1 – Die elektronische Rechnung: Worum geht es?
Es ist wichtig zu verstehen, dass die elektronische Rechnungsstellung nicht auf das Dokument an sich beschränkt ist. Sie umfasst alle Prozesse von der Erstellung des Dokuments bis zur Archivierung der Rechnung im elektronischen Format. Es wird also der gesamte Prozess papierlos abgewickelt, was zu einer vollständigen Automatisierung und einer zuverlässigeren Rechnungsstellung führt.
Für eine elektronische Rechnungsstellung, die den geltenden Normen entspricht, muss man die Rechnungen anhand mehrerer gesetzlich festgelegter Kriterien zurückverfolgen und wiederfinden können (Gesamtsummen, Mehrwertsteuerbeträge, Rechnungsaussteller oder -empfänger: gesetzlich vorgeschriebene Identifikatoren wie Mehrwertsteuer, Firmenname, Adresse usw.).
Die Generaldirektion für Steuern sowie alle an Ihrem elektronischen Rechnungsstellungsprozess beteiligten Parteien müssen die Rechnungen finden und in Klartext (lesbar) einsehen können.
2 – Was Sie wissen müssen, um ein Projekt zur elektronischen Rechnungsstellung durchzuführen.
Voraussetzungen, damit eine elektronische Rechnung zulässig ist.
Damit eine elektronische Rechnung für die elektronische Rechnungsstellung geeignet ist, müssen Sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen:
- Die Rechnung muss die erwarteten rechtlichen Hinweise enthalten.
- Die Möglichkeit haben, zu beweisen, dass das Rechnungsdokument mit einer Bestellung oder einem Lieferschein verknüpft ist.
- Die Authentizität und Integrität der Originalrechnung gewährleisten.
- Die Rechnung in elektronischem Format archivieren (steuerliches Original + Rechnung in Klarschrift).
Zuverlässiger Prüfpfad: Wie kann man ihn ersetzen?
Um den papierbasierten Zuverlässigen Prüfpfad ersetzen zu können, der mühsam und zeitaufwändig für Ihr Team sein kann, müssen Sie zunächst alle oben genannten Anforderungen erfüllen.
Um die Integrität (Dokument, das weder absichtlich noch versehentlich zerstört, verändert oder modifiziert wurde) und Authentizität (Identität des Ausstellers, die garantiert und sicher ist) der Originalrechnung zu gewährleisten, haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Formaten und Kommunikationsprotokollen für Ihre Steueroriginale: zwischen den Parteien vereinbarte strukturierte Formate (EDIFACT INVOIC D96A-Nachricht, XML CII…) und elektronisch signierte Dokumente.
- Das EDI-Format für Ihre Steueroriginale: Fall der EDI-Nachricht INVOIC D96A (GUM GS1 France).
Sie erfordert keine elektronische Signatur, da die Integrität und Authentizität durch den EDIFACT-Standard und die in EDI verwendeten sicheren Kommunikationsprotokolle (AS2, SFTP…) garantiert werden.
- Elektronisch signierte Dokumente: Der Fall des signierten PDF-Steueroriginals
Wenn Sie einen elektronischen Rechnungsstellungsprozess einrichten möchten, ohne den Verlässlichen Prüfpfad oder eine EDI-Lösung zu verwenden, können Sie durchaus den Rechnungsstellungsprozess PDF signiert oder Factur-X wählen :
Der Fall von PDF Rich Text: In diesem Stadium kann das Dokument nicht als steuerliches Original fungieren, sondern muss Gegenstand einer Extraktion der für die Archivierung erforderlichen Daten und einer elektronischen Signatur sein. Um ein ausreichendes Sicherheitsniveau zu bieten, muss die verwendete Signatur „qualifiziert“ im Sinne der europäischen eiDas-Verordnung sein. Das einmal signierte PDF gilt als steuerliches Original.
Der Fall von Faktura-X (wird derzeit eingeführt): Zur Erinnerung: Faktura-X ist eine Rechnung im PDF-Format, die auch die Daten in einem strukturierten Format enthält, das eine automatische Interpretation dieser Daten ermöglicht. Da die Originalrechnung ein lesbares PDF ist, wird auch die Factur-X elektronisch signiert, um ihren Status als steuerliches Original zu gewährleisten.
Das Geheimnis des Erfolgs: Beziehen Sie Ihre Geschäftsteams in Ihre elektronische Rechnungsstellung ein.
Sobald das Dokument, das als steuerliches Original dient, einem Standard entspricht und nicht direkt im Klartext lesbar ist (Chorus, EDIFACT, SdI…), empfehlen wir Ihnen, Ihr fachliches Team (z. B. Buchhalter) in das Projekt zum Austausch papierloser Rechnungen einzubeziehen.
Sie müssen nämlich die verschiedenen Geschäftsfälle validieren und sicherstellen, dass die lesbare Darstellung der archivierten Rechnung sowohl den tatsächlich aus dem Rechnungssystem übermittelten Rechnungen als auch den geltenden Vorschriften entspricht.
3 – Die elektronische Rechnung in mehreren Formaten und auf mehreren Kanälen
Um den Empfang aller Rechnungen zu verallgemeinern und zu automatisieren, lohnt es sich, auf Multiformat- und Multikanallösungen zu setzen.
Je nach Ihren Bedürfnissen und denen Ihrer Kunden und/oder Lieferanten können Sie mehrere Empfangs- oder Übertragungsformate kombinieren:
- EDI in EDIFACT INVOIC D96A ist eine der zuverlässigsten Lösungen, da sie den GS1-Standards entspricht und das Vorhandensein der gesetzlich vorgeschriebenen Daten kontrolliert werden kann.
- Das signierte PDF oder das einfache PDF mit zuverlässigem Prüfpfad.
- Die für diesen Zweck vorgesehene Factur-X kombiniert (signiertes oder unsigniertes) PDF mit XML und ermöglicht so eine gute Visualisierung für die Benutzer und eine automatisierte Verarbeitung dank XML.
- Die Erfassung von Rechnungen in einem kollaborativen Portal, das die Erstellung eines steuerlichen Originals ermöglicht.
Durch die elektronische Rechnungsstellung in mehreren Formaten und über mehrere Kanäle können Sie problemlos alle Ihre Geschäftspartner in Ihre elektronischen Rechnungsprozesse einbeziehen, unabhängig davon, ob sie von einer B2B-EDI-Plattform profitieren oder nicht.
