2 – Ce qu’il faut savoir pour mener un projet de facturation électronique
Prérequis pour qu’une facture électronique soit conforme
Pour qu’une facture électronique soit éligible à la facturation électronique, vous devez respecter les conditions suivantes :
- La facture doit présenter les mentions légales attendues
- Avoir la possibilité de prouver que le document de facturation est lié à une commande ou à un bon de livraison
- Garantir l’authenticité et l’intégrité de la facture d’origine
- Archiver la facture au format électronique (original fiscal + facture en clair)
Piste d’Audit Fiable : comment la remplacer ?
Pour pouvoir remplacer la Piste d’Audit Fiable papier qui peut être fastidieuse et demander beaucoup de temps à vos équipes, vous devez tout d’abord répondre à toutes les conditions exigées ci-dessus.
Pour garantir l’intégrité (document qui n’a subi aucune destruction, altération ou modification intentionnelle ou accidentelle) et l’authenticité (identité de l’émetteur qui est garanti et certaine) de la facture d’origine, vous avez le choix entre plusieurs formats et protocoles de communication pour vos originaux fiscaux : formats structurés convenus entre les parties (message EDIFACT INVOIC D96A, XML CII…) et documents signés électroniquement.
- Le format EDI pour vos originaux fiscaux : cas du message EDI INVOIC D96A (GUM GS1 France)
Il ne nécessite pas de signature électronique, car l’intégrité et l’authenticité sont garanties par le standard EDIFACT et les protocoles de communication sécurisés (AS2, SFTP…) utilisés dans les EDI.
- Les documents signés électroniquement : cas de l’original fiscal PDF signé
Si vous souhaitez mettre en place un processus de facturation électronique sans passer par la Piste d’Audit Fiable ni par une solution EDI, vous pouvez tout à fait choisir le processus de facturation PDF signé ou Factur-X :
Le cas du PDF Rich Text : à ce stade le document ne peut pas faire office d’original fiscal, il doit faire l’objet d’une extraction des données nécessaires pour l’archivage et d’une signature électronique. Pour présenter un niveau de sécurité suffisant, la signature utilisée doit être « qualifiée » au sens du règlement européen eiDas. Le PDF une fois signé fait office d’original fiscal.
Le cas de la Factur-X (en cours de déploiement) : pour rappel, la Factur-X est une facture au format PDF qui intègre également les données au format structuré permettant une interprétation automatique de celles-ci. Considérant que la facture originale est le PDF lisible, la Factur-X fera également l’objet d’une signature électronique afin d’en assurer son statut d’original fiscal.
Le secret de la réussite : impliquer vos équipes métiers dans votre facturation électronique
Dès lors que le document qui fait office d’original fiscal répond à un standard et n’est pas lisible directement en clair (Chorus, EDIFACT, SdI…), nous vous conseillons d’impliquer votre équipe métier (comptables par exemple) dans le projet d’échange de factures dématérialisées.
Ils doivent en effet valider les différents cas métiers et s’assurer que la représentation lisible de la facture archivée respecte à la fois les factures réellement transmises depuis le système de facturation et les réglementations en vigueur.
3 – La facture électronique multiformats et multicanale
Pour généraliser et automatiser la réception de toutes les factures, il est intéressant de s’orienter vers des solutions multiformats et multicanales.
Selon vos besoins et ceux de vos clients et/ou fournisseurs, vous pouvez combiner plusieurs formats de réception ou de transmission :
- L’EDI en EDIFACT INVOIC D96A est une des solutions les plus fiables puisqu’elle respecte les standards GS1 et la présence des données légales peut être contrôlée
- Le PDF signé ou le PDF simple avec piste d’audit fiable
- Prévue à cet effet, la Factur-X combine du PDF (signé ou non) et du XML, permettant ainsi une bonne visualisation pour les utilisateurs et un traitement automatisé grâce au XML.
- La saisie de factures sur un portail collaboratif qui permet de constituer un original fiscal
La facturation électronique multiformats et multicanale vous permet de facilement inclure l’ensemble de vos partenaires commerciaux dans vos processus de facturation électronique, qu’ils bénéficient ou non d’une plateforme EDI B2B.
1 – Die elektronische Rechnung: Worum geht es?
Es ist wichtig zu verstehen, dass die elektronische Rechnungsstellung nicht auf das Dokument an sich beschränkt ist. Sie umfasst alle Prozesse von der Erstellung des Dokuments bis zur Archivierung der Rechnung im elektronischen Format. Es wird also der gesamte Prozess papierlos abgewickelt, was zu einer vollständigen Automatisierung und einer zuverlässigeren Rechnungsstellung führt.
Für eine elektronische Rechnungsstellung, die den geltenