Entmaterialisierung der Lieferantenabrechnung – Einkauf
Nutzen Sie die Vorteile der digitalen Transformation, indem Sie Ihre gesamte Lieferantenabrechnung digitalisieren. Die von Artéva angebotene Lösung optimiert Ihre Verarbeitungsprozesse und garantiert Ihnen eine Kostensenkung, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und eine deutliche Verbesserung der Rückverfolgbarkeit Ihrer Einkaufsrechnungen.
Was ist die Dematerialisierung der Einkaufsrechnung – Lieferanten?
Die Dematerialisierung der Einkaufsrechnung – Lieferanten besteht vor allem darin, die Rechnungen in IT-Daten umzuwandeln, die direkt in Ihre ERP- oder Buchhaltungssoftware integriert werden können. Keine neuen Fotos mehr! Diese zentrale Funktion kann durch eine ganze Reihe von Funktionen ergänzt werden, die für die Optimierung Ihres Verarbeitungsprozesses unerlässlich sind: Verwaltung der verschiedenen Datenquellen, Zentralisierung der Rechnungen, Validierungsprozess, Abstimmung mit der Bestellung, Erstellung der Überweisungsaufträge. Dies reduziert die Bearbeitungskosten, verbessert die Rückverfolgbarkeit und Sicherheit des Finanzaustauschs und gewährleistet gleichzeitig die vollständige Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften für Ihre Einkaufsrechnungen.
Die Vorteile der Dematerialisierung der Rechnungsstellung Lieferant – Kauf
Die Digitalisierung und Automatisierung der Lieferantenrechnungsverarbeitung optimiert Ihren Purchase to Pay-Prozess.
Durch die automatisierte Datenintegration finanzielle Einsparungen erzielen
Die manuelle Eingabe der Einkaufsrechnungsdaten wird durch eine automatische Integration in Ihre Buchhaltungssoftware oder ERP ersetzt, ohne dass eine erneute Eingabe erforderlich ist. Ihre Teams können sich auf die Rechnungsprüfung konzentrieren, da sie nicht mehr an dieser zeitaufwendigen und zeitraubenden Aufgabe gehindert werden.
Stärkung der Beziehung zu allen Ihren Lieferanten
Automatisieren Sie die Digitalisierung Ihrer Rechnungsstellung für Lieferanten, um den Austausch mit ihnen zu optimieren und Eingabefehler zu vermeiden. Und wird die Zahlungsfristen sichern.
Entlasten Sie Ihre Teams
Diese Verbesserung der Humanressourcen ermöglicht die Innovation und Expansion Ihres Unternehmens. Die Teams können sich auf Aktivitäten mit hohem Mehrwert konzentrieren.
Erhöhung der Zuverlässigkeit und Rentabilität Ihrer Dienstleistungen
Die Reduzierung von menschlich bedingten Eingabefehlern sowie damit verbundene Rechtsstreitigkeiten ermöglichen eine Zeitersparnis bei der Bearbeitung von Rechnungen und die Beschleunigung des Austauschs.
Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei Ihrer Lieferantenrechnung
Dieser Übergang gewährleistet die Transparenz und Sicherheit der Finanztransaktionen unter Einhaltung der regulatorischen Anforderungen.
Um diese Vorteile in Aktion zu sehen
Lassen Sie sich von unseren Experten über Ihre Projekte zur Digitalisierung von Rechnungen informieren.
Orchestrade®, Digitalisierungslösung für den Purchase-to-Pay-Zyklus
Unser Angebot an Orchestrade® Lieferantenportalen geht über die Digitalisierung von Lieferantenrechnungen hinaus. Wir stellen Ihnen ein kollaboratives Portal zur Verfügung, um Ihren gesamten Purchase to Pay-Prozess zu automatisieren.
