Pflicht zur elektronischen Rechnung in Frankreich: Wie ist der Stand der Dinge?
1) Die elektronische Rechnungsstellung ist für B2G-Beziehungen verpflichtend.
Im Rahmen der Digitalisierung des öffentlichen Auftragswesens hat die Regierung die elektronische Rechnungsstellung für Lieferanten des öffentlichen Sektors ab 2017 vorgeschrieben. Artikel 3 der Verordnung vom 26. Juni 2014 hatte einen schrittweisen Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung für Unternehmen vorgesehen:
- Ab dem 1. Januar 2017 für Großunternehmen und öffentliche Personen ;
- Ab dem 1. Januar 2018 für Unternehmen mittlerer Größe (Entreprises de Taille Intermédiaire) ;
- Ab 1. Januar 2019 für kleine und mittlere Unternehmen ;
- Januar 2020 für sehr kleine Unternehmen.
Daher müssen seit dem 1. Januar 2020 alle französischen Unternehmen elektronische Rechnungen ausstellen, um ihre Zahlungsaufforderungen für Verträge, die vom Staat, den Gebietskörperschaften und den öffentlichen Einrichtungen geschlossen wurden, zu adressieren. Dieses Verfahren wird über das Portal Chorus Pro abgewickelt. Lesen Sie unseren Artikel zu diesem Thema.
2) Auf dem Weg zur allgemeinen Einführung der elektronischen Rechnungsstellung für B2B-Beziehungen.
Das Haushaltsgesetz von 2020 sieht das Ende der Papierrechnung ab 2023 vor. Ab diesem Zeitpunkt wird die elektronische Rechnung für alle B2B-Transaktionen, die der französischen Mehrwertsteuer unterliegen, verbindlich vorgeschrieben sein.
Am 1. Januar 2023 werden Unternehmen unabhängig von ihrer Größe verpflichtet sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Zwischen 2023 und 2025 müssen sie je nach Größe elektronische Rechnungen ausstellen.
Die Schwellenwerte für die schrittweise Einführung der allgemeinen elektronischen Rechnungsstellung sind derzeit nicht bekannt und müssen per Verordnung festgelegt werden. In Anlehnung an die bestehenden Regeln für die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung im Rahmen der öffentlichen Auftragsvergabe ist es jedoch möglich, dieselbe Klassifizierung vorzunehmen.
Sie werden also wahrscheinlich ab :
- 2023: Große Unternehmen (mit mehr als 5 000 Beschäftigten) ;
- 2024: Unternehmen mittlerer Größe (250 bis 5 000 Beschäftigte) ;
- 2025: Kleine und mittlere Unternehmen (10 bis 250 Beschäftigte) und sehr kleine Unternehmen (weniger als 10 Beschäftigte).
3) Welche rechtlichen Verpflichtungen bestehen im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung?
Die Regeln für die Rechnungsstellung
Damit eine Rechnung den Regeln der elektronischen Rechnungsstellung entspricht, muss für sie die Echtheit ihrer Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit von der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein (Artikel 289 V CGI).
Um diese Bedingungen zu erfüllen, sieht die Steuerverwaltung vor, dass Steuerpflichtige Rechnungen ausstellen oder empfangen können, indem sie auf :
- Die Verwendung des elektronischen Datenaustauschs oder EDI (Artikel 289 V 3° des CGI).
- Die Einrichtung einer fortgeschrittenen elektronischen Signaturvorrichtung mit einem qualifizierten Zertifikat (Artikel 289 V 2° CGI).
- Die Einrichtung dokumentierter und permanenter Kontrollen, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und einem Vorgang herstellen, sobald eine andere als die oben vorgesehenen technischen Lösungen verwendet werden (Artikel 289 V 1° CGI).
Darüber hinaus gilt die Verpflichtung zur Übermittlung von Rechnungsdaten an die Steuerverwaltung für :
- Internationale B2B- und B2C-Verkäufe ;
- Innergemeinschaftliche Einkäufe von Waren und Dienstleistungen und internationale Einkäufe von Dienstleistungen ;
- Zahlungsdaten (zwischen 2023 und 2025, je nach Größe des Unternehmens).
Schließlich sind die Pflichtangaben, die in elektronischen Rechnungen enthalten sein müssen, dieselben, die auch bei Papierrechnungen erwartet werden.
Die Regeln für die Aufbewahrung
Eine elektronische Rechnung muss sechs Jahre lang ab dem Datum ihrer Erstellung aufbewahrt werden. In den ersten drei Jahren muss sie auf Datenträgern und im ursprünglichen Computerformat (d. h. in dem Format, in dem die Rechnungen ausgestellt wurden) aufbewahrt werden. In den folgenden drei Jahren kann das Unternehmen sie auf einem Datenträger seiner Wahl aufbewahren.
