Was ist die Dematerialisierung von Rechnungen im B2B-Bereich?
Bei der Dematerialisierung von Rechnungen wird der Prozess der Übermittlung von Rechnungen in Papierform durch einen automatisierten, auf dem elektronischen Format basierenden Austausch ersetzt. So ist eine dematerialisierte Rechnung oder elektronische Rechnung eine Rechnung, die elektronisch erstellt und versendet wurde. Diese kann auf strukturierten Dateien (z. B. vom Typ EDI) oder unstrukturierten Dateien wie bestimmten PDF-Dateien basieren.
Warum sollten Sie Ihre Ausgangsrechnungen papierlos machen?
Die Buchhaltungsabteilungen von Unternehmen, deren Rechnungsstellungsprozess nicht papierlos ist, stoßen auf zahlreiche Schwierigkeiten wie erhebliche Bearbeitungskosten, Fehler oder sogar verspätete Zahlungen oder den Verlust von Dokumenten. Wenn man diese Lösung nicht nutzt, entgeht einem der Vorteil eines zuverlässigen Prüfpfads und es fehlt die Rückverfolgbarkeit oder die Sichtbarkeit, die dieser Prozess bereitstellt.
In diesem Zusammenhang stellt die Digitalisierung von Rechnungen eine Chance für Unternehmen dar. Sie können nämlich von den folgenden Vorteilen profitieren:
- Effizienz: Steigerung der Produktivität durch die Automatisierung zeitraubender Aufgaben.
- Zuverlässigkeit: Vermeidung von Eingabefehlern.
- Schnelligkeit: Beschleunigte und flüssigere Verarbeitung von Dokumenten.
- Kosteneffizienz: Senkung der Kosten und Verkürzung der Zahlungsfristen.
All diese Vorteile führen zu einem verbesserten Cashflow-Management und einer stärkeren Budgetsteuerung.
Dematerialisierte Rechnungsstellung: Wie funktioniert das?
Die Digitalisierung der Rechnungen stützt sich auf verschiedene Übertragungsarten, darunter :
- EDI (Electronic Data Interchange), das sich auf strukturierte Daten sowie standardisierte und sichere Prozesse stützt, aber voraussetzt, dass die Kunden ebenfalls über eine EDI-Lösung verfügen.
- PDF Factur-X, auf dem eine elektronische Signatur angebracht werden kann, die auf einem qualifizierten Zertifikat beruht.
Diese beiden Formate eignen sich für die steuerrechtliche Digitalisierung von Kunden- und Lieferantenrechnungen. Sie gewährleisten die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, da sie die Authentizität, Integrität und Lesbarkeit der Rechnungen garantieren. Außerdem erfüllt das Format Factur-X die Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung, die ab Juli 2024 für B2B-Unternehmen verpflichtend wird (durch den Empfang elektronischer Rechnungen).
Im Gegensatz dazu entspricht die sogenannte „einfache“ Digitalisierung, bei der unsignierte PDF-Rechnungen per E-Mail verschickt werden, zwar den aktuellen Vorschriften mit der Einrichtung eines zuverlässigen Prüfpfads, nicht aber den ab 2024 geltenden Vorschriften. Unter diesen Umständen ist das bis zu diesem Zeitpunkt zu berücksichtigende steuerliche Original entweder die ausgedruckte PDF-Rechnung oder die zur Archivierung signierte PDF-Rechnung.
Wie hoch ist der Return on Investment (ROI) für die Digitalisierung von Kundenrechnungen? Wie lässt sich der ROI berechnen?
Die Digitalisierung von Ausgangsrechnungen ist eine Quelle realer Einsparungen für Unternehmen. Und die Berechnung des damit verbundenen Return on Investment (oder ROI) erfordert unweigerlich eine Schätzung der Kosten des Papierformats, eine Definition des Rahmens für die Einführung der papierlosen Rechnung und eine Bewertung der Folgen einer solchen Einführung.
Die Kosten einer Rechnung in Papierform schätzen
Die Schätzung der Kosten einer Papierrechnung ist einfach. Diese Kosten entsprechen den Kosten für :
- Erstellung der Rechnung
- Ausgabe der Rechnung
- Kuvertieren der Rechnung und Frankieren des Umschlags
- Versand der Postsendung
- Archivierung der Rechnung
Bei jedem dieser Schritte müssen die tangiblen (Kosten für Umschläge, Papierbögen, Briefmarken usw.) und intangiblen (Kosten für die verwendete Energie, Kosten für menschliche Arbeit usw.) Ressourcen berücksichtigt werden, die dabei zum Tragen kommen. Die Ressourcen, die mit der Erstellung der Rechnung, der Bearbeitung ihrer Zahlung oder sogar der Verwaltung ihres Einzugs verbunden sind, müssen jedoch nicht in die Schätzung der Kosten der Rechnung einbezogen werden, da sie von der Form der Rechnung unabhängig sind.
