1 – La factura electrónica: ¿de qué se habla?
Es importante entender que la facturación electrónica no se limita al documento en sí. Incluye todos los procesos desde la creación del documento hasta el archivo de la factura en formato electrónico. Todo el proceso se desmaterializa, sin papel, para una automatización completa y una facturación más fiable.
Para una facturación electrónica que cumpla con las normas vigentes, se debe poder rastrear y recuperar las facturas según varios criterios definidos por la ley (totales, importes IVA, emisor o receptor de la factura: identificadores reglamentarios como el IVA, nombre de la empresa, dirección…).
La Dirección General de Impuestos y todas las partes interesadas que participan en el proceso de facturación electrónica deben poder encontrar las facturas y consultarlas en texto claro (legible).
2 – Qué se necesita saber para llevar a cabo un proyecto de facturación electrónica
Requisitos previos para que una factura electrónica sea conforme
Para que una factura electrónica sea elegible para la facturación electrónica, debe cumplir con las siguientes condiciones:
- La factura debe incluir el aviso legal
- Tener la posibilidad de probar que el documento de facturación está vinculado a un pedido o a una orden de entrega
- Garantizar la autenticidad e integridad de la factura original
- Archivar la factura en formato electrónico (original fiscal + factura en texto sin formato)
Pista de auditoría fiable: ¿cómo reemplazarla?
Para poder sustituir la Pista de Auditoría Fiable en papel, que puede ser tediosa y requerir mucho tiempo a sus equipos, primero debe cumplir con todos los requisitos anteriores.
Para garantizar la integridad (documento que no ha sufrido ninguna destrucción, alteración o modificación intencional o accidental) y la autenticidad (identidad del emisor que está garantizada y cierta) de la factura original, Usted puede elegir entre varios formatos y protocolos de comunicación para sus originales fiscales: formatos estructurados acordados entre las partes (mensaje EDIFACT INVOIC D96A, XML CII…) y documentos firmados electrónicamente.
- El formato EDI para sus originales fiscales: caso del mensaje EDI INVOIC D96A (GUM GS1 France)
Il ne nécessite pas de signature électronique, car l’intégrité et l’authenticité sont garanties par le standard EDIFACT et les protocoles de communication sécurisés (AS2, SFTP…) utilisés dans les EDI.
- Documentos firmados electrónicamente: caso del original fiscal PDF firmado
Si desea implementar un proceso de facturación electrónica sin pasar por la Pista de Auditoría Fiable o una solución EDI, puede elegir el proceso de facturación PDF firmado o Factur-X :
El caso del PDF Rich Text : en esta fase el documento no puede servir de original fiscal, debe ser objeto de una extracción de los datos necesarios para el archivo y de una firma electrónica. Para presentar un nivel de seguridad suficiente, la firma utilizada debe ser «cualificada» en el sentido del reglamento europeo eiDas. El PDF una vez firmado sirve como original fiscal.
El caso de la Factur-X (en fase de despliegue): por si fuera poco, la Factur-X es una factura en formato PDF que integra también los datos en un formato estructurado que permite una interpretación automática de éstos. Considerando que la factura original es el PDF legible, la factur-X también será objeto de una firma electrónica para asegurar su estatus de original fiscal.
El secreto del éxito: involucre a sus equipos de negocio en su facturación electrónica
Siempre que el documento que sirve de original fiscal responda a un estándar y no sea legible directamente en texto claro (Chorus, EDIFACT, SdI…), le aconsejamos que implique a su equipo de negocio (contables por ejemplo) en el proyecto de intercambio de facturas desmaterializadas.
Deben validar los diferentes casos de negocio y asegurarse de que la representación legible de la factura archivada respete tanto las facturas realmente transmitidas desde el sistema de facturación como las normativas vigentes.
3 – La factura electrónica multiformato y multicanal
Para generalizar y automatizar la recepción de todas las facturas, es interesante orientarse hacia soluciones multiformato y multicanal.
Según sus necesidades y las de sus clientes y/o proveedores, puede combinar varios formatos de recepción o transmisión :
- El EDI en EDIFACT INVOIC D96A es una de las soluciones más fiables ya que cumple con los estándares GS1 y la presencia de datos legales puede ser controlada
- El PDF firmado o el PDF simple con pista de auditoría confiable
- La Factur-X combina el formato PDF (firmado o no) y el XML, permitiendo una buena visualización para los usuarios y un procesamiento automatizado gracias al XML.
- La entrada de facturas en un portal colaborativo que permite constituir un original fiscal
La facturación electrónica multiformato y multicanal le permite incluir fácilmente a todos sus socios comerciales en sus procesos de facturación electrónica, ya se beneficien o no de una plataforma EDI B2B.
