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Facturation électronique des clients : numérisez votre facture émise

Vous souhaitez dématérialiser et automatiser l’envoi de toutes vos factures clients pour optimiser votre relation avec eux ? Découvrez la solution d’Artéva pour gérer l’ensemble de votre facturation électronique émise : la plateforme B2B Orchestrade®.

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Dématérialisation factures clients

Notre solution de facturation électronique en mode SaaS

Artéva propose les services d’Orchestrade®, une plateforme numérique B2B en mode SaaS, pour répondre à vos besoins de dématérialisation des factures clients, d’automatisation de l’envoi des factures et de centralisation des documents de facturation électronique. Vous pouvez vous connecter à tous vos systèmes d’information (ERP, SGA, etc.) et envoyer des factures électroniques à tous vos clients via une interface unique avec votre système d’information. Orchestrade permet également l’envoi de factures dans n’importe quel format (Factur-X, EDIFACT, PDF, XML, etc.) et garantit le stockage électronique de vos factures pendant 10 ans.

Votre projet de dématérialisation des factures clients avec Artéva

Chez Artéva, la dématérialisation de vos factures émises et reçues est centralisée sur la plateforme Orchestrade®. Vos factures sont gérées sur un portail B2B collaboratif. Nous adressons à tous vos partenaires et vous proposons un archivage électronique pendant 10 ans.

Plateforme de facturation électronique SaaS

La plateforme Orchestrade® automatise toutes les opérations de facturation de vos clients, quelles que soient les technologies utilisées.
Nous acceptons tous les formats de factures émises : Factur-X, EDIFACT, XML, PDF signé ainsi que papier (par auto-édition).

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Connexion rapide aux plateformes de vos clients

Avec Orchestrade®, vous avez un accès immédiat aux connexions existantes avec la plupart des plateformes numériques du marché (regroupées sous le nom B2Apps). La numérisation de la facturation de vos clients est ainsi rapidement opérationnelle.

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Un portail web collaboratif à votre service

Nous mettons à votre disposition un portail B2B dédié à la présentation des factures clients et au suivi de l’état de leur traitement. Il permet également à vos clients de visualiser et de télécharger les factures qui leur sont destinées. Dans le cas d’un projet EDI complet, nous créons un portail de visualisation pour surveiller la facturation de vos clients.

Découvrir le portail collaboratif
Fichier légal et signature électronique inclus

Artéva vous offre le stockage électronique de vos factures pendant 10 ans, comme l’exige la réglementation fiscale en vigueur. Vous pouvez facilement trouver, consulter et télécharger toutes les factures de vos clients. Nous signons électroniquement vos factures au format PDF afin qu’elles aient la même valeur juridique qu’une facture papier soutenue par une piste d’audit fiable.

Découvrir la signature électronique

Automatisez votre facturation B2B

La dématérialisation des factures B2B remplace l’échange de factures papier par des factures électroniques, offrant des gains d’efficacité, de fiabilité et de conformité réglementaire, notamment en vue de l’obligation de facturation électronique de 2023.

La dématérialisation des factures consiste à remplacer le processus d’envoi de factures sur papier par un échange automatisé basé sur le format électronique. Une facture dématérialisée, ou facture électronique, est une facture qui a été créée et envoyée électroniquement. Il peut être basé sur des fichiers structurés (de type EDI, par exemple) ou non structurés, comme des fichiers PDF.

Les services comptables des entreprises dont les processus de facturation ne sont pas dématérialisés rencontrent une série de difficultés, notamment d’importants coûts de traitement, des erreurs et même des retards de paiement et la perte de documents. À cela s’ajoute l’absence de piste d’audit fiable et le manque de traçabilité et de visibilité.

Dans ce contexte, la dématérialisation des factures représente une opportunité pour les entreprises. Elles peuvent bénéficier des avantages suivants

  • Efficacité : productivité accrue grâce à l’automatisation des tâches qui prennent beaucoup de temps.
  • Fiabilité : élimination des erreurs de saisie.
  • Rapidité : traitement plus rapide et plus fluide des documents.
  • Rentabilité : coûts réduits et délais de paiement plus courts.

Tous ces avantages se traduisent par une meilleure gestion de la trésorerie et un meilleur contrôle budgétaire.

La dématérialisation des factures repose sur plusieurs méthodes de transmission, notamment :

  • EDI (Electronic Data Interchange), qui repose sur des données structurées et des processus normalisés et sécurisés, mais qui exige que les clients disposent également d’une solution EDI.
  • Un PDF signé, qui nécessite une signature électronique basée sur un certificat qualifié et un dispositif sécurisé.
  • Ces deux formats sont adaptés à la facturation électronique des clients et fournisseurs qui respecte les réglementations fiscales. Assurer le respect de la réglementation en garantissant l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures. Et, à condition que le PDF soit au format Factur-X, ils répondent aux exigences de la facturation électronique, qui sera obligatoire pour les B2B à partir de 2023.

En revanche, la dématérialisation dite «simple», qui consiste à envoyer par courrier électronique des factures PDF non signées, bien qu’elle soit conforme à la réglementation actuelle avec l’introduction d’une piste d’audit fiable, n’est pas conforme à la réglementation applicable à partir de 2023. Dans ces conditions, le document fiscal original à prendre en compte est la facture PDF imprimée ou la facture PDF signée aux fins d’archivage (notion de doublon numérique).

