Formate für elektronische Rechnungen
Artikel 195 des Finanzgesetzes für 2021 verfolgt laut Bercy 4 Hauptziele: Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen, Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug, Bereitstellung sofortiger Informationen über Geschäftstätigkeiten und Erleichterung der Umsatzsteuererklärung.
Um diesen Rechnungsaustausch zu harmonisieren, hat die DGFiP 3 elektronische Rechnungsformate ausgewählt, mit denen die Unternehmen ihre elektronischen Rechnungen über die Partnerplattformen für die Digitalisierung (PDP) versenden können: CII, Factur-X und UBL. Für diesen Dokumentenaustausch werden heute auch andere Formate verwendet, z. B. EDIFACT, das in bestimmten Branchen wie dem Einzelhandel und der Automobilindustrie sehr weit verbreitet ist. Diese spezifischen Formate werden auch weiterhin von einigen PDPs wie Artéva unterstützt.
Antizipieren Sie die elektronische Rechnungsstellung und die verwendeten Formate
In wenigen Monaten wird die elektronische Rechnungsstellung für alle Unternehmen beim Empfang und schrittweise bis 2027 auch beim Versand verpflichtend.
- Die Unternehmen müssen in der Lage sein, Rechnungen in einem der von der DGFiP vorgeschriebenen elektronischen Formate zu empfangen und zu versenden: den Formaten des Mindestsockels.
- Wenn das Unternehmen ein anderes Format verwenden möchte (z. B. das EDIFACT-Format), spricht man von einem Format außerhalb des Sockels. Nur bestimmte PDPs (Partner-Dematerialisierungsplattformen), darunter Artéva, sind in der Lage, diese spezifischen Formate zu verarbeiten.
Die im Mindestformat vorgesehenen Rechnungsformate
Zu den Formaten, die akzeptiert werden und direkt über die Partner-Dematerialisierungsplattformen (PDPs) übertragen werden können, gehören :
Das UBL-Format
Hierbei handelt es sich um ein Standardformat, das von der Industrie (OASIS) als Lösung zur Vereinfachung der Rechnungsbearbeitung eingeführt wurde. Eine UBL-Datei ist eine Rechnung in Form einer XML-Datei. Diese XML-Datei enthält alle Informationen einer Rechnung, jedoch in einem strukturierten und festen Format.
Das CII-Format
Hierbei handelt es sich um ein branchenübergreifendes Rechnungsformat, das von den Vereinten Nationen (UN/CEFACT) speziell für internationale Anforderungen entwickelt wurde. Mit einer Nachrichtensyntax, die von allen Geschäftspartnern weltweit ausgetauscht und verstanden werden kann und in XML strukturiert ist.
Factur-X
Ein hybrides PDF-Format. Es handelt sich um eine mit bloßem Auge lesbare Rechnung, da sie im PDF-Format vorliegt, mit Rechnungsdaten, die als strukturierte XML-Datei dargestellt werden, die den Informationssystemen eine automatisierte Integration und einen automatischen Abgleich ermöglicht.
Rechnungsformate außerhalb der Mindestunterstützung
Neben diesem Mindeststandard können einige Unternehmen spezifischere oder maßgeschneiderte Formate verwenden, um ihren besonderen Bedürfnissen gerecht zu werden. Diese proprietären Formate können nur zwischen PDPs ausgetauscht werden, es handelt sich um :
Proprietäre Formate
Einige Unternehmen entwickeln möglicherweise ihre eigenen Formate für die elektronische Rechnungsstellung, um sie an ihre internen Systeme anzupassen. Dies kann jedoch zu Problemen bei der Interoperabilität mit anderen Unternehmen oder Systemen führen, die nicht das gleiche Format verwenden.
Formate für die Industrie
In manchen Branchen kann es E-Invoicing-Formate geben, die auf die speziellen Bedürfnisse der jeweiligen Branche zugeschnitten sind. Beispielsweise könnte die Gesundheitsbranche ein bestimmtes Format für die elektronische Rechnungsstellung verwenden, um relevante medizinische Informationen einzubeziehen.
Datenreiche Formate
Einige Unternehmen können ihren elektronischen Rechnungen Metadaten oder detaillierte Informationen hinzufügen, um die Nachverfolgung von Transaktionen, die Analyse von Ausgaben usw. zu erleichtern.
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