¿Qué es la desmaterialización de facturas B2B?
La desmaterialización de las facturas consiste en sustituir el proceso de envío de facturas en papel por un intercambio automatizado basado en el formato electrónico. Una factura desmaterializada, o factura electrónica, es una factura que se ha creado y enviado electrónicamente. Puede basarse en ficheros estructurados (de tipo EDI, por ejemplo) o no estructurados, como algunos ficheros PDF.
¿Por qué desmaterializar las facturas de sus clientes?
Los departamentos de contabilidad de las empresas cuyo proceso de facturación no está desmaterializado se encuentran con una serie de dificultades, entre ellas importantes costes de procesamiento, errores e incluso retrasos en el pago o pérdida de documentos. No utilizar esta solución les priva del beneficio de una pista de auditoría fiable y no proporciona la trazabilidad ni la visibilidad que ofrece este proceso.
En este contexto, la desmaterialización de las facturas representa una oportunidad para las empresas. Pueden beneficiarse de las siguientes ventajas
- Eficacia: aumento de la productividad gracias a la automatización de tareas que requieren mucho tiempo.
- Fiabilidad: eliminación de los errores de introducción de datos.
- Rapidez: procesamiento más rápido y fluido de los documentos.
- Rentabilidad: menores costes y plazos de pago más cortos.
Todas estas ventajas redundan en una mejor gestión de la tesorería y un mayor control presupuestario.
Facturación electrónica: ¿cómo funciona?
La facturación sin papel se basa en varios métodos de transmisión, entre ellos :
- EDI (Electronic Data Interchange), que se basa en datos estructurados y procesos estandarizados y seguros, pero requiere que los clientes dispongan también de una solución EDI.
- PDF Factur-X, que puede firmarse electrónicamente mediante un certificado reconocido.
Estos dos formatos son adecuados para la desmaterialización fiscal de facturas de clientes y proveedores. Aseguran el cumplimiento de la normativa al garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas. El formato Factur-X también cumple los requisitos de la facturación electrónica, que será obligatoria para las empresas B2B a partir de julio de 2024 (mediante la recepción de facturas electrónicas).
En cambio, la desmaterialización denominada «simple», que consiste en enviar por correo electrónico facturas en PDF sin firmar, aunque cumple la normativa vigente con la implantación de una pista de auditoría fiable, no se ajusta a la normativa aplicable a partir de 2024. En estas condiciones, el documento fiscal original que debe tenerse en cuenta hasta esa fecha es la factura PDF impresa o la factura PDF firmada para su archivo.
¿Cuál es el retorno de la inversión en la desmaterialización de facturas de clientes? ¿Cómo se calcula el ROI?
La desmaterialización de las facturas de clientes es una verdadera fuente de ahorro para las empresas. Y calcular el retorno de la inversión (o ROI) asociado pasa inevitablemente por estimar el coste del formato papel, definir el marco de implantación de la facturación desmaterializada y evaluar las consecuencias de dicha implantación.
Estimar el coste de una factura en papel
Estimar el coste de una factura en papel es sencillo. Corresponde al coste de :
- Creación de la factura
- Edición de la factura
- Inserción de la factura y franqueo del sobre
- Envío de la factura
- Archivar la factura
Para cada una de estas etapas, hay que tener en cuenta los recursos materiales (coste de los sobres, hojas de papel, sellos, etc.) e inmateriales (coste de la energía utilizada, coste del trabajo humano, etc.) implicados. Sin embargo, los recursos implicados en la preparación de la factura, la tramitación de su pago e incluso la gestión de su cobro no deben incluirse en la estimación del coste de la factura, ya que son independientes de la forma de la factura.
Un cálculo analítico arroja un coste unitario de «materialización» de las facturas de entre 1,45 euros sin IVA y 5,80 euros sin IVA, según las fuentes.
Definir el marco del proyecto de desmaterialización
La magnitud de la ganancia derivada de la «no materialización» de las facturas de los clientes depende de dos factores: el coste de las facturas electrónicas y su proporción en el número total de facturas.
El primer factor viene determinado por las tarifas del operador elegido. El segundo factor depende de la cartera de clientes, los servicios ofrecidos por el operador y las posibles interconexiones.
Luego están los costes de implantación y los costes de archivo de las facturas (si no están incluidos en los costes de implantación).
Identificar los beneficios indirectos
La desmaterialización de las facturas genera beneficios cualitativos y cuantitativos. Por ejemplo
Rapidez de transmisión: a diferencia de una factura enviada por correo, una factura electrónica se transmite en cuestión de segundos.
Fácil acceso al duplicado de la factura original
Facilidad para enviar un duplicado de factura
Trazabilidad de la factura: una factura electrónica puede seguirse de principio a fin. El remitente puede ver qué facturas se han recibido y cuáles no.
Calcular la ganancia y el ROI
El rendimiento de la inversión (ROI) de la operación es la relación entre el ahorro realizado y el coste de la implantación de la desmaterialización. Por tanto, hay que empezar por calcular el ahorro que permite la desmaterialización, es decir, la diferencia entre el coste de las facturas en papel y el coste de las facturas electrónicas.
¿Cómo desmaterializar con éxito sus facturas?
La primera prioridad es comprender cómo funcionan las empresas que van a utilizar la solución (contabilidad, ventas, etc.) y determinar sus expectativas y necesidades. La desmaterialización de las facturas debe permitirles superar las limitaciones de las tareas a realizar (introducción de datos lenta, tareas redundantes, etc.) racionalizando sus procesos comerciales.
También hay que tener en cuenta que no todos los clientes querrán recibir sus facturas de la misma manera. Algunos optarán por recibirlas en formato EDIFACT, mientras que otros preferirán el formato Factur-X o PDF firmado. Por eso, la mejor solución es ofrecer un software adaptado a la actividad y a los clientes de cada empresa.
Por eso Artéva le ofrece una solución digital global. En nuestra plataforma Orchestrade, hemos definido una oferta completa de procesamiento de facturas de clientes multiformato y multicanal. Nos dirigimos a todos sus socios soportando todos los formatos de facturas emitidas: EDIFACT, Factur-X, PDF firmado, XML y también papel (a través de un centro de autoedición). La plataforma Orchestrade cuenta con una interfaz ergonómica que ofrece a los departamentos de ventas una visión de 360 grados de todas las facturas emitidas y facilita la intervención, por ejemplo, para completar una factura (datos de Chorus incompletos) o corregir una dirección de correo electrónico de destino. Además, la plataforma Orchestrade centraliza todos los comentarios de integración enviados por sus clientes, lo que le permite realizar un seguimiento centralizado.
Rumbo a la facturación electrónica de 2024.
Artéva participa activamente en las consultas y grupos de trabajo dirigidos por la DGFiP, la AIFE y la FNFE desde mediados de 2020. Los expertos de Artéva están desarrollando las funcionalidades de la plataforma Orchestrade para que pueda cumplir las obligaciones impuestas por la nueva normativa.