Diese Digitalisierung der Einkaufsrechnungen vereinfacht und beschleunigt den Bearbeitungsprozess, wodurch manuelle Aufgaben reduziert werden. Dies erhöht die Zuverlässigkeit, verringert Eingabefehler und stärkt die Beziehungen zu Ihren Lieferanten, unabhängig von deren Größe und der Art der Rechnungsübermittlung.
Die Digitalisierung über ein spezielles Portal vereinfacht den Austausch mit Ihren Lieferanten. Die Lösung ermöglicht es ihnen, ihre administrativen und finanziellen Informationen zu aktualisieren, direkt auf Verträge, Auftragsformulare, Verpflichtungen zuzugreifen, ihre Rechnungen zu übermitteln, den Bearbeitungsstatus bis zur Zahlung einzusehen und Streitigkeiten zu verwalten.
Die Lösung erspart Ihnen zeitaufwendige Aufgaben wie das Aktualisieren des Lieferantenverzeichnisses, die Erfassung von Rechnungen, die Abstimmung von Bestellungen/Rechnungen und die Übermittlung der Zahlungsberichte. Ihre Teams können sich auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren.
Unser elektronisches Rechnungsportal vereinfacht Ihren Lieferantenaustausch
Die B2B-Plattform Orchestrade® erfüllt alle Ihre Anforderungen an die Digitalisierung von Lieferantenrechnungen. Sie können alle Ihre Lieferanten in Ihr Projekt zur Digitalisierung der eingehenden Rechnungen einbeziehen, was die Arbeitsbelastung für Ihre Teams erheblich verringert.
Verbesserung der Lieferantenreferenzierung
Binden Sie Ihre Lieferanten direkt in die Aktualisierung Ihres Referenzsystems ein: Das Portal ermöglicht die Sammlung von administrativen, finanziellen und regulatorischen Informationen (Sorgfaltspflicht, Konformitätszertifikate usw.). Das Ablaufdatum der eingereichten Dokumente wird verwaltet und die Lieferanten werden aufgefordert, diese zu aktualisieren.
Optimierung der Abrechnung mit Lieferanten
Die Verwaltung von Verträgen, Aufträgen und Verpflichtungen ermöglicht der Plattform eine vollständige Palette an Vorabvalidierungen, die auch durch spezifische Geschäftsregeln ergänzt werden können. Ihre Lieferanten können in diesen Prozess eingebunden werden, um fehlende oder falsche Angaben zu korrigieren.
Freigabe der Zahlungsstatus und Streitbeilegung
Die Lieferanten können den Verlauf der Rechnungsbearbeitung bis zur Zahlungsanweisung einsehen. Bei Streitigkeiten wird der Lieferant informiert und ein Dialog kann über das Portal aufgebaut werden.
Übernahme der Abrechnung des Lieferanten in mehreren Formaten
Da Ihre Lieferanten nicht alle die gleiche Größe und technologische Reife haben, ermöglicht das Portal alle Übertragungsarten (Eingabe, Ablage, E-Mail-Übertragung oder EDI) und alle Formattypen:
- EDI, XML UBL oder CII, anderes strukturiertes Format
- Factur-X
- Einfaches PDF oder mit Unterschrift
- PDF Bild
- Manuelle Eingabe
Alles, was Sie über die Digitalisierung der Lieferantenabrechnung wissen müssen
In dieser FAQ finden Sie alle wichtigen Fragen, die Sie durch die Welt der elektronischen Rechnungsstellung mit Ihren Lieferanten führen.
Orchestrade® deckt alle Prozesse des Kaufs und Verkaufs ab, von Purchase to Pay bis Order to Cash sowie die Bank- und Buchhaltungssynchronisierung. Durch modernste Maßnahmen wie ISO 27001-Zertifizierung, Verschlüsselung, doppelte Authentifizierung und gesetzliche Archivierung gesichert, garantiert sie den Schutz Ihrer Daten. Sie bietet eine erweiterte Personalisierung mit maßgeschneiderten Geschäftsabläufen, anpassbaren KPIs und proprietären Schnittstellen sowie einen wirtschaftlichen Vorteil durch ein auf dem tatsächlichen Verbrauch basierendes Preismodell. Ergonomisch und kollaborativ, erleichtert es die Nutzung und den Austausch von Daten zwischen den Partnern. Darüber hinaus integriert sich Orchestrade® nahtlos in Ihr bestehendes Informationssystem, einschließlich ERP, Buchhaltung, Bankmanagement sowie Kunden-, Lieferanten- und Produktrepositories. Dadurch wird eine umfassende, sichere, anpassbare, kostengünstige, benutzerfreundliche und gut integrierte Lösung geschaffen.
