Aide et support

Un protocole a été développé pour standardiser les échanges d’informations, et c’est ainsi qu’est apparu le SOAP (Simple Object Access Protocol). Ces APIs utilisent un format de messages XML qui permet de standardiser les informations échangées entre connecteurs d’applications programmées dans des langages parfois différents. Un peu plus tard, une autre normalisation, plus simple, le REST (Representational State Transfer), est apparue. Les APIs qui l’utilisent sont plus nombreuses et sont dites RESTful, elles respectent généralement les contraintes suivantes : une architecture client-serveur, un serveur sans état, une mémoire cache, un système à couches, un code à la demande et une interface uniforme. La norme commune pour définir ces API est la spécification OpenAPI.

Si vous êtes une entreprise établie dans les départements de la Martinique, la Guadeloupe et La Réunion, vous êtes concernés par les dispositifs de facturation électronique et de transmission d’informations à l’administration. Les prestations de services entrent dans le champ d’application de la facturation électronique, tandis que les livraisons de biens entrent dans le champ d’application de la transmission d’informations à l’administration. En revanche, si vous êtes établi en Guyane ou à Mayotte, vous n’êtes pas concerné par la facturation électronique, mais vous pourriez être soumis à l’obligation de transmission des données si vous effectuez des opérations soumises à TVA en France.

Les opérateurs établis dans les territoires de Guyane, Mayotte, Saint-Pierre et Miquelon, Saint-Barthelemy, Saint-Martin, Nouvelle-Calédonie, Polynésie française, Wallis-et-Futuna et les Terres australes et antarctique françaises ne sont pas concernés par la facturation électronique, car la TVA n’y est pas applicable et les opérateurs qui y sont situés n’ont pas la qualité d’assujetti. Cependant, comme les opérateurs non établis en France, ils pourraient être soumis à l’obligation de transmission des données s’ils réalisent des opérations soumises à TVA en France.

Les opérations soumises à la TVA et réalisées par des opérateurs qui effectuent également des opérations exonérées en vertu des articles 261 à 261 E du code général des impôts sont soumises aux règles de facturation de l’article 289 du CGI et entrent donc dans le champ d’application de la facturation électronique. Les aménagements aux règles de facturation seront gérés par des règles de gestion spécifiques dans le cadre de la transmission des factures.

L’entrée anticipée vaut-elle pour la facturation électronique et l’e-reporting ? Les PME peuvent anticiper sur leur date d’entrée dans l’obligation de facturation électronique en se conformant aux règles décrites dans les textes et les spécifications externes. Cependant, cette anticipation n’affecte pas l’obligation de transmission des données en e-reporting, qui doit être respectée à la date d’entrée en vigueur applicable.

Si une PME décide de commencer à émettre des factures électroniques avant le 1er janvier 2026, cela ne concerne que les factures qu’elle choisit d’émettre sous format électronique. Jusqu’à l’entrée en vigueur de la réforme, l’entreprise peut toujours émettre des factures sous format papier si elle le souhaite, bien qu’il soit recommandé de se conformer aux modalités applicables. Cependant, si l’entreprise souhaite entrer dans le dispositif avant la date d’entrée en vigueur qui lui est applicable, elle devra obligatoirement passer par une plateforme partenaire pour émettre ses factures électroniques, car un simple PDF envoyé par voie électronique ne sera pas considéré comme une facture électronique.

Au 1er juillet 2024, toutes les entreprises, quel que soit leur taille, seront tenues de recevoir des factures sous format électronique lorsque leur émetteur passe par une plateforme de dématérialisation partenaire ou le portail public de facturation. Par conséquent, le destinataire d’une facture électronique émise conformément à l’article 289 bis du CGI par une entreprise non encore soumise à l’obligation d’émission aura l’obligation de l’accepter à compter de cette date.

Non, pour les transactions B2B, il sera obligatoire d’envoyer les factures par l’intermédiaire d’une plateforme partenaire ou du portail public de facturation, qui se chargera de l’envoi effectif des factures électroniques à votre client professionnel.

Comment puis-je le faire ? Oui, vous avez toujours le droit de refuser une facture, même si elle est électronique, par exemple si elle a été envoyée par erreur ou contient des erreurs. La plateforme de dématérialisation partenaire que vous avez choisie vous permettra techniquement de refuser la facture (cette fonctionnalité sera disponible sur son portail).

Les modalités de facturation ne changeront pas et les mentions obligatoires requises par le code de commerce et le code général des impôts resteront les mêmes. Toutefois, quatre nouvelles mentions seront désormais obligatoires à des fins de gestion. Si votre entreprise est tenue de fournir des factures électroniques à vos clients professionnels (transactions B2B), vous devrez utiliser une plateforme de dématérialisation partenaire pour envoyer vos factures électroniques à la plateforme de dématérialisation de votre client. Cette plateforme sera chargée d’assurer l’envoi effectif des factures électroniques.