Dématérialisation factures clients - facture sortante

Quel est le rendement de la dématérialisation des factures clients ? Comment est-il calculé ?

La dématérialisation des factures clients est une véritable source d’économies pour les entreprises. Et calculer le retour sur investissement (ou ROI) associé passe inévitablement par l’estimation du coût du format papier, la définition du cadre d’implantation de la facturation dématérialisée et l’évaluation des conséquences de cette implantation.

Estimation du coût d’une facture papier

Ce coût correspond à :

  • Création de la facture
  • Édition de la facture
  • Insertion de la facture et affranchissement de l’enveloppe
  • Envoi par courrier
  • Archiver la facture
  • Pour chacune de ces étapes, il faut tenir compte des ressources matérielles (coût des enveloppes, feuilles de papier, timbres, etc.) et immatérielles (coût de l’énergie utilisée, coût du travail humain, etc.) impliquées. Toutefois, les ressources impliquées dans l’émission de la facture, le traitement de son paiement et même la gestion de son encaissement ne doivent pas être incluses dans l’estimation du coût de la facture, car elles sont indépendantes de la forme de la facture.

Un calcul analytique donne un coût unitaire de « matérialisation » des factures compris entre 1,45 euro hors TVA et 5,80 euros hors TVA, selon les sources.

Définir le cadre du projet de dématérialisation

L’ampleur du gain résultant de la «non-réalisation» des factures des clients dépend de deux facteurs : le coût des factures électroniques et leur part dans le nombre total de factures. Le premier facteur est déterminé par les tarifs de l’opérateur choisi. Le deuxième facteur dépend du portefeuille de clients, des services offerts par l’opérateur et des interconnexions possibles. Il y a ensuite les coûts de mise en place et les coûts d’archivage des factures (s’ils ne sont pas inclus dans les coûts de mise en place).

Identifier les avantages indirects

La dématérialisation des factures génère des bénéfices qualitatifs et quantitatifs. Par exemple

  • Rapidité de transmission : contrairement à une facture envoyée par courrier, une facture électronique est transmise en quelques secondes.
  • Accès facile à la copie de la facture originale
  • Facilité d’envoi de la facture en double
  • Traçabilité de la facture : une facture électronique peut être suivie du début à la fin. L’expéditeur peut voir quelles factures ont été reçues et lesquelles ne l’ont pas été.

Calculer les bénéfices et le ROI

Le retour sur investissement (ROI) de l’opération est le rapport entre les économies réalisées et le coût de la dématérialisation. Il faut donc commencer par calculer les économies réalisées grâce à la dématérialisation, c’est-à-dire la différence entre le coût des factures papier et le coût des factures électroniques.

Comment dématérialiser les factures avec succès ?

La première priorité est de comprendre comment les entreprises qui utiliseront la solution (comptabilité, ventes, etc.) fonctionnent et de déterminer leurs attentes et besoins. La dématérialisation des factures doit leur permettre de surmonter les contraintes liées aux tâches à accomplir (saisie de données longue durée, redondance des tâches, etc.) en rationalisant leurs processus commerciaux.

Veuillez noter que tous les clients ne voudront pas recevoir leur facture de la même manière. Certains choisiront de recevoir un format EDIFACT, tandis que d’autres préféreront le format Factur-X ou PDF signé. Pour cela, concevoir un logiciel adapté à l’activité et aux clients de chaque entreprise est la meilleure solution qui puisse être offerte.

C’est pourquoi Artéva vous propose de concevoir votre plateforme digitale sur mesure. Nous analysons et modélisons tous vos processus commerciaux avant de les déployer sur notre plateforme Orchestrade. Nous adressons à tous vos partenaires et prenons en charge tous les formats de factures émises : EDIFACT, Factur-X, PDF signé, XML et même papier (via un centre d’autoédition). Enfin, la plateforme Orchestrade centralise tous les commentaires d’intégration envoyés par vos clients, vous permettant ainsi un suivi centralisé.

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Facturation électronique : principaux avantages pour votre entreprise

Vous hésitez encore à vous lancer dans un projet de dématérialisation des factures de vos clients ? La dématérialisation de vos factures clients n’est pas un obstacle. Au contraire, elle vous offre des opportunités stratégiques. La dématérialisation fiscale des factures clients réduit vos coûts internes, accélère votre processus de paiement et va au-delà de la simple dématérialisation en ajoutant une valeur juridique réelle à vos documents.

Amélioration des relations avec les clients

La facturation électronique réduit considérablement le temps nécessaire à l’envoi des factures et raccourcit le processus de paiement. Notre plateforme de facturation électronique vérifie la cohérence des données et la présence des informations légales obligatoires pour améliorer vos relations clients et limiter les litiges et les erreurs humaines.

Amélioration de la productivité

Libérer votre personnel de la tâche d’insertion et d’envoi des factures via différents canaux leur permet de consacrer leur temps à des tâches à valeur ajoutée. Ils peuvent se recentrer sur leur activité principale, ce qui se traduit par une productivité accrue de leurs équipes.

Valeur légale certifiée de vos factures

En passant à la facturation sans papiers à des fins fiscales (EDI, signature électronique), vous garantissez que vos factures seront acceptées à des fins fiscales. Vous n’avez donc pas besoin de conserver votre propre piste d’audit fiable.

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Découvrez comment les experts d’Artéva peuvent vous aider : de l’intégration à la maîtrise de votre solution, avec un service personnalisé.

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