Der Begriff "digitale Rechnung" bezieht sich auf die dematerialisierte Version einer traditionellen Rechnung, die sowohl eine digitalisierte Papierrechnung als auch eine direkt in digitaler Form generierte Rechnung umfasst. Dies schließt alle elektronisch ausgestellten und verarbeiteten Finanzdokumente ein, unabhängig davon, ob es sich um die Umwandlung einer Papierrechnung in eine gescannte Version oder das Erstellen einer Originalrechnung in digitaler Form handelt. Somit umfasst der Begriff der digitalen Rechnung eine breite Palette von Praktiken im Zusammenhang mit der Verwendung elektronischer Rechnungsmittel.
Die Digitalisierung von Dokumenten, insbesondere der Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung, bietet mehrere Vorteile. Reduzieren Sie den Papierverbrauch erheblich, indem Sie alle Dokumente im Unternehmen scannen. Diese Reduzierung führt zu einer erheblichen Zeitersparnis bei der administrativen Verwaltung, da die elektronische Rechnung den Papierverbrauch eliminiert und alle Schritte des Prozesses von der Bearbeitung bis zum Versand und zur Archivierung vereinfacht, Diese werden jetzt mit wenigen Klicks erreicht. Darüber hinaus reduziert die elektronische Rechnungsstellung die Kosten für die Ausstellung von Rechnungen um 50-75 %, da keine physischen Rechnungen mehr gedruckt, verschickt und gespeichert werden müssen. Es verbessert auch die Kontrolle über den Rechnungsprozess, indem es eine strengere Nachverfolgung von Dokumenten ermöglicht und das Einziehen unbezahlter Rechnungen und das Senden von Erinnerungen an Kunden vereinfacht.
Orchestrade® is an advanced digital platform designed to optimize your business processes. Process management-oriented, it uses the BPMN 2.0 standard to model and execute business flows, allowing for seamless interaction between your partners and internal and external collaborators. The flexibility of the solution is a major asset: we create a bespoke B2B collaborative portal, tailored to your specific business needs, while providing instant access to digital platforms from your partners already connected to Orchestrade®. Collaborative in nature, Orchestrade® centralizes and manages business documents, allowing detailed processing tracking, real-time sharing of business data, as well as online document entry, reading and download. Orchestrade® is distinguished by its omnichannel approach, integrating and distributing documents across multiple channels, and connecting to multiple partner platforms. The solution is also multi-system and multi-protocol, compatible with various market software and data formats. Scalable, this platform allows you to optimize or expand your business processes without questioning your B2B portal, ensuring a continuous adaptation to your digitization projects.
Für die Bearbeitung Ihrer Papierrechnungen bietet Ihnen Orchestrade® zwei Möglichkeiten: Sie können die Daten weiterhin empfangen und einscannen, und Orchestrade übernimmt dann die Datenextraktion und -integration in Ihr ERP. Wir können Ihnen eine spezielle Postanschrift zur Verfügung stellen und den gesamten Prozess der Verarbeitung von Papierrechnungen vom Öffnen des Briefumschlags bis zur Integration in Ihre Systeme verwalten.
Die elektronische Rechnungsstellung ist für alle in Frankreich umsatzsteuerpflichtigen B2B-Transaktionen obligatorisch, mit einer Eingangspflicht für alle Unternehmen, gefolgt von einer Ausgabepflicht bis 2025 je nach Unternehmensgröße.
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