Dématérialisation de la facturation fournisseur – achat
Tirez tous les bénéfices de la transformation digitale en dématérialisant la totalité de votre facturation fournisseur. La solution proposée par Artéva optimise vos processus de traitement et vous garantit une réduction des coûts, la conformité règlementaire et une amélioration significative de la traçabilité de vos factures d’achat.
Qu’est-ce que la dématérialisation de la facture d’achat – fournisseurs ?
La dématérialisation de la facture d’achat – fournisseurs consiste avant tout à convertir les factures en données informatiques directement intégrables dans vos ERP ou logiciels comptables. Fini les ressaisis ! Cette fonction centrale peut être complétée par toute une gamme de fonctionnalités essentielles à l’optimisation de votre processus de traitement : gestion des multiples sources d’acquisition, centralisation des factures, processus de validation, rapprochement avec la commande, création des ordres de virement. Cela permet de réduire les coûts de traitement, d’améliorer la traçabilité et la sécurité des échanges financiers, tout en garantissant une parfaite conformité réglementaire de vos factures d’achat.
Les avantages de la dématérialisation de la facturation fournisseur – achat
La digitalisation et l’automatisation du traitement des factures fournisseurs optimisent votre processus Purchase to Pay.
Réaliser une économie financière en automatisant l’intégration des données
La saisie manuelle des données de facture d’achat est remplacée par une intégration automatique dans votre logiciel comptable ou ERP, sans aucune ressaisie. Libérées de cette tâche longue et fastidieuse, vos équipes peuvent se concentrer sur le contrôle des factures.
Renforcer la relation avec tous vos fournisseurs
Automatiser la dématérialisation de votre facturation fournisseurs optimisera vos échanges avec eux, préviendra les erreurs de ressaisie. Et sécurisera les délais de paiement.
Alléger la charge de travail de vos équipes
Cette amélioration des ressources humaines permet l’innovation et l’expansion de votre entreprise. Les équipes peuvent se focaliser sur des activités à haute valeur ajoutée.
Augmenter la fiabilité et la rentabilité de vos services
La réduction des erreurs de saisie liées à l’humain ainsi que les litiges associés permettent un gain du temps sur le traitement des factures et l’accélération des échanges.
Garantir la conformité réglementaire de votre facturation fournisseur
Cette transition permet la préservation de la transparence et de la sécurité des transactions financières dans le respect des obligations réglementaires.
Pour découvrir ces avantages en action
Faites appel à nos experts pour échanger sur vos projets de dématérialisation de factures.
Orchestrade®, solution de digitalisation du cycle Purchase-to-Pay
Notre offre de portail fournisseurs Orchestrade® va plus loin que votre projet de dématérialisation des factures fournisseurs. Nous mettons à votre disposition un portail collaboratif pour automatiser votre processus complet Purchase to Pay.
Cette dématérialisation des factures d’achat simplifie et accélère le processus de traitement, réduisant les tâches manuelles. Cela augmente la fiabilité, diminue les erreurs de saisie, et renforce les relations avec vos fournisseurs, quelques soit leur taille et le mode de transmission des factures.
La digitalisation via un portail dédié simplifie les échanges avec vos fournisseurs. La solution leur permet de mettre à jour leurs informations administratives et financières, accéder directement aux contrats, bon de commandes, engagement, transmettre leurs factures, consulter les statuts de traitement jusqu’au règlement et gérer les litiges.
La solution vous évite les tâches chronophages de mise à jour du référentiel fournisseur, de saisie des factures, de rapprochement commande/facture et de communication des états de paiement. Vos équipes peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Notre portail de facturation électronique simplifie vos échanges fournisseurs
La plateforme B2B Orchestrade® répond à toutes vos exigences en matière de dématérialisation de facture d’achat – fournisseurs. Elle vous permet d’inclure tous vos fournisseurs dans votre projet de digitalisation des factures entrantes, ce qui allège considérablement la charge de travail de vos équipes.
Amélioration du référencement fournisseur
Impliquez directement vos fournisseurs dans la mise à jour de votre référentiel : le portail permet la collecte des informations administratives, financière et règlementaire (attention de vigilance, certificats de conformité, etc.). La date d’expiration des documents déposés est gérée et les fournisseurs sont invités à les mettre à jour.
Optimisation du traitement de la facturation fournisseur
La gestion des contrats, commandes et engagement, permet à la plateforme de réaliser une gamme complète de pré-validation, qui peuvent également être complétées par des règles métiers spécifiques. Vos fournisseurs peuvent être impliqués dans ce processus pour corriger les mentions manquantes ou erronées.
Partage des statuts de paiement et gestion des litiges
Les fournisseurs peuvent consulter l’évolution du traitement de leurs factures jusqu’à la mise en paiement. En cas de litige, le fournisseur est informé et un dialogue peut s’établir au travers du portail.
