Dematerialization of Supplier Invoicing – Purchase
Maximize the benefits of digital transformation by dematerializing all your supplier invoicing. The solution offered by Artéva optimizes your processing workflows and ensures cost reduction, regulatory compliance, and a significant improvement in the traceability of your purchase invoices
What is the dematerialization of purchase invoices – suppliers ?
The dematerialization of purchase invoices – suppliers primarily involves converting invoices into digital data that can be directly integrated into your ERP or accounting software. No more re-entry! This core function can be complemented by a range of essential features to optimize your processing workflow: management of multiple acquisition sources, invoice centralization, validation process, matching with purchase orders, and creation of payment orders. This helps reduce processing costs, improve traceability and security of financial transactions, while ensuring full regulatory compliance of your purchase invoices.
The benefits of dematerializing supplier purchase invoicing
The digitization and automation of supplier invoice processing optimize your Purchase to Pay process.
Achieve financial savings by automating data integration
Manual entry of purchase invoice data is replaced by automatic integration into your accounting software or ERP, without any re-entry. Freed from this lengthy and tedious task, your teams can focus on invoice verification.
Strengthen relationships with all your suppliers
Automating the dematerialization of your supplier invoicing will optimize your communication with them, prevent re-entry errors, and ensure secure payment deadlines.
Reduce the workload of your teams
This improvement in human resources allows for innovation and business expansion. Teams can focus on high-value-added activities.
Increase the reliability and profitability of your services
Reducing human data entry errors and associated disputes saves time in invoice processing and speeds up transactions.
Ensure regulatory compliance of your supplier invoicing
This transition ensures the preservation of transparency and the security of financial transactions while adhering to regulatory obligations.
To experience these benefits in action
Reach out to our experts to discuss your invoice dematerialization projects.
Orchestrade®, a digitalization solution for the Purchase-to-Pay cycle
Our Orchestrade® supplier portal goes beyond your supplier invoice dematerialization project. We provide you with a collaborative portal to automate your entire Purchase to Pay process.
This dematerialization of purchase invoices simplifies and accelerates the processing workflow, reducing manual tasks. It increases reliability, decreases data entry errors, and strengthens relationships with your suppliers, regardless of their size or the method of invoice transmission.
Digitalization through a dedicated portal simplifies communication with your suppliers. This solution allows them to update their administrative and financial information, access contracts and purchase orders, submit their invoices, track processing statuses up to payment, and manage disputes.
The solution eliminates time-consuming tasks such as updating the supplier database, entering invoices, matching purchase orders to invoices, and communicating payment statuses. Your teams can focus on higher-value tasks.
Our electronic invoicing portal simplifies your supplier interactions
The B2B Orchestrade® platform meets all your requirements for dematerializing supplier purchase invoices. It allows you to include all your suppliers in your incoming invoice digitalization project, significantly reducing your teams’ workload.
Improvement of supplier referencing
Involve your suppliers directly in updating your database: the portal facilitates the collection of administrative, financial, and regulatory information (due diligence, certificates of compliance, etc.). Expiration dates of submitted documents are managed, and suppliers are prompted to update them.
Optimization of supplier invoicing processing
The management of contracts, purchase orders, and commitments enables the platform to perform a comprehensive range of pre-validation checks, which can also be supplemented by specific business rules. Your suppliers can be involved in this process to correct any missing or incorrect information.
Sharing payment statuses and managing disputes
Suppliers can track the progress of their invoices until payment is made. In case of a dispute, the supplier is notified, and communication can be established through the portal.
Multi-format acquisition of supplier invoicing
Because your suppliers vary in size and technological maturity, the portal supports all methods of transmission (entry, upload, email, or EDI) and all types of formats:
- EDI, XML UBL or CII, other structured formats
- Factur-X
- Simple PDF or signed PDF
- Image PDF
- Manual entry
Everything You Need to Know About Supplier Invoice Dematerialization
In this FAQ, explore all the essential questions that will guide you through the world of electronic invoicing with your suppliers.
