Entmaterialisierung der Lieferantenabrechnung – Einkauf

Eine digitale Rechnung ist eine elektronische Version einer Papierrechnung, die durch Scannen oder Fotografieren erstellt wird. Sie behält das visuelle Format der Originalrechnung bei, enthält jedoch keine strukturierten Daten, die automatisch von der Verwaltungssoftware verwendet werden können. Im Gegensatz zu einer elektronischen Rechnung (die direkt in einem kompatiblen digitalen Format wie Factur-X, UBL oder XML ausgestellt wird) bietet eine digitalisierte Rechnung keine Automatisierung und muss manuell oder über ein OCR-System (Optical Character Recognition) verarbeitet werden, um ihre Daten zu extrahieren.

Die Digitalisierung von Lieferantenrechnungen macht das Verwaltungsmanagement schneller, sicherer und kostengünstiger. Sie reduziert die Verwendung von Papier, beseitigt Druck- und Lagerzwänge und automatisiert die Prozesse von der Ausstellung bis zur Archivierung. Dank der Automatisierung sind deutliche Produktivitätssteigerungen zu verzeichnen, da menschliche Fehler reduziert und die Rechnungsfreigabe beschleunigt werden. Die Kosten werden um 50-75 % bei den Druck- und Versandkosten gesenkt, und die Rückverfolgbarkeit wird verbessert, was die Kontrolle von Transaktionen und die Verwaltung unbezahlter Rechnungen erleichtert. Compliance und Sicherheit werden verbessert, indem Vorschriften eingehalten und Daten gesichert werden. Die Integration mit ERP-Systemen ermöglicht die Aktualisierung von Finanzdaten in Echtzeit und die Zentralisierung von Rechnungen. Die Beziehung zu den Lieferanten verbessert sich durch schnellere Zahlungen und einen vereinfachten Zugriff auf Dokumente. Schließlich trägt die Entmaterialisierung zu einem ökologischen Ansatz bei, indem sie den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens verringert.

Orchestrade® ist eine fortschrittliche digitale Plattform, die die Verwaltung von Geschäftsprozessen und Geschäftsdokumenten optimiert. Sie wurde entwickelt, um den Austausch zwischen Partnern und Mitarbeitern zu erleichtern, und bietet eine kollaborative, flexible und skalierbare Lösung. Dank seiner BPMN 2.0-Engine ermöglicht Orchestrade® die Modellierung und Automatisierung von Geschäftsabläufen und garantiert so eine reibungslose Ausführung der Prozesse. Sein anpassbares B2B-Portal zentralisiert Dokumente, erleichtert deren Nachverfolgung und ermöglicht den Datenaustausch in Echtzeit. Mit ihrem Omnichannel-Ansatz integriert und verbreitet die Plattform Dokumente über verschiedene Kanäle und ist dabei system- und protokollübergreifend, sodass die Kompatibilität mit marktüblicher Software gewährleistet ist. Schließlich ist Orchestrade® skalierbar und anpassungsfähig und ermöglicht die Optimierung und Erweiterung von Geschäftsprozessen, ohne die bestehende Architektur zu beeinträchtigen, was einen reibungslosen Übergang zur Digitalisierung gewährleistet. Orchestrade® ist eine umfassende Lösung zur Zentralisierung, Automatisierung und Sicherung des Dokumentenmanagements in Ihrem Unternehmen, die gleichzeitig die Zusammenarbeit und Produktivität verbessert.

Mit Orchestrade® können Sie durch das Scannen von Dokumenten die Verarbeitung von Papierrechnungen und deren Integration in Ihr ERP-System automatisieren. Es stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung: Interne Digitalisierung: Sie erhalten weiterhin Ihre Papierrechnungen, scannen sie ein und Orchestrade® übernimmt die Extraktion der Daten und die automatische Integration in Ihr System. Vollständiges Outsourcing: Eine dedizierte Postadresse wird zur Verfügung gestellt, um Ihre Rechnungen zu empfangen. Der im Orchestrade®-Angebot enthaltene Partnerservice kümmert sich um das Öffnen der Umschläge, das Scannen und die Weiterleitung an Orchestrade zur Datenextraktion und Integration in Ihre Buchhaltungstools. Mit diesen Lösungen wird die Verwaltung von Papierrechnungen schneller, bis sich die elektronische Rechnungsstellung allgemein durchsetzt.

Damit eine papierlose Rechnung rechtlich gültig ist, muss sie drei Grundprinzipien erfüllen: die Authentizität der Herkunft, die Integrität des Inhalts und die Lesbarkeit. Diese Kriterien stellen sicher, dass der Aussteller eindeutig identifiziert ist, dass die Daten nicht verändert wurden und dass die Rechnung jederzeit einsehbar bleibt. Um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, ist es wichtig, eine Partnerplattform für die elektronische Rechnungsstellung (PDP) zu verwenden, die die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und die sichere Übermittlung der Rechnungen gewährleistet. Rechnungen müssen in einem vorgeschriebenen Format (X-Factor, UBL, CII) ausgestellt und zehn Jahre lang in einem sicheren Archivierungssystem aufbewahrt werden, das ihre Integrität und Zugänglichkeit bei Kontrollen gewährleistet.