Eine analytische Berechnung führt zu Stückkosten für die „Materialisierung“ von Rechnungen, die je nach Quelle zwischen 1,45 € (ohne MwSt.) und 5,80 € (ohne MwSt.) betragen.
Definieren Sie den Rahmen des Entmaterialisierungsprojekts.
Wie groß der Gewinn durch die „Nicht-Materialisierung“ von Kundenrechnungen ist, hängt von zwei Faktoren ab: den Kosten für elektronische Rechnungen und ihrem Anteil an der Gesamtzahl der Rechnungen.
Der erste Faktor wird durch die Tarife des gewählten Anbieters bestimmt. Der zweite Faktor wiederum hängt vom Kundenportfolio, den vom Betreiber angebotenen Dienstleistungen und den möglichen Zusammenschaltungen ab.
Hinzu kommen die Implementierungskosten und die Kosten für die Archivierung der Rechnungen (falls sie nicht in den Implementierungskosten enthalten sind).
Identifizieren Sie die indirekten Vorteile.
Die Digitalisierung von Rechnungen schafft sowohl qualitative als auch quantitative Vorteile. Zu diesen gehören:
- Die Schnelligkeit der Übermittlung: Im Gegensatz zu einer per Post versandten Rechnung wird eine elektronische Rechnung in wenigen Sekunden übermittelt.
- Der einfache Zugriff auf das Original-Duplikat der Rechnung.
- Die Einfachheit des Versands des Duplikats der Rechnung.
- Die Nachvollziehbarkeit der Rechnung: Eine elektronische Rechnung verfügt über eine End-to-End-Verfolgung. Der Rechnungssteller kann nachvollziehen, welche Rechnungen empfangen oder nicht empfangen wurden.
Den Gewinn und den ROI berechnen
Der Return on Investment (ROI) des Vorhabens ist das Verhältnis zwischen der ermöglichten Einsparung und den Kosten für die Einführung der papierlosen Abwicklung. Berechnen Sie also zunächst die durch die Entmaterialisierung ermöglichte Einsparung, d. h. die Differenz zwischen den Kosten für Papierrechnungen und den Kosten für elektronische Rechnungen.
Wie gelingt die Digitalisierung Ihrer Rechnungen?
Vorrangig ist es, zu verstehen, wie die Berufsgruppen arbeiten, die die Lösung nutzen werden (Buchhaltung, Vertrieb usw.), und ihre Erwartungen und Bedürfnisse zu ermitteln. Die Digitalisierung von Rechnungen sollte es ihnen ermöglichen, die Grenzen der zu erledigenden Aufgaben (zeitraubende Eingaben, redundante Aufgaben usw.) durch eine Rationalisierung der Geschäftsprozesse zu überwinden.
Darüber hinaus ist zu bedenken, dass nicht alle Kunden ihre Rechnungen auf die gleiche Weise erhalten möchten. Einige werden sich für den Empfang eines EDIFACT-Formats entscheiden, während andere das Format Factur-X oder signiertes PDF bevorzugen. Daher ist die Bereitstellung einer Software, die auf die Berufe und Kunden jedes Unternehmens zugeschnitten ist, die beste Lösung, die man anbieten kann.
In diesem Sinne bieten wir bei Artéva eine globale digitale Lösung an. Wir haben auf unserer Orchestrade-Plattform ein umfassendes Angebot für die Bearbeitung von Kundenrechnungen in mehreren Formaten und über mehrere Kanäle definiert. Wir richten uns an alle Ihre Partner, indem wir alle Formate für ausgehende Rechnungen unterstützen: EDIFACT, Factur-X, signiertes PDF, XML und auch Papier (über DTP-Center). Die Orchestrade-Plattform verfügt über eine ergonomische Benutzeroberfläche, die es den Vertriebsabteilungen ermöglicht, einen 360-Grad-Blick auf alle ausgehenden Rechnungen zu haben und einfach einzugreifen, um beispielsweise eine Rechnung zu vervollständigen (unvollständige Chorus-Daten) oder eine E-Mail-Adresse des Empfängers zu korrigieren. Darüber hinaus zentralisiert die Orchestrade-Plattform alle von Ihren Kunden übermittelten Integrationsrückmeldungen, um Ihnen eine zentrale Nachverfolgung zu ermöglichen!
Kurs auf die elektronische Rechnungsstellung 2024.
Artéva beteiligt sich aktiv an den Konsultationen und Arbeitsgruppen, die von der DGFiP, der AIFE und der FNFE seit Mitte 2020 durchgeführt werden. Die Experten von Artéva entwickeln die Funktionalitäten der Orchestrade-Plattform weiter, damit sie den durch die neuen Vorschriften auferlegten Verpflichtungen gerecht werden kann.
