Desmaterialización de la facturación proveedor – compra
Aproveche al máximo la transformación digital desmaterializando toda su facturación de proveedores. La solución de Artéva optimiza sus procesos de procesamiento y le garantiza una reducción de los costes, el cumplimiento normativo y una mejora significativa en la trazabilidad de sus facturas de compra.
¿Qué es la desmaterialización de la factura de compra – proveedores?
La desmaterialización de la factura de compra – proveedores consiste ante todo en convertir las facturas en datos informáticos directamente integrables en sus ERP o software contables. No más retomas! Esta función central puede completarse con una serie de funciones esenciales para optimizar su proceso de procesamiento: gestión de múltiples fuentes de adquisición, centralización de facturas, procesos de validación, conciliación con el pedido, Creación de órdenes de transferencia. Esto reduce los costes de procesamiento, mejora la trazabilidad y seguridad de las transacciones financieras, al tiempo que garantiza el cumplimiento normativo de sus facturas de compra.
Las ventajas de la desmaterialización de la facturación proveedor – compra
La digitalización y automatización del procesamiento de facturas de proveedores optimiza su proceso de compra a pago.
Lograr la economía financiera mediante la automatización de la integración de datos
La entrada manual de los datos de la factura de compra se sustituye por una integración automática en su software contable o ERP, sin ningún reingreso. Sus equipos pueden centrarse en el control de facturas, sin tener que preocuparse por la larga y tediosa tarea.
Fortalecer la relación con todos sus proveedores
Automatizar la desmaterialización de su facturación proveedores optimizará sus intercambios con ellos, evitará los errores de resit. Y asegurará los plazos de pago.
Aligerar la carga de trabajo de sus equipos
Esta mejora de los recursos humanos permite la innovación y expansión de su empresa. Los equipos pueden centrarse en actividades de alto valor añadido.
Aumentar la fiabilidad y rentabilidad de sus servicios
La reducción de los errores de entrada relacionados con el ser humano y los litigios asociados permiten ahorrar tiempo en el procesamiento de las facturas y acelerar los intercambios.
Garantizar el cumplimiento normativo de su facturación al proveedor
Esta transición permite mantener la transparencia y seguridad de las transacciones financieras, al tiempo que se cumplen los requisitos reglamentarios.
Para ver estas ventajas en acción
Recurra a nuestros expertos para intercambiar ideas sobre sus proyectos de desmaterialización de facturas.
Orchestrade®, solución de digitalización del ciclo Purchase-to-Pay
Nuestra oferta de portal de proveedores Orchestrade® va más allá de su proyecto de desmaterialización de facturas de proveedores. Ponemos a su disposición un portal colaborativo para automatizar todo el proceso de compra a pago.
Esta desmaterialización de las facturas simplifica y acelera el proceso de tramitación, reduciendo las tareas manuales. Esto aumenta la fiabilidad, reduce los errores de entrada y refuerza las relaciones con sus proveedores, independientemente del tamaño y el modo de transmisión de las facturas.
La digitalización a través de un portal específico simplifica los intercambios con sus proveedores. La solución les permite actualizar sus datos administrativos y financieros, acceder directamente a los contratos, a las hojas de pedido, a los compromisos, transmitir sus facturas, consultar los estados de tratamiento hasta la liquidación y gestionar los litigios.
La solución le evita las tareas de actualización del repositorio proveedor, de entrada de facturas, de conciliación de pedidos/facturas y de comunicación de los estados de pago. Sus equipos pueden centrarse en tareas de mayor valor añadido.
Nuestro portal de facturación electrónica simplifica sus intercambios con los proveedores
La plataforma B2B Orchestrade® cumple con todos sus requisitos en cuanto a la desmaterialización de facturas de compra – proveedores. Le permite incluir a todos sus proveedores en su proyecto de digitalización de las facturas entrantes, lo que reduce considerablemente la carga de trabajo de sus equipos.
Mejora de la referencia del proveedor
Involucre directamente a sus proveedores en la actualización de su repositorio: el portal permite la recopilación de información administrativa, financiera y reglamentaria (atención de vigilancia, certificados de conformidad, etc.). Se gestiona la fecha de vencimiento de los documentos presentados y se invita a los proveedores a actualizarlos.
Optimización del procesamiento de la facturación de proveedores
La gestión de los contratos, pedidos y compromisos permite a la plataforma realizar una gama completa de prevalidaciones, que también pueden ser completadas por reglas comerciales específicas. Sus proveedores pueden participar en este proceso para corregir las menciones que faltan o son erróneas.
Compartir los estatutos de pago y gestión de litigios
Los proveedores pueden consultar la evolución del tratamiento de sus facturas hasta el pago. En caso de litigio, se informa al proveedor y puede entablarse un diálogo a través del portal.
Adquisición de facturación de proveedores multiformato
Debido a que sus proveedores no tienen todos el mismo tamaño ni la misma madurez tecnológica, el portal permite todos los modos de transmisión (entrada, depósito, transmisión de correo o EDI) y todo tipo de formato:
- EDI, XML UBL o CII, otro formato estructurado
- Factur-X
- PDF simple o con firma
- PDF imagen
- Entrada manual
Todo lo que necesita saber sobre la desmaterialización de la facturación del proveedor
A través de esta sección de preguntas frecuentes, explore todas las preguntas esenciales que le guiarán a través del mundo de la facturación electrónica con sus proveedores.
