Facturación electrónica de clientes: digitalice su facturación emitida

¿Desea desmaterializar y automatizar el envío de todas sus facturas de clientes para optimizar su relación con ellos? Descubra la solución de Artéva para gestionar toda su facturación electrónica emitida: la plataforma B2B Orchestrade®.

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Nuestra solución de facturación electrónica en modo SaaS

Artéva ofrece los servicios de Orchestrade®, una plataforma digital B2B en modo SaaS, para responder a sus necesidades de desmaterialización de las facturas de los clientes, automatización del envío de facturas y centralización de los documentos de facturación electrónica. Puede conectarse a todos los sistemas de información del mercado y propios (ERP, SGA, etc.), y las facturas electrónicas pueden enviarse a todos sus clientes a través de una interfaz única con su SI. Además, Orchestrade permite el envío de facturas en cualquier formato (Factur-X, EDIFACT, PDF, XML, etc.) y garantiza el archivo electrónico de sus facturas durante 10 años.

Su proyecto de desmaterialización de facturas de clientes con Artéva

En Artéva, la desmaterialización de sus facturas emitidas y recibidas se centraliza en la plataforma Orchestrade®. Sus facturas se gestionan en un portal B2B colaborativo. Nos dirigimos a todos sus socios y le ofrecemos un archivo electrónico durante 10 años.

Plataforma de facturación electrónica SaaS

La plataforma Orchestrade® automatiza toda la facturación de sus clientes, independientemente de las tecnologías que utilicen.
Admitimos todos los formatos de facturas emitidas: Factur-X, EDIFACT, XML, PDF firmado, así como papel (mediante autoedición).

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Conexión rápida con las plataformas de sus clientes

Con Orchestrade®, tendrá acceso inmediato a las conexiones existentes con la mayoría de las plataformas digitales del mercado (agrupadas bajo el nombre B2Apps). De este modo, la digitalización de la facturación de sus clientes es rápidamente operativa.

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Un portal web colaborativo a su servicio

Ponemos a su disposición un portal B2B dedicado a la presentación de facturas de clientes y al seguimiento del estado de su tramitación. También permite a sus clientes visualizar y descargar las facturas que les están destinadas. En el caso de un proyecto EDI completo, creamos un portal de visualización para supervisar la facturación de sus clientes.

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Archivo legal y firma electrónica incluidos

Artéva le ofrece el archivo electrónico de sus facturas durante 10 años, tal y como exige la normativa fiscal vigente. Podrá encontrar, consultar y descargar fácilmente todas las facturas de sus clientes. Firmamos electrónicamente sus facturas en PDF para que tengan el mismo valor legal que una factura en papel respaldada por una pista de auditoría fiable.

Descubrir la firma electrónica

Automatice su facturación B2B

La desmaterialización de las facturas B2B sustituye el intercambio de facturas en papel por facturas electrónicas, ofreciendo ganancias en eficiencia, fiabilidad y cumplimiento normativo, especialmente de cara a la obligación de facturación electrónica de 2023.

La desmaterialización de las facturas consiste en sustituir el proceso de envío de facturas en papel por un intercambio automatizado basado en el formato electrónico. Una factura desmaterializada, o factura electrónica, es una factura que se ha creado y enviado electrónicamente. Puede basarse en ficheros estructurados (de tipo EDI, por ejemplo) o no estructurados, como ficheros PDF.

Los departamentos de contabilidad de las empresas cuyos procesos de facturación no están desmaterializados se encuentran con una serie de dificultades, entre ellas importantes costes de procesamiento, errores e incluso retrasos en el pago y pérdida de documentos. A ello se añade la ausencia de una pista de auditoría fiable y la falta de trazabilidad y visibilidad.

En este contexto, la desmaterialización de las facturas representa una oportunidad para las empresas. Pueden beneficiarse de las siguientes ventajas

  • Eficacia: aumento de la productividad gracias a la automatización de tareas que requieren mucho tiempo.
  • Fiabilidad: eliminación de los errores de introducción de datos.
  • Rapidez: procesamiento más rápido y fluido de los documentos.
  • Rentabilidad: menores costes y plazos de pago más cortos.
    Todas estas ventajas redundan en una mejor gestión de la tesorería y un mayor control presupuestario.

La desmaterialización de las facturas se basa en varios métodos de transmisión, entre ellos :

  • EDI (Electronic Data Interchange), que se basa en datos estructurados y procesos normalizados y seguros, pero que requiere que los clientes dispongan también de una solución EDI.
  • PDF firmado, que requiere una firma electrónica basada en un certificado cualificado y un dispositivo seguro.
  • Estos dos formatos son adecuados para la facturación electrónica de clientes y proveedores que cumple la normativa fiscal. Aseguran el cumplimiento de la normativa garantizando la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas. Y, siempre que el PDF esté en formato Factur-X, cumplen los requisitos de la facturación electrónica, que será obligatoria para B2B a partir de 2023.

En cambio, la llamada desmaterialización «simple», que consiste en enviar por correo electrónico facturas en PDF sin firmar, aunque cumple la normativa actual con la introducción de una pista de auditoría fiable, no se ajusta a la normativa aplicable a partir de 2023. En estas condiciones, el documento fiscal original que debe tenerse en cuenta es la factura PDF impresa o la factura PDF firmada a efectos de archivo (noción de duplicado digital).

