Obligación de factura electrónica: lo que hay que saber

Por lo tanto, desde el 1 de enero de 2020, todas las empresas francesas deben emitir facturas electrónicas para enviar sus solicitudes de pago para los contratos celebrados por el Estado, las colectividades territoriales y los organismos públicos. Este procedimiento se realiza a través del portal de Chorus Pro. Lea nuestro artículo sobre este tema.

2) Hacia una generalización de la facturación electrónica para las relaciones B2B

La ley de finanzas de 2020 prevé el fin de la factura en papel a partir de 2023. Por lo tanto, la factura electrónica se impondrá a todas las transacciones B2B sujetas al IVA francés.

A partir del 1 de enero de 2023, las empresas tendrán la obligación de recibir facturas electrónicas, independientemente de su tamaño. Entre 2023 y 2025, deberán emitir facturas electrónicas en función de su tamaño.

Los umbrales para la aplicación progresiva de la generalización de la facturación electrónica no se conocen hasta la fecha y deberán definirse por decreto. Sin embargo, por analogía con las normas existentes en lo que respecta a la obligación de facturación electrónica en el marco de la contratación pública, es posible efectuar la misma clasificación.

Por consiguiente, es probable que se vean afectadas en los siguientes momentos:

• 2023: las Grandes Empresas (más de 5.000 asalariados);
  
• 2024: las empresas de tamaño intermedio (250 a 5.000 empleados);
  
• 2025: las Pequeñas y Medianas Empresas (10 a 250 asalariados) y Muy Pequeñas Empresas (menos de 10 asalariados).

3) ¿Cuáles son las obligaciones legales relacionadas con la facturación electrónica?

Las reglas de facturación

Para que una factura sea conforme a las reglas de la facturación electrónica, debe ver la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad asegurada desde su emisión hasta el final de su período de conservación (artículo 289 V del CGI).

Para cumplir estas condiciones, la administración tributaria prevé que los sujetos pasivos puedan emitir o recibir facturas recurriendo a:

• El uso del intercambio de datos informatizado o EDI (artículo 289 V 3° del CGI)
  
• La implantación de un dispositivo avanzado de firma electrónica con certificado cualificado (artículo 289 V 2° del CGI)
  
• La implantación de controles documentados y permanentes que establezcan una pista de auditoría fiable entre una factura y una operación siempre que se utilice una solución técnica distinta de las previstas anteriormente (artículo 289 V 1° del CGI)

Además, la obligación de transmitir los datos de facturación a la administración fiscal se aplicará para:

• Ventas internacionales B2B y B2C;
  
• Las compras intracomunitarias de bienes y servicios y las compras internacionales de servicios;
• Datos de pago (entre 2023 y 2025, dependiendo del tamaño de la empresa).

Por último, las indicaciones obligatorias que deben figurar en las facturas electrónicas son las mismas que las previstas para las facturas en papel.

Las normas de conservación

Una factura electrónica debe conservarse durante 6 años a partir de la fecha de su emisión. Los tres primeros años, debe conservarse en soporte informático y en el formato informático original (i.e. formato en el que se han emitido las facturas). La empresa podrá conservarla en el soporte que elija durante los tres años siguientes.

Esta obligación de conservación se extiende también, según la elección hecha por la empresa, a:

• El mensaje completo estructurado para las facturas transmitidas por EDI;
  
• La firma electrónica a la que están vinculadas las facturas y el certificado electrónico adjunto a los datos de verificación de esa firma para las facturas con firma electrónica;
• Los elementos constitutivos de los controles que establezcan una pista de auditoría fiable cuando no se haya elegido ninguna de las modalidades de transmisión anteriores.
  

Además, los archivos relativos a la facturación deben almacenarse:

• En un lugar al que la empresa tiene acceso inmediato para descargar y utilizar todos los datos;
• En Francia, en un país miembro de la Unión Europea (UE) o en otro país con garantías equivalentes a las de los estados de la UE en materia de acceso a los datos y de asistencia administrativa. Este último caso requiere una declaración en el centro de impuestos del deudor.

Si la empresa no puede garantizar unas condiciones de almacenamiento digital conformes a las disposiciones legales vigentes, entonces debe conservar sus facturas en formato papel.

Para volver al tema principal, es importante saber que las facturas electrónicas deben conservarse durante 6 años para el derecho fiscal y 10 años para el derecho mercantil. En caso de litigio, podrá encontrar sus facturas.

4) Los retos de la facturación electrónica entre empresas privadas

La obligación de la facturación electrónica implica cuatro retos para la empresa:

La eficacia:

• Simplificando el proceso de validación y el tiempo de aprobación; el proceso interno de aprobación y el proceso de búsqueda de documentos;
• Utilizando una solución global capaz de interactuar con diferentes ERP.

La fiabilidad:

• Proporcionando facturación electrónica conforme a la normativa (de acuerdo con la directiva europea y las normativas locales);
  
• Cumpliendo con las normas comerciales y fiscales obligatorias;
  
• Reforzando el sistema de control interno garantizando la fiabilidad y la trazabilidad del tratamiento de los datos;
• Reduciendo los litigios y los plazos de pago mediante el control del efectivo.

La productividad:

• Mejorando los procesos de compra y venta para permitir que la empresa automatice sus procesos contables y se desarrolle;
  
• La racionalización de las funciones administrativas (administración, control y apoyo a las operaciones) para promover la eficacia y la visibilidad;
• Reduciendo los costos y el tiempo de procesamiento.

La seguridad:

• Desarrollando nuevas aplicaciones capaces de integrar funcionalidades de seguridad, análisis y gestión de datos e inteligencia artificial, pilar de la transformación digital de las funciones de back office de la empresa;
  
• Mediante la seguridad de la comunicación con los clientes y proveedores y los procesos (ciberseguridad).

Por otra parte, los retos de la facturación electrónica para la administración fiscal son múltiples:

• Reforzar la prevención y la lucha contra el fraude en el IVA, especialmente mediante controles cruzados automatizados;
• Facilitar a medio o largo plazo las declaraciones de IVA mediante el prellenado;
• Promover el conocimiento del conjunto de las actividades de las empresas para favorecer una mejor dirección de las acciones gubernamentales en materia de control y de política económica y fiscal.

En conclusión, dadas las limitaciones y los retos que conlleva, la facturación electrónica es un tema que debe ser seguido de cerca para poder anticipar las nuevas obligaciones. Estos cambios afectan a sus procesos de facturación y al intercambio de facturas con sus clientes y proveedores. Artéva puede acompañarle y asesorarle en esta transición, sean cuales sean sus problemas tecnológicos y los de sus socios. Nuestras soluciones de desmaterialización de facturas se ajustan perfectamente a las próximas evoluciones legales.