Die Aufbewahrungspflicht erstreckt sich je nach Wahl des Unternehmens auch auf :
- Die vollständige strukturierte Nachricht für per EDI übermittelte Rechnungen ;
- Die elektronische Signatur, mit der die Rechnungen verknüpft sind, sowie das elektronische Zertifikat, das an die Daten zur Überprüfung dieser Signatur angehängt ist, bei Rechnungen, die mit einer elektronischen Signatur versehen sind ;
- Die Bestandteile der Kontrollen, die einen zuverlässigen Prüfpfad herstellen, wenn keine der vorherigen Übermittlungsarten gewählt wurde.
Darüber hinaus müssen die rechnungsbezogenen Dateien gespeichert werden :
- An einem Ort, zu dem das Unternehmen unmittelbaren Zugang zum Herunterladen und zur Nutzung aller Daten hat ;
- In Frankreich, einem Mitgliedsland der Europäischen Union (EU) oder einem anderen Land mit Garantien, die den EU-Staaten in Bezug auf Datenzugriff und Amtshilfe gleichwertig sind. Im letzteren Fall ist eine Meldung an das Steuerzentrum des Steuerpflichtigen erforderlich.
Wenn das Unternehmen keine digitalen Speicherbedingungen garantieren kann, die den geltenden gesetzlichen Bestimmungen entsprechen, dann muss es seine Rechnungen in Papierform aufbewahren.
Um auf das Wesentliche zurückzukommen, ist es wichtig zu wissen, dass elektronische Rechnungen im Steuerrecht sechs Jahre und im Handelsrecht zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Im Falle eines Rechtsstreits können Sie Ihre Rechnungen wiederfinden.
4) Die Herausforderungen der elektronischen Rechnungsstellung zwischen privaten Unternehmen
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung bringt vier Herausforderungen für das Unternehmen mit sich:
Effizienz :
- Durch die Vereinfachung des Validierungskreislaufs und der Genehmigungsfrist; des internen Genehmigungsprozesses und des Prozesses der Dokumentensuche ;
- Durch den Einsatz einer globalen Lösung, die mit verschiedenen ERP-Systemen interagieren kann.
Zuverlässigkeit :
- Durch die Bereitstellung einer gesetzeskonformen elektronischen Rechnungsstellung (gemäß der EU-Richtlinie und lokalen Vorschriften) ;
- Durch Einhaltung der verbindlichen Handels- und Steuervorschriften ;
- Durch Stärkung des internen Kontrollsystems, indem die Zuverlässigkeit und Nachvollziehbarkeit der Datenverarbeitung gewährleistet wird ;
- Durch die Reduzierung von Rechtsstreitigkeiten und Zahlungsfristen durch Kontrolle der Liquidität.
Produktivität :
- Durch die Verbesserung ihrer Einkaufs- und Verkaufsprozesse, damit das Unternehmen seine Buchhaltungsprozesse automatisieren und wachsen kann ;
- Rationalisierung der Back-Office-Funktionen (d. h. Verwaltung, Kontrolle und Unterstützung des Betriebs) zur Förderung von Effizienz und Transparenz;
- Reduzierung der Kosten und der Bearbeitungszeiten.
Sicherheit :
- Durch die Entwicklung neuer Anwendungen, die in der Lage sind, Sicherheitsfunktionen, Datenanalyse und -management sowie künstliche Intelligenz zu integrieren, die die Grundlage für die digitale Transformation der Back-Office-Funktionen des Unternehmens bilden;
- Indem sie die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten und die Prozesse (der Cybersicherheit) absichern.
Darüber hinaus stellt die elektronische Rechnungsstellung für die Steuerverwaltung eine Vielzahl von Herausforderungen dar:
- Verstärkte Prävention und Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug, insbesondere durch automatisierte Abgleiche ;
- Mittel- bis langfristige Vereinfachung der Umsatzsteuererklärungen durch Vorausfüllen ;
- Förderung der Kenntnis sämtlicher Aktivitäten der Unternehmen, um eine feinere Steuerung der Regierungsmaßnahmen im Bereich der Kontrolle und der Wirtschafts- und Steuerpolitik zu begünstigen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die elektronische Rechnungsstellung angesichts der damit verbundenen Zwänge und Herausforderungen ein Thema ist, das genau verfolgt werden muss, um den neuen Verpflichtungen vorgreifen zu können. Diese Entwicklungen wirken sich auf Ihre Rechnungsstellungsprozesse und den Austausch von Rechnungen mit Ihren Kunden und Lieferanten aus. Artéva kann Sie bei diesem Übergang begleiten und beraten; unabhängig von Ihren technologischen Problemen und denen Ihrer Partner. Unsere Lösungen für die Digitalisierung von Rechnungen sind vollkommen konform mit den kommenden gesetzlichen Entwicklungen.