¿Cuál es la rentabilidad de la desmaterialización de las facturas de los clientes? ¿Cómo se calcula?

La desmaterialización de las facturas de los clientes es una verdadera fuente de ahorro para las empresas. Y calcular el retorno de la inversión (o ROI) asociado pasa inevitablemente por estimar el coste del formato papel, definir el marco de implantación de la facturación desmaterializada y evaluar las consecuencias de dicha implantación.

Estimación del coste de una factura en papel

Este coste corresponde a :

  • Creación de la factura
  • Edición de la factura
  • Inserción de la factura y franqueo del sobre
  • Envío por correo
  • Archivar la factura
  • Para cada una de estas etapas hay que tener en cuenta los recursos materiales (coste de los sobres, hojas de papel, sellos, etc.) e inmateriales (coste de la energía utilizada, coste del trabajo humano, etc.) implicados. Sin embargo, los recursos implicados en la emisión de la factura, la tramitación de su pago e incluso la gestión de su cobro no deben incluirse en la estimación del coste de la factura, ya que son independientes de la forma de la factura.

Un cálculo analítico arroja un coste unitario de «materialización» de las facturas de entre 1,45 euros sin IVA y 5,80 euros sin IVA, según las fuentes.

Definir el marco del proyecto de desmaterialización

La magnitud de la ganancia derivada de la «no materialización» de las facturas de los clientes depende de dos factores: el coste de las facturas electrónicas y su proporción en el número total de facturas. El primer factor viene determinado por las tarifas del operador elegido. El segundo factor depende de la cartera de clientes, los servicios ofrecidos por el operador y las posibles interconexiones. Luego están los costes de implantación y los costes de archivo de las facturas (si no están incluidos en los costes de implantación).

Identificar los beneficios indirectos

La desmaterialización de las facturas genera beneficios cualitativos y cuantitativos. Por ejemplo

  • Rapidez de transmisión: a diferencia de una factura enviada por correo, una factura electrónica se transmite en cuestión de segundos.
  • Fácil acceso al duplicado de la factura original
  • Facilidad para enviar un duplicado de factura
  • Trazabilidad de la factura: una factura electrónica puede seguirse de principio a fin. El remitente puede ver qué facturas se han recibido y cuáles no.

Calcular los beneficios y el ROI

El rendimiento de la inversión (ROI) de la operación es la relación entre el ahorro realizado y el coste de la desmaterialización. Por tanto, hay que empezar por calcular el ahorro que permite la desmaterialización, es decir, la diferencia entre el coste de las facturas en papel y el coste de las facturas electrónicas.

¿Cómo desmaterializar las facturas con éxito?

La primera prioridad es comprender cómo trabajan las empresas que van a utilizar la solución (contabilidad, ventas, etc.) y determinar sus expectativas y necesidades. La desmaterialización de las facturas debe permitirles superar las limitaciones de las tareas a realizar (introducción de datos que lleva mucho tiempo, tareas redundantes, etc.) racionalizando sus procesos empresariales.

Tenga en cuenta que no todos los clientes querrán recibir su factura de la misma manera. Algunos optarán por recibir un formato EDIFACT, mientras que otros preferirán el formato Factur-X o PDF firmado. Por eso, diseñar un software adaptado a la actividad y a los clientes de cada empresa es la mejor solución que se puede ofrecer.

Por eso Artéva le ofrece diseñar su plataforma digital a medida. Analizamos y modelamos todos sus procesos empresariales antes de implementarlos en nuestra plataforma Orchestrade. Nos dirigimos a todos sus socios y admitimos todos los formatos de facturas emitidas: EDIFACT, Factur-X, PDF firmado, XML e incluso papel (a través de un centro de autoedición). Por último, la plataforma Orchestrade centraliza todos los comentarios de integración enviados por sus clientes, lo que le permite realizar un seguimiento centralizado.

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Facturación electrónica: principales ventajas para su empresa

¿Todavía duda en embarcarse en un proyecto de desmaterialización de las facturas de sus clientes? La desmaterialización de sus facturas de clientes no es un obstáculo. Al contrario, le ofrece oportunidades estratégicas. La desmaterialización fiscal de las facturas de clientes reduce sus costes internos, acelera su proceso de pago y va más allá de la simple desmaterialización, ya que añade un valor jurídico real a sus documentos.

Mejora de las relaciones con los clientes

Con la facturación electrónica, el tiempo necesario para enviar las facturas se reduce considerablemente y el proceso de pago se acorta. Nuestra plataforma de facturación electrónica comprueba la coherencia de los datos y la presencia de la información legal obligatoria para mejorar sus relaciones con los clientes y limitar los litigios y los errores humanos.

Mejora de la productividad

Liberar a su personal de la tarea de insertar y enviar facturas a través de diferentes canales les permite dedicar su tiempo a tareas de valor añadido. Pueden volver a centrarse en su actividad principal, lo que se traduce en una mayor productividad por parte de sus equipos.

Valor legal certificado de sus facturas

Al cambiar a la facturación sin papel a efectos fiscales (EDI, firma electrónica), garantiza que sus facturas serán aceptadas a efectos fiscales. Así no tendrá que mantener su propia pista de auditoría fiable.

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Descubra cómo pueden ayudarle los expertos de Artéva: desde la integración hasta el dominio de la solución, con un servicio personalizado.

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