Non, votre fournisseur ne peut pas vous imposer un format électronique spécifique pour les échanges de factures. Vous pouvez choisir la plateforme de réception qui vous convient, en fonction du ou des formats que vous préférez. Toutes les plateformes partenaires offriront un socle minimal de formats, garantissant l’interopérabilité des échanges.

Non, une facture de type image PDF envoyée par e-mail ne sera pas considérée comme une facture électronique dans le cadre de la nouvelle réforme. Les factures électroniques doivent contenir un nombre minimum de données sous forme structurée, ce qui n’est pas le cas d’une facture PDF.

La loi de finances de 2020 prévoyait la fin progressive de la facture papier depuis 2023. La facturation électronique est obligatoire pour toutes les transactions B2B soumises à la TVA Française, avec une obligation de réception pour toutes les entreprises, suivie par une obligation d'émission progressive à partir du 1er septembre 2026 selon la taille des entreprises.

La réforme de la loi sur la facturation électronique de 2026 prévoit un calendrier d'entrée en vigueur progressive basé sur la taille des entreprises assujetties à la TVA en France, évaluée selon des critères comme le nombre de salariés et le chiffre d'affaires.

Les plateformes de dématérialisation sont essentielles pour moderniser les échanges commerciaux en numérisant les factures. Les Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP) agissent comme intermédiaires en transmettant des factures dématérialisées entre fournisseurs et clients, tout en extrayant des données cruciales pour l'administration fiscale. Le Portail Public de Facturation (PPF), géré par l'État, centralise les données des factures pour leur transmission à l'administration fiscale, facilitant l'adoption de la dématérialisation via la saisie en ligne. Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) fournissent des services en dématérialisation, agissant comme intermédiaires pour garantir la conformité et l'efficacité des échanges électroniques entre entreprises et plateformes de dématérialisation.

Il est essentiel de sélectionner une plateforme de facturation électronique conforme aux normes réglementaires de 2026, en accordant une attention particulière à son interopérabilité pour une intégration harmonieuse avec les processus métiers et un vaste réseau de partenaires. La sécurité des données doit être rigoureusement assurée, notamment en ce qui concerne l'identification des partenaires commerciaux et la confidentialité des protocoles d'échange entre prestataires. De plus, la capacité de la plateforme à traiter efficacement les différents formats de factures, tels que PDF, EDI/XML et Factur-X, est cruciale pour répondre aux exigences actuelles et futures de la facturation électronique.

La transition vers la facturation électronique nécessite un investissement financier, humain et une gestion précise, incluant l'engagement d'un prestataire expérimenté en dématérialisation et l'adoption d'une solution conforme aux nouvelles normes réglementaires en France dès 2026. La réussite de ce projet dépend d'une planification anticipée, impliquant une restructuration complète du processus de facturation, de l'acquisition à la distribution des factures. Une fois mise en œuvre, la facturation électronique offre un retour sur investissement rapide et lucratif.

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Le e-reporting consiste en la transmission à l’administration fiscale d’informations relatives à des opérations commerciales qui ne sont pas couvertes par la facturation électronique. Cela concerne notamment les opérations de vente et de prestation de services avec des particuliers ou des opérateurs étrangers, ainsi que les opérations réputées situées en France soumises à TVA. Les données de paiement relatives aux prestations de services sont également incluses dans le e-reporting. Le e-reporting est complémentaire à la facturation électronique et permettra, à terme, de proposer aux entreprises un pré-remplissage de leurs déclarations de TVA.

Toutes les entreprises assujetties à la TVA et établies en France sont concernées par le e-reporting lorsqu’elles réalisent des opérations avec des clients particuliers ou des opérateurs étrangers. Certaines entreprises étrangères non établies en France peuvent également être soumises à cette obligation. Les opérations mentionnées à l’article 290 du CGI doivent donner lieu à la transmission de données pour les entreprises établies en France et/ou les entreprises non établies sur le territoire national. Les opérations exonérées de TVA en application des dispositions des articles 261 et 261 E du code général des impôts ne sont pas concernées. Pour plus d’informations, un tableau des opérations situées dans le champ du e-reporting est disponible dans les ressources documentaires.

Pour le traitement de vos factures papier, Orchestrade® vous propose deux options : Vous pouvez continuer à les recevoir et les scanner, puis Orchestrade se chargera de l'extraction des données et de leur intégration dans votre ERP. Nous pouvons vous fournir une adresse postale dédiée et gérer l'ensemble du processus de traitement des factures papier, de l'ouverture des enveloppes à l'intégration dans vos systèmes.

