El Grupo Orapi, líder francés en productos de higiene profesional y procesos industriales, ha elegido la solución Orchestrade® para desmaterializar los intercambios con sus clientes. Esta solución ha permitido a la empresa optimizar sus relaciones con los clientes automatizando y centralizando su proceso de facturación.
Utilizada desde 2019 por la sede del grupo, la empresa ha ampliado posteriormente el alcance de la solución a sus filiales Orapi Hygiène y Proven.
La necesidad del grupo Orapi: agilizar todo el ciclo del pedido al cobro
Deseoso de dotarse de una solución única para racionalizar su sistema EDI, el Grupo Orapi buscaba inicialmente una solución flexible para centralizar la transmisión y el archivo de sus facturas y otros documentos comerciales. El objetivo era sustituir una solución de intercambio EDI SaaS, la desmaterialización fiscal de facturas operada por Esker y la transmisión de facturas editicadas operada por Neopost (ahora Quadient).
Al mismo tiempo, esta solución debía ser escalable para permitir al Grupo Orapi ampliar el ámbito de aplicación a sus procesos comerciales, de proveedores y logísticos, para llevar aún más lejos su enfoque de la digitalización de los intercambios.
Una solución ágil para facilitar la labor de gestión del Grupo Orapi
Desplegada desde la primavera de 2019, la solución Orchestrade® ha permitido al Grupo Orapi optimizar todo su ciclo Order-To-Cash.
Esta optimización se ha basado en las siguientes fases del proyecto:
- Transmisión de facturas…
A los clientes del sector público a través de Chorus Pro ;
A los clientes de grandes cuentas vía EDI;
Por correo electrónico y disponibles en un portal de clientes;
En formato papel mediante autoedición. - Recepción EDI de los pedidos de los principales clientes y transmisión de los albaranes.
- Recepción de los pedidos de los clientes por correo electrónico.
Como parte de nuestro compromiso con la satisfacción del cliente, las facturas se envían según la elección y/o el tipo de cliente. A continuación, se archivan y centralizan en una caja fuerte electrónica.
Chorus Pro
La gestión completa de las facturas Chorus Pro la realizan los gestores ADV desde el portal Orchestrade®, que realiza comprobaciones de validez y permite completar cualquier dato erróneo o que falte, como el Código de Servicio o el Número de Pedido. De esta forma, el departamento comercial dispone de un seguimiento completo de las facturas por estado.
EDI
Interconectada con más de treinta operadores de desmaterialización, la solución Orchestrade permite desplegar rápidamente la transmisión de facturas EDI junto con otros mensajes.
Correo electrónico
Los clientes que han optado por la facturación por correo electrónico reciben su factura junto con las Condiciones Generales y un enlace al portal colaborativo de clientes. De este modo, pueden encontrar por sí mismos las facturas anteriores, lo que aligera la carga del departamento de ventas. Además, el portal Orchestrade realiza un seguimiento en tiempo real de las transmisiones de correo electrónico, lo que permite a los equipos comerciales intervenir en caso de anomalías (dirección de correo electrónico incorrecta, buzón lleno, etc.).
Correo
Las facturas enviadas por correo también son objeto de un seguimiento completo, con información en el portal de las distintas etapas de su tratamiento (entrega en el centro de autoedición, ensobrado, entrega en la oficina de correos, seguimiento de los sobres no entregados).
Por último, el Grupo Orapi ha podido apoyarse en la amplia funcionalidad que ofrece la plataforma Orchestrade para automatizar el tratamiento de los pedidos recibidos en formato PDF por correo electrónico. Mediante la extracción de los datos de cabecera y de línea, estos pedidos pueden integrarse directamente en el sistema ERP. Ya no es necesario volver a introducir más de 450 pedidos al mes.
Beneficios tangibles para el Grupo Orapi: mejor organización y menores costes operativos
Los beneficios obtenidos por el Grupo Orapi, cliente de la Solución SaaS Orchestrade®, pueden medirse día a día:
- Optimización de las tareas de los gestores ADV gracias a la eliminación de tareas de escaso valor añadido;
- Trazabilidad completa de los envíos de facturas gracias a la información de estado, independientemente del canal de transmisión;
- Reducción significativa de los costes gracias a la globalización de los intercambios confiados a un único proveedor de servicios;
- Mejora de las relaciones con los clientes gracias a herramientas más eficaces.
«La riqueza funcional de la solución Orchestrade nos convenció para elegir Artéva y establecer una colaboración a largo plazo. Hoy, gracias a la solución Orchestrade, hemos ganado en fiabilidad, flexibilidad y tranquilidad. Además, podemos contar con la disponibilidad y la capacidad de reacción de los equipos de Artéva para responder a nuestras solicitudes y proponer soluciones que respondan a nuestras expectativas y/o necesidades».
Françoise TRIOULEYRE – (Responsable de aplicaciones)
¿Qué sucedió después?
El Grupo Orapi, en colaboración con Artéva, prosigue la racionalización de su sistema EDI con la implantación del EDI logístico para optimizar su cadena de suministro. El objetivo es responder a las necesidades de sus principales clientes en términos de seguimiento de las entrega.
Acerca de Orapa
Fundado en 1968, el Grupo Orapi es el líder francés de la higiene profesional. Con 1.000 empleados, 7 plantas y 3 laboratorios de I+D en todo el mundo, generó unas ventas de 267 millones de euros en 2020. Obtenga más información sobre sus productos y soluciones de alta tecnología para la higiene y el mantenimiento industrial aquí.