Orchestrade® es una plataforma completa y segura que optimiza la gestión de las facturas de los proveedores, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento de las normas, la flexibilidad y la perfecta integración con su sistema de información. Abarca todo el proceso de compras y ventas, desde la compra al pago y desde el pedido al cobro, integrando la sincronización bancaria y contable. Su seguridad avanzada se basa en normas estrictas, como la certificación ISO 27001, el cifrado de datos, la doble autenticación y el archivado legal conforme a la normativa vigente. Con sus flujos de trabajo empresariales personalizables, KPI adaptables e interfaces a medida, Orchestrade® se adapta a las necesidades específicas de cada empresa. Su modelo de precios, basado en el consumo real, la convierte en una solución rentable. Por último, la plataforma es fácil de usar y colaborativa, lo que facilita el intercambio de datos con socios y se integra a la perfección con su ERP, contabilidad, gestión bancaria y repositorios de clientes y proveedores.
Una factura digital es una versión electrónica de una factura en papel, obtenida mediante escaneo o fotografía. Conserva el formato visual de la factura original, pero no contiene ningún dato estructurado que pueda ser utilizado automáticamente por el software de gestión. A diferencia de una factura electrónica (emitida directamente en un formato digital compatible como Factur-X, UBL o XML), una factura digitalizada no ofrece automatización y debe procesarse manualmente o mediante un sistema OCR (Reconocimiento óptico de caracteres) para extraer sus datos.
La desmaterialización de las facturas de proveedores hace que la gestión administrativa sea más rápida, segura y rentable. Reduce el uso de papel, eliminando las limitaciones de impresión y almacenamiento, y automatiza los procesos desde la emisión hasta el archivo.El aumento de la productividad es considerable gracias a la automatización, que reduce los errores humanos y acelera la validación de las facturas. Los costes de impresión y franqueo se reducen entre un 50% y un 75%, y se mejora la trazabilidad, lo que facilita el seguimiento de las transacciones y la gestión de las deudas pendientes. Se mejora el cumplimiento de la normativa y la seguridad de los datos. La integración con los sistemas ERP permite actualizar los datos financieros en tiempo real y centralizar las facturas. Las relaciones con los proveedores mejoran gracias a la agilización de los pagos y la simplificación del acceso a los documentos. Por último, la desmaterialización contribuye a un enfoque ecológico al reducir la huella medioambiental de la empresa.
Orchestrade® es una plataforma digital avanzada que optimiza la gestión de los procesos empresariales y los documentos comerciales. Diseñada para facilitar los intercambios entre socios y empleados, ofrece una solución colaborativa, flexible y escalable. Gracias a su motor BPMN 2.0, Orchestrade® permite modelar y automatizar los flujos comerciales, garantizando el buen desarrollo de los procesos. Su portal B2B personalizable centraliza los documentos, facilita su seguimiento y permite compartir datos en tiempo real. Con su enfoque omnicanal, la plataforma integra y distribuye documentos a través de varios canales, al tiempo que es multisistema y multiprotocolo, garantizando la compatibilidad con el software del mercado. Por último, Orchestrade® es escalable y adaptable, lo que permite optimizar y ampliar los procesos empresariales sin afectar a la arquitectura existente, garantizando una transición fluida a la digitalización. Orchestrade® es una solución completa para centralizar, automatizar y proteger la gestión documental de su empresa, al tiempo que mejora la colaboración y la productividad.
Con Orchestrade®, la digitalización de documentos automatiza el tratamiento de las facturas en papel y su integración en su ERP. Tiene dos opciones: Digitalización interna: Usted sigue recibiendo sus facturas en papel, las escanea y Orchestrade® se encarga de extraer los datos e integrarlos automáticamente en su sistema. Externalización completa: Se proporciona una dirección postal exclusiva para recibir sus facturas. El servicio asociado, incluido en la oferta de Orchestrade®, se encarga de abrir los sobres, escanearlos y transmitirlos a Orchestrade para extraer los datos e integrarlos en sus herramientas de contabilidad. Con estas soluciones, las facturas en papel pueden gestionarse más rápidamente, a la espera de que se generalice la facturación electrónica.
Para que una factura desmaterializada sea legalmente válida, debe cumplir tres principios fundamentales: autenticidad del origen, integridad del contenido y legibilidad. Estos criterios garantizan que el emisor esté claramente identificado, que los datos no hayan sido alterados y que la factura pueda consultarse en cualquier momento. Para garantizar la conformidad, es esencial utilizar una Plataforma de Desmaterialización de Socios (PDP), que garantiza el cumplimiento de las obligaciones legales y las normas fiscales y la transmisión segura de las facturas. Las facturas deben emitirse en un formato regulado (Factur-X, UBL, CII) y almacenarse en un sistema de archivo seguro durante 10 años, garantizando su integridad y accesibilidad en caso de auditoría.
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