Avec Orchestrade®, la numérisation des documents permet d’automatiser le traitement des factures papier et leur intégration dans votre ERP. Deux options s’offrent à vous : Numérisation en interne : Vous continuez à recevoir vos factures papier, les scannez, et Orchestrade® se charge de l’extraction des données et de leur intégration automatique dans votre système. Externalisation complète : Une adresse postale dédiée est mise à disposition pour recevoir vos factures. Le service partenaire, inclue dans l’offre Orchestrade® prend en charge l’ouverture des enveloppes, la numérisation et la transmission sur Orchestrade pour l’extraction des données et l’intégration dans vos outils comptables. Avec ces solutions, la gestion des factures papier devient plus rapide, en attendant la généralisation de la facturation électronique
Une facture numérisée est une version électronique d’une facture papier, obtenue par scannérisation ou photographie. Elle conserve le format visuel de la facture originale mais ne contient aucune donnée structurée exploitable automatiquement par un logiciel de gestion. Contrairement à une facture électronique (émise directement en format numérique conforme comme Factur-X, UBL ou XML), une facture numérisée n’offre pas d’automatisation et doit être traitée manuellement ou via un système d’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) pour extraire ses données.
Orchestrade® is a comprehensive, secure platform that optimizes supplier invoice management while guaranteeing compliance, flexibility and seamless integration with your information system. It covers all purchasing and sales processes, from Purchase to Pay to Order to Cash, and integrates banking and accounting synchronization. Its advanced security is based on strict standards, including ISO 27001 certification, data encryption, double authentication and legal archiving in compliance with current regulations. With its customizable business workflows, adaptable KPIs and tailor-made interfaces, Orchestrade® adapts to the specific needs of each company. Its pricing model based on actual consumption makes it a cost-effective solution. Last but not least, the platform is ergonomic and collaborative, making it easy to share data with partners, and integrating seamlessly with your ERP, accounting, banking and customer and supplier repositories.
Orchestrade® est une plateforme numérique avancée qui optimise la gestion des processus métiers et des documents commerciaux. Conçue pour faciliter les échanges entre partenaires et collaborateurs, elle offre une solution collaborative, flexible et évolutive. Grâce à son moteur BPMN 2.0, Orchestrade® permet de modéliser et automatiser les flux métiers, garantissant une exécution fluide des processus. Son portail B2B personnalisable centralise les documents, facilite leur suivi et permet le partage des données en temps réel. Avec son approche omnicanale, la plateforme intègre et diffuse des documents via divers canaux tout en étant multi-systèmes et multi-protocoles, assurant une compatibilité avec les logiciels de marché. Enfin, évolutive et adaptable, Orchestrade® permet d’optimiser et d’étendre les processus métiers sans impacter l’architecture existante, garantissant une transition fluide vers la digitalisation. Orchestrade® est une solution complète pour centraliser, automatiser et sécuriser la gestion documentaire de votre entreprise tout en améliorant la collaboration et la productivité.
La dématérialisation des factures fournisseurs rend la gestion administrative plus rapide, sécurisée et économique. Elle réduit l’utilisation du papier, éliminant les contraintes d’impression et de stockage, et automatise les processus de l’émission à l’archivage. Les gains de productivité sont notables grâce à l’automatisation, réduisant les erreurs humaines et accélérant la validation des factures. Les coûts sont réduits de 50 à 75 % sur les frais d’impression et d’envoi, et la traçabilité est renforcée, facilitant le contrôle des transactions et la gestion des impayés. La conformité et la sécurité sont améliorées, avec un respect des réglementations et une sécurisation des données. L’intégration avec les ERP permet une mise à jour en temps réel des données financières et une centralisation des factures. La relation avec les fournisseurs s’améliore grâce à des paiements plus rapides et un accès simplifié aux documents. Enfin, la dématérialisation contribue à une démarche écologique en réduisant l’empreinte environnementale de l’entreprise.
Pour qu’une facture dématérialisée soit légalement valide, elle doit respecter trois principes fondamentaux : l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité. Ces critères garantissent que l’émetteur est bien identifié, que les données n’ont pas été modifiées et que la facture reste consultable à tout moment. Afin d’assurer la conformité, il est essentiel d’utiliser une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), garantissant le respect des obligations légalesnormes fiscales et la transmission sécurisée des factures. Les factures doivent être émises dans un format réglementé (Factur-X, UBL, CII) et conservées dans un système d’archivage sécurisé pendant 10 ans, garantissant leur intégrité et leur accessibilité en cas de contrôle.
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