Facturation électronique des clients : numérisez votre facture émise

Vous souhaitez dématérialiser et automatiser l’envoi de toutes vos factures clients pour optimiser votre relation avec eux ? Découvrez la solution d’Artéva pour gérer l’ensemble de votre facturation électronique émise : la plateforme B2B Orchestrade®.

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Unsere Lösung für die elektronische Rechnungsstellung im SaaS-Modus

Artéva bietet die Dienste von Orchestrade®, einer digitalen B2B-Plattform im SaaS-Modus, um Ihre Bedürfnisse in Bezug auf die Digitalisierung von Kundenrechnungen, die Automatisierung des Versands von Rechnungen und die Zentralisierung elektronischer Rechnungsdokumente zu erfüllen. Sie können sich mit allen Ihren Informationssystemen (ERP, UMS usw.) verbinden und elektronische Rechnungen an alle Ihre Kunden über eine einzige Schnittstelle zu Ihrem Informationssystem senden. Orchestrade ermöglicht auch das Versenden von Rechnungen in jedem beliebigen Format (Factur-X, EDIFACT, PDF, XML usw.) und garantiert die elektronische Speicherung Ihrer Rechnungen für 10 Jahre.

Ihr Projekt zur Digitalisierung von Kundenrechnungen mit Artéva

Bei Artéva ist die Digitalisierung Ihrer ausgestellten und empfangenen Rechnungen auf der Orchestrade®-Plattform zentralisiert. Ihre Rechnungen werden auf einem kollaborativen B2B-Portal verwaltet. Wir wenden uns an alle Ihre Partner und bieten Ihnen eine elektronische Archivierung für 10 Jahre.

Plattform für elektronische Rechnungsstellung SaaS

Die Orchestrade® Plattform automatisiert alle Abrechnungsvorgänge für Ihre Kunden, unabhängig von der verwendeten Technologie.
Wir akzeptieren alle Formate der ausgestellten Rechnungen: Factur-X, EDIFACT, XML, signiertes PDF sowie Papier (durch Selbstausgabe).

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Schnelle Verbindung zu den Plattformen Ihrer Kunden

Mit Orchestrade® haben Sie sofortigen Zugriff auf die bestehenden Verbindungen zu den meisten digitalen Plattformen des Marktes (zusammengefasst unter dem Namen B2Apps). Die Digitalisierung der Abrechnung Ihrer Kunden ist damit schnell einsatzbereit.

Télécharger le catalogue B2app
Ein kollaboratives Web-Portal zu Ihren Diensten

Wir stellen Ihnen ein B2B-Portal zur Verfügung, das der Präsentation von Kundenrechnungen und der Überwachung des Bearbeitungsstatus gewidmet ist. Es ermöglicht Ihren Kunden auch, die für sie bestimmten Rechnungen anzuzeigen und herunterzuladen. Im Falle eines kompletten EDI-Projekts erstellen wir ein Visualisierungsportal, um die Abrechnung Ihrer Kunden zu überwachen.

Découvrir le portail collaboratif
Rechtsdatei und elektronische Signatur enthalten

Artéva bietet Ihnen die elektronische Speicherung Ihrer Rechnungen für 10 Jahre, wie es die geltenden Steuervorschriften verlangen. Sie können alle Rechnungen Ihrer Kunden einfach finden, einsehen und herunterladen. Wir unterzeichnen Ihre Rechnungen elektronisch im PDF-Format, damit sie die gleiche rechtliche Bedeutung haben wie eine Papierrechnung, die von einem zuverlässigen Prüfpfad gestützt wird.

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Automatisieren Sie Ihre B2B-Abrechnung

Die Digitalisierung von B2B-Rechnungen ersetzt den Austausch von Papierrechnungen durch elektronische Rechnungen und bietet Effizienzgewinne, Zuverlässigkeit und Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, insbesondere im Hinblick auf die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ab 2023.

Die Digitalisierung von Rechnungen bedeutet, dass der Prozess des Versands von Papierrechnungen durch einen automatisierten Austausch auf Basis elektronischer Formate ersetzt wird. Eine papierlose Rechnung oder elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die elektronisch erstellt und versendet wurde. Es kann auf strukturierten (z. B. EDI-Dateien) oder unstrukturierten Dateien wie PDF-Dateien basieren.

Die Buchhaltungsdienste von Unternehmen, deren Abrechnungsprozesse nicht papierlos sind, stoßen auf eine Reihe von Schwierigkeiten, darunter hohe Bearbeitungskosten, Fehler und sogar Zahlungsverzögerungen sowie verlorene Dokumente. Hinzu kommt, dass es keinen zuverlässigen Prüfpfad gibt und dass die Rückverfolgbarkeit und Transparenz fehlt.

In diesem Zusammenhang stellt die Digitalisierung der Rechnungen eine Chance für Unternehmen dar. Sie können von folgenden Vorteilen profitieren

  • Effizienz: Höhere Produktivität durch Automatisierung zeitaufwendiger Aufgaben.
  • Zuverlässigkeit: Vermeidung von Eingabefehlern.
  • Geschwindigkeit: schnellere und reibungslosere Bearbeitung von Dokumenten.
  • Kosteneffizienz: geringere Kosten und kürzere Zahlungsfristen.

Alle diese Vorteile führen zu einer besseren Verwaltung der Kassenmittel und zu einer besseren Haushaltskontrolle.

Die Digitalisierung der Rechnungen beruht auf mehreren Übertragungsmethoden, insbesondere:

  • EDI (Electronic Data Interchange), das auf strukturierten Daten und standardisierten, sicheren Prozessen beruht, aber auch erfordert, dass die Kunden über eine EDI-Lösung verfügen.
  • Ein signiertes PDF, das eine elektronische Signatur auf der Grundlage eines qualifizierten Zertifikats und einer sicheren Vorrichtung erfordert.
  • Beide Formate eignen sich für die steuerkonforme elektronische Rechnungsstellung von Kunden und Lieferanten. Die Einhaltung der Vorschriften durch Gewährleistung der Echtheit, Integrität und Lesbarkeit der Rechnungen sicherstellen. Und vorausgesetzt, dass die PDF im Format Factur-X ist, erfüllen sie die Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung, die ab 2023 für B2B obligatorisch sein wird.

Dematerialisierung, die sogenannte «einfache» Entmaterialisierung», d. h. das Versenden von unsignierten PDF-Rechnungen per E-Mail, obwohl sie mit der Einführung eines zuverlässigen Prüfpfads den geltenden Vorschriften entspricht; nicht den ab 2023 geltenden Vorschriften entspricht. In diesem Fall ist das zu berücksichtigende Original die gedruckte PDF-Rechnung oder die zum Zwecke der Archivierung unterzeichnete PDF-Rechnung (Begriff des digitalen Duplikats).

Wie hoch ist der Ertrag aus der Digitalisierung von Kundenrechnungen? Wie wird er berechnet?

Die Digitalisierung der Kundenrechnungen ist eine echte Einsparungsquelle für die Unternehmen. Und die Berechnung des damit verbundenen Return on Investment (oder ROI) erfordert unweigerlich eine Schätzung der Kosten für das Papierformat, die Definition des Rahmens für die Implementierung der dematerialisierten Fakturierung und die Bewertung der Folgen dieser Implementierung.

Geschätzte Kosten einer Papierrechnung

Diese Kosten entsprechen:

  • Erstellung der Rechnung
  • Bearbeiten der Rechnung
  • Rechnungsstellung und Porto des Umschlags
  • Versand per Post
  • Rechnung archivieren
  • Bei jedem dieser Schritte sind die materiellen (Kosten für Umschläge, Papierbögen, Briefmarken usw.) und immateriellen (Kosten für die verwendete Energie, Kosten für menschliche Arbeit usw.) betreffenden Ressourcen zu berücksichtigen. Die Mittel, die für die Ausstellung der Rechnung, die Bearbeitung ihrer Zahlung und sogar die Verwaltung ihres Eingangs erforderlich sind, sollten jedoch nicht in die Schätzung der Rechnungskosten einbezogen werden, da sie unabhängig von der Form der Rechnung sind.

Eine analytische Berechnung ergibt je nach Quelle einen Einheitspreis für die «Verbuchung» der Rechnungen zwischen 1,45 Euro ohne MwSt. und 5,80 Euro ohne MwSt.

Festlegung des Rahmens für das Digitalisierungsprojekt

Der Umfang des Gewinns , der sich aus dem «Nichterfüllen» von Kundenrechnungen ergibt , hängt von zwei Faktoren ab: den Kosten für elektronische Rechnungen und ihrem Anteil an der Gesamtzahl der Rechnungen. Der erste Faktor wird durch die Tarife des gewählten Anbieters bestimmt. Der zweite Faktor hängt vom Kundenportfolio, den von dem Betreiber angebotenen Diensten und den möglichen Verbindungsleitungen ab. Dann gibt es die Kosten für die Einrichtung und die Archivierung der Rechnungen (falls nicht in den Einrichtungskosten enthalten).

Ermittlung der indirekten Vorteile

Die Dematerialisierung der Rechnungen bringt qualitative und quantitative Vorteile. Zum Beispiel

  • Schnelligkeit der Übermittlung: Im Gegensatz zu einer per Post verschickten Rechnung wird eine elektronische Rechnung innerhalb von Sekunden übermittelt.
  • Einfacher Zugriff auf die Kopie der Originalrechnung
  • Einfache Versendung der doppelten Rechnung
  • Nachverfolgbarkeit der Rechnung: Eine elektronische Rechnung kann von Anfang bis Ende verfolgt werden. Der Absender kann sehen, welche
  • Rechnungen eingegangen sind und welche nicht.

Berechnung von Gewinn und ROI

Der Return on Investment (ROI) der Transaktion ist das Verhältnis zwischen den erzielten Einsparungen und den Kosten der Dematerialisierung. Daher müssen wir zunächst die durch die Dematerialisierung erzielten Einsparungen berechnen, d. h. die Differenz zwischen den Kosten für Papierrechnungen und den Kosten für elektronische Rechnungen.

Wie kann ich meine Rechnungen erfolgreich digitalisieren?

Die erste Priorität besteht darin, zu verstehen, wie die Unternehmen, die die Lösung verwenden werden (Buchhaltung, Vertrieb usw.), funktionieren und ihre Erwartungen und Bedürfnisse zu bestimmen. Die Digitalisierung der Rechnungen soll ihnen ermöglichen, die mit den zu erledigenden Aufgaben verbundenen Zwänge (Datenerfassung über einen langen Zeitraum, Redundanz von Aufgaben usw.) durch eine Rationalisierung ihrer Geschäftsprozesse zu überwinden.

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Kunden ihre Rechnung auf die gleiche Weise erhalten möchten. Einige werden sich für ein EDIFACT-Format entscheiden, während andere das Factur-X- oder signierte PDF-Format bevorzugen. Deshalb ist die Entwicklung einer Software, die auf das Geschäft und die Kunden jedes Unternehmens zugeschnitten ist, die beste Lösung, die angeboten werden kann.

Deshalb bietet Ihnen Artéva die Möglichkeit, Ihre digitale Plattform nach Maß zu gestalten. Wir analysieren und modellieren alle Ihre Geschäftsprozesse, bevor sie auf unserer Orchestrade-Plattform bereitgestellt werden. Wir wenden uns an alle Ihre Partner und unterstützen alle ausgestellten Rechnungsformate: EDIFACT, Factur-X, signiertes PDF, XML und sogar Papier (über ein Autorenzentrum). Schließlich zentralisiert die Orchestrade-Plattform alle Integrationskommentare, die von Ihren Kunden gesendet werden, so dass Sie eine zentrale Nachverfolgung erhalten.

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Elektronische Rechnungsstellung: Die wichtigsten Vorteile für Ihr Unternehmen

Sie zögern noch, sich in ein Projekt der Dematerialisierung der Rechnungen Ihrer Kunden zu stürzen? Die Digitalisierung Ihrer Kundenrechnungen ist kein Hindernis. Im Gegenteil, sie bietet Ihnen strategische Chancen. Die steuerliche Dematerialisierung von Kundenrechnungen reduziert Ihre internen Kosten, beschleunigt Ihren Zahlungsprozess und geht über die reine Dematerialisierung hinaus, indem sie Ihren Dokumenten einen echten rechtlichen Wert verleiht.

Verbesserung der Beziehungen zu den Kunden

Die elektronische Rechnungsstellung verkürzt den Zeitaufwand für das Versenden von Rechnungen erheblich und verkürzt den Zahlungsvorgang. Unsere elektronische Rechnungsplattform überprüft die Datenkonsistenz und das Vorhandensein der obligatorischen rechtlichen Informationen, um Ihre Kundenbeziehungen zu verbessern und Streitigkeiten und menschliche Fehler zu begrenzen.

Verbesserung der Produktivität

Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter von der Aufgabe, Rechnungen über verschiedene Kanäle einzugeben und zu versenden, damit sie sich auf Mehrwertaufgaben konzentrieren können. Sie können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, was zu einer höheren Produktivität ihrer Teams führt.

Zertifizierter rechtlicher Wert Ihrer Rechnungen

Durch die Umstellung auf die papierlose Rechnungsstellung für Steuerzwecke (EDI, elektronische Signatur) stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen für Steuerzwecke akzeptiert werden. Sie müssen also keinen eigenen zuverlässigen Prüfpfad führen.

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Entdecken Sie, wie die Experten von Artéva Ihnen helfen können: von der Integration bis zur Beherrschung Ihrer Lösung, mit einem persönlichen Service.

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