournisseur
Impliquez directement vos fournisseurs dans la mise à jour de votre référentiel : le portail permet la collecte des informations administratives, financière et règlementaire (attention de vigilance, certificats de conformité, etc.). La date d’expiration des documents déposés est gérée et les fournisseurs sont invités à les mettre à jour.
Optimisation du traitement de la facturation fournisseur
La gestion des contrats, commandes et engagement, permet à la plateforme de réaliser une gamme complète de pré-validation, qui peuvent également être complétées par des règles métiers spécifiques. Vos fournisseurs peuvent être impliqués dans ce processus pour corriger les mentions manquantes ou erronées.
Partage des statuts de paiement et gestion des litiges
Les fournisseurs peuvent consulter l’évolution du traitement de leurs factures jusqu’à la mise en paiement. En cas de litige, le fournisseur est informé et un dialogue peut s’établir au travers du portail.
Acquisition multi-format de la facturation fournisseur
Parce que vos fournisseurs n’ont pas tous la même taille ni la même maturité technologique, le portail permet tous les modes de transmission (saisie, dépôt, transmission mail ou EDI) et tous types de format :
- EDI, XML UBL ou CII, autre format structuré
- Factur-X
- PDF simple ou avec signature
- PDF image
- Saisie manuelle
Tout ce qu’il faut savoir sur la dématérialisation de la facturation fournisseur
À travers cette FAQ, explorez toutes les questions essentielles qui vous guideront à travers l’univers de la facturation électronique avec vos fournisseurs.
Avec Orchestrade®, la numérisation des documents permet d’automatiser le traitement des factures papier et leur intégration dans votre ERP. Deux options s’offrent à vous : Numérisation en interne : Vous continuez à recevoir vos factures papier, les scannez, et Orchestrade® se charge de l’extraction des données et de leur intégration automatique dans votre système. Externalisation complète : Une adresse postale dédiée est mise à disposition pour recevoir vos factures. Le service partenaire, inclue dans l’offre Orchestrade® prend en charge l’ouverture des enveloppes, la numérisation et la transmission sur Orchestrade pour l’extraction des données et l’intégration dans vos outils comptables. Avec ces solutions, la gestion des factures papier devient plus rapide, en attendant la généralisation de la facturation électronique
Une facture numérisée est une version électronique d’une facture papier, obtenue par scannérisation ou photographie. Elle conserve le format visuel de la facture originale mais ne contient aucune donnée structurée exploitable automatiquement par un logiciel de gestion. Contrairement à une facture électronique (émise directement en format numérique conforme comme Factur-X, UBL ou XML), une facture numérisée n’offre pas d’automatisation et doit être traitée manuellement ou via un système d’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) pour extraire ses données.
Orchestrade® est une plateforme complète et sécurisée qui optimise la gestion des factures fournisseurs tout en garantissant conformité, flexibilité et intégration fluide avec votre système d’information. Elle couvre l’ensemble des processus d’achat et de vente, de Purchase to Pay à Order to Cash, en intégrant la synchronisation bancaire et comptable. Sa sécurité avancée repose sur des normes strictes, notamment la certification ISO 27001, le chiffrement des données, la double authentification et un archivage légal conforme aux réglementations en vigueur. Avec ses workflows métiers personnalisables, ses KPI adaptables et ses interfaces sur mesure, Orchestrade® s’adapte aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Son modèle tarifaire basé sur la consommation réelle en fait une solution économiquement avantageuse. Enfin, ergonomique et collaborative, la plateforme facilite le partage des données avec les partenaires et s’intègre parfaitement à votre ERP, comptabilité, gestion bancaire et référentiels clients et fournisseurs.
Orchestrade® est une plateforme numérique avancée qui optimise la gestion des processus métiers et des documents commerciaux. Conçue pour faciliter les échanges entre partenaires et collaborateurs, elle offre une solution collaborative, flexible et évolutive. Grâce à son moteur BPMN 2.0, Orchestrade® permet de modéliser et automatiser les flux métiers, garantissant une exécution fluide des processus. Son portail B2B personnalisable centralise les documents, facilite leur suivi et permet le partage des données en temps réel. Avec son approche omnicanale, la plateforme intègre et diffuse des documents via divers canaux tout en étant multi-systèmes et multi-protocoles, assurant une compatibilité avec les logiciels de marché. Enfin, évolutive et adaptable, Orchestrade® permet d’optimiser et d’étendre les processus métiers sans impacter l’architecture existante, garantissant une transition fluide vers la digitalisation. Orchestrade® est une solution complète pour centraliser, automatiser et sécuriser la gestion documentaire de votre entreprise tout en améliorant la collaboration et la productivité.
La dématérialisation des factures fournisseurs rend la gestion administrative plus rapide, sécurisée et économique. Elle réduit l’utilisation du papier, éliminant les contraintes d’impression et de stockage, et automatise les processus de l’émission à l’archivage. Les gains de productivité sont notables grâce à l’automatisation, réduisant les erreurs humaines et accélérant la validation des factures. Les coûts sont réduits de 50 à 75 % sur les frais d’impression et d’envoi, et la traçabilité est renforcée, facilitant le contrôle des transactions et la gestion des impayés. La conformité et la sécurité sont améliorées, avec un respect des réglementations et une sécurisation des données. L’intégration avec les ERP permet une mise à jour en temps réel des données financières et une centralisation des factures. La relation avec les fournisseurs s’améliore grâce à des paiements plus rapides et un accès simplifié aux documents. Enfin, la dématérialisation contribue à une démarche écologique en réduisant l’empreinte environnementale de l’entreprise.
Pour qu’une facture dématérialisée soit légalement valide, elle doit respecter trois principes fondamentaux : l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité. Ces critères garantissent que l’émetteur est bien identifié, que les données n’ont pas été modifiées et que la facture reste consultable à tout moment. Afin d’assurer la conformité, il est essentiel d’utiliser une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), garantissant le respect des obligations légalesnormes fiscales et la transmission sécurisée des factures. Les factures doivent être émises dans un format réglementé (Factur-X, UBL, CII) et conservées dans un système d’archivage sécurisé pendant 10 ans, garantissant leur intégrité et leur accessibilité en cas de contrôle.
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