Acquisition multi-format de la facturation fournisseur
Parce que vos fournisseurs n’ont pas tous la même taille ni la même maturité technologique, le portail permet tous les modes de transmission (saisie, dépôt, transmission mail ou EDI) et tous types de format :
- EDI, XML UBL ou CII, autre format structuré
- Factur-X
- PDF simple ou avec signature
- PDF image
- Saisie manuelle
Tout ce qu’il faut savoir sur la dématérialisation de la facturation fournisseur
À travers cette FAQ, explorez toutes les questions essentielles qui vous guideront à travers l’univers de la facturation électronique avec vos fournisseurs.
Pour le traitement de vos factures papier, Orchestrade® vous propose deux options : Vous pouvez continuer à les recevoir et les scanner, puis Orchestrade se chargera de l'extraction des données et de leur intégration dans votre ERP. Nous pouvons vous fournir une adresse postale dédiée et gérer l'ensemble du processus de traitement des factures papier, de l'ouverture des enveloppes à l'intégration dans vos systèmes.
Le terme "facture numérique" désigne la version dématérialisée d'une facture traditionnelle, englobant à la fois une facture papier numérisée et une facture générée directement sous forme numérique. Cela inclut tout document financier émis et traité électroniquement, qu'il s'agisse de convertir une facture papier en version scannée ou de créer une facture originale en format numérique. Ainsi, la notion de facture numérique couvre un large éventail de pratiques liées à l'utilisation de supports électroniques pour la facturation.
Orchestrade® couvre tous les processus d'achat et de vente, de Purchase to Pay à Order to Cash, ainsi que la synchronisation bancaire et comptable. Sécurisée par des mesures de pointe comme la certification ISO 27001, le chiffrement, la double authentification et l'archivage légal, elle garantit la protection de vos données. Elle offre une personnalisation avancée avec des workflows métiers sur mesure, des KPI adaptables et des interfaces propriétaires, tout en étant économiquement avantageuse grâce à un modèle tarifaire basé sur la consommation réelle. Ergonomique et collaborative, elle facilite l'utilisation et la mutualisation des données entre partenaires. De plus, Orchestrade® s'intègre parfaitement à votre système d'information existant, y compris ERP, comptabilité, gestion bancaire, et référentiels clients, fournisseurs et produits, en faisant une solution complète, sécurisée, personnalisable, économique, conviviale et bien intégrée.
Orchestrade® est une plateforme numérique avancée conçue pour optimiser vos processus métiers. Orientée vers la gestion des processus, elle utilise la norme BPMN 2.0 pour modéliser et exécuter des flux métiers, permettant une interaction fluide entre vos partenaires et collaborateurs internes et externes. La flexibilité de la solution est un atout majeur : nous créons un portail collaboratif B2B sur-mesure, adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise, tout en offrant un accès instantané aux plateformes numériques de vos partenaires déjà connectés à Orchestrade®. Collaborative par essence, Orchestrade® centralise et gère les documents commerciaux, permettant un suivi détaillé des traitements, un partage en temps réel des données métiers, ainsi que la saisie, la lecture et le téléchargement des documents en ligne. Orchestrade® se distingue par son approche omnicanale, intégrant et diffusant des documents à travers divers canaux, et se connectant à de multiples plateformes partenaires. La solution est également multi-systèmes et multi-protocoles, compatible avec divers logiciels de marché et formats de données. Évolutive, cette plateforme vous permet d'optimiser ou d'élargir vos processus métiers sans remettre en question votre portail B2B, assurant une adaptation continue à vos projets de digitalisation.
La dématérialisation des documents, en particulier la transition vers la facture électronique, offre plusieurs avantages. Elle réduit considérablement la quantité de papiers en numérisant tous les documents de l'entreprise. Cette réduction se traduit par un gain de temps important dans la gestion administrative, car la facture électronique élimine le besoin de manipuler du papier, simplifiant toutes les étapes du processus, de l'édition à l'envoi et à l'archivage, qui se réalisent désormais en quelques clics. En outre, la facture électronique permet de réduire les coûts liés à l'émission des factures de 50 à 75 %, en supprimant l'impression, l'envoi et le stockage des factures physiques, ce qui engendre des économies significatives sur les consommables, et réduit l'impact environnemental de la facturation. Enfin, elle améliore le contrôle du processus de facturation, facilitant un suivi plus rigoureux des documents et simplifiant la relance des factures impayées et l'envoi de rappels aux clients.
La facturation électronique est obligatoire pour toutes les transactions B2B soumises à la TVA en France, avec une obligation de réception pour toutes les entreprises, suivie par une obligation d'émission progressive jusqu’en 2025 selon la taille des entreprises.
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