Orchestrade® est une plateforme numérique avancée conçue pour optimiser vos processus métiers. Orientée vers la gestion des processus, elle utilise la norme BPMN 2.0 pour modéliser et exécuter des flux métiers, permettant une interaction fluide entre vos partenaires et collaborateurs internes et externes. La flexibilité de la solution est un atout majeur : nous créons un portail collaboratif B2B sur-mesure, adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise, tout en offrant un accès instantané aux plateformes numériques de vos partenaires déjà connectés à Orchestrade®. Collaborative par essence, Orchestrade® centralise et gère les documents commerciaux, permettant un suivi détaillé des traitements, un partage en temps réel des données métiers, ainsi que la saisie, la lecture et le téléchargement des documents en ligne. Orchestrade® se distingue par son approche omnicanale, intégrant et diffusant des documents à travers divers canaux, et se connectant à de multiples plateformes partenaires. La solution est également multi-systèmes et multi-protocoles, compatible avec divers logiciels de marché et formats de données. Évolutive, cette plateforme vous permet d'optimiser ou d'élargir vos processus métiers sans remettre en question votre portail B2B, assurant une adaptation continue à vos projets de digitalisation.

La dématérialisation des documents, en particulier la transition vers la facture électronique, offre plusieurs avantages. Elle réduit considérablement la quantité de papiers en numérisant tous les documents de l'entreprise. Cette réduction se traduit par un gain de temps important dans la gestion administrative, car la facture électronique élimine le besoin de manipuler du papier, simplifiant toutes les étapes du processus, de l'édition à l'envoi et à l'archivage, qui se réalisent désormais en quelques clics. En outre, la facture électronique permet de réduire les coûts liés à l'émission des factures de 50 à 75 %, en supprimant l'impression, l'envoi et le stockage des factures physiques, ce qui engendre des économies significatives sur les consommables, et réduit l'impact environnemental de la facturation. Enfin, elle améliore le contrôle du processus de facturation, facilitant un suivi plus rigoureux des documents et simplifiant la relance des factures impayées et l'envoi de rappels aux clients.

Le terme "facture numérique" désigne la version dématérialisée d'une facture traditionnelle, englobant à la fois une facture papier numérisée et une facture générée directement sous forme numérique. Cela inclut tout document financier émis et traité électroniquement, qu'il s'agisse de convertir une facture papier en version scannée ou de créer une facture originale en format numérique. Ainsi, la notion de facture numérique couvre un large éventail de pratiques liées à l'utilisation de supports électroniques pour la facturation.

Orchestrade® couvre tous les processus d'achat et de vente, de Purchase to Pay à Order to Cash, ainsi que la synchronisation bancaire et comptable. Sécurisée par des mesures de pointe comme la certification ISO 27001, le chiffrement, la double authentification et l'archivage légal, elle garantit la protection de vos données. Elle offre une personnalisation avancée avec des workflows métiers sur mesure, des KPI adaptables et des interfaces propriétaires, tout en étant économiquement avantageuse grâce à un modèle tarifaire basé sur la consommation réelle. Ergonomique et collaborative, elle facilite l'utilisation et la mutualisation des données entre partenaires. De plus, Orchestrade® s'intègre parfaitement à votre système d'information existant, y compris ERP, comptabilité, gestion bancaire, et référentiels clients, fournisseurs et produits, en faisant une solution complète, sécurisée, personnalisable, économique, conviviale et bien intégrée.

L’obligation de facturation électronique sera mise en œuvre progressivement, selon un calendrier fixé par l’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021. Les grandes entreprises devront émettre des factures électroniques à partir du 1er juillet 2024, suivies par les établissements de taille intermédiaire le 1er janvier 2025 et les petites et moyennes entreprises le 1er janvier 2026. Cependant, l’obligation de recevoir des factures électroniques sera applicable à toutes les entreprises à partir du 1er juillet 2024 si leur fournisseur est tenu de les émettre sous ce format.

Les factures de vos fournisseurs vous seront envoyées sous forme électronique via la plateforme que vous avez choisie. Cette plateforme peut être la même que celle de votre fournisseur, une plateforme distincte ou le portail public de facturation. Chaque entreprise est libre de choisir la ou les plateforme(s) de dématérialisation qu’elle souhaite utiliser.

Conformément à l’article 289-V du Code Général des Impôts, le fournisseur doit être en mesure de fournir une copie de la facture si le client en fait la demande. Si la facture a été émise ou reçue par le biais d’une plateforme de dématérialisation, cette dernière doit être en mesure de fournir une copie à l’assujetti. Toutefois, il n’est pas nécessaire d’envoyer une copie de chaque facture électronique transmise. L’assujetti doit être capable de présenter une copie de toutes les factures émises et reçues sur demande, notamment de l’administration.

Artéva offre une plateforme SaaS complète pour la facturation électronique client, compatible avec tous les formats de factures sortantes, y compris Factur-X, EDIFACT, XML, PDF signé et papier via centre éditique. Grâce à Orchestrade, vous bénéficiez d'une connexion rapide aux plateformes numériques de vos clients, facilitant la digitalisation rapide de votre processus de facturation. Un portail web B2B dédié permet le dépôt, le suivi et la consultation des factures, ainsi que la mise en place d'un monitoring pour les projets full EDI. Artéva assure également l'archivage électronique conforme aux normes fiscales pendant 10 ans et la signature électronique des PDF, garantissant leur validité juridique avec une piste d'audit fiable.

La dématérialisation des factures clients offre à votre entreprise de nombreux avantages stratégiques. En réduisant les coûts internes et en accélérant les processus de paiement, elle dépasse la simple automatisation pour conférer une véritable valeur juridique à vos documents. La facturation électronique permet non seulement de raccourcir les délais de transmission des factures, facilitant ainsi un paiement rapide, mais aussi de garantir la conformité des données et des mentions légales obligatoires. En libérant vos équipes des tâches manuelles comme la mise sous pli et l'envoi, vous les recentrez sur des activités à plus forte valeur ajoutée, augmentant ainsi leur productivité.

La dématérialisation des factures clients représente une réelle opportunité d'économies pour les entreprises. Pour calculer le retour sur investissement (ROI), il est essentiel de débuter par une estimation précise des coûts associés aux factures papier, incluant la création, l'édition, la mise sous pli, l'affranchissement, et l'archivage. Ensuite, il convient de comparer ces coûts avec ceux des factures électroniques, en tenant compte des avantages significatifs tels que la rapidité de transmission, l'accès simplifié aux documents originaux et aux duplicatas, ainsi que la traçabilité exhaustive des transactions.

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La Tierce Maintenance Applicative ou TMA permet une optimisation de votre outil et une gestion complète des dysfonctionnements liés aux flux, messages et documents échangés sur la plateforme EDI/EAI, ainsi qu’une maintenance évolutive de pointe, capable de déployer vos demandes d’évolution très rapidement.
Ce type de prestation rentre dans une logique de performance poussée souhaitée par les décideurs informatiques.
La TMA est là pour les aider les entreprises à garantir une gestion optimale des flux, avec des solutions et une expertise à la hauteur de leurs ambitions.
Si vous avez besoin de recentrer vos équipes informatiques sur leur cœur de métier, de faire évoluer vos applicatifs et de gagner en réactivité face à l’afflux des tickets entrants, il est temps d’opter pour la TMA.

Oui, vous devrez toujours déposer une déclaration de TVA selon la périodicité en vigueur, qui dépendra de votre régime d’imposition (tous les mois si vous êtes au régime mensuel, une fois par an si vous êtes au régime simplifié d’imposition…).

Selon votre régime d’imposition, vous devrez continuer de déposer votre déclaration de TVA à la même fréquence qu’aujourd’hui. Si vous êtes au régime mensuel, vous devrez le faire chaque mois, et si vous êtes au régime simplifié d’imposition, vous devrez le faire une fois par an.

Si la facture est transmise via le portail public de facturation (flux 2), c’est ce dernier qui se charge de l’extraction. Dans tous les autres cas, la plateforme de dématérialisation partenaire de l’émetteur de la facture est responsable de cette extraction.

C’est pour faciliter l’adoption du système de facturation électronique dans des formats structurés ou mixtes. Les données à inclure dans un format structuré précis (conformément à l’annexe 1 des spécifications externes) sont limitées aux informations nécessaires pour établir les déclarations de TVA et de lutte contre la fraude. L’acquisition de ces données se fera en deux étapes, avec moins de données au début (2024) que celles prévues à l’arrivée (2026). Les mentions obligatoires qui ne sont pas transmises à l’Administration Fiscale ne seront donc pas incluses dans le format structuré.

En vertu de la Directive TVA, les factures électroniques doivent respecter les principes d’authenticité de l’origine, d’intégrité du contenu et de lisibilité. Ces principes doivent être assurés dès l’émission de la facture jusqu’à la fin de sa période de conservation. En application de l’article L. 102B du livre des procédures fiscales, le fournisseur et le client doivent conserver un exemplaire de la facture pendant 6 ans. L’administration doit être en mesure de vérifier l’absence de fraude et de comparer la facture émise et conservée par le fournisseur (ou un tiers mandaté) avec celle reçue par le client de sa plateforme. Les factures qui doivent être conservées sont les suivantes :

• Pour le fournisseur : la facture émise par lui-même ou par une autre personne en application d’un mandat de facturation (plateforme partenaire, opérateur de dématérialisation) ;
• Pour le client : la facture reçue au format de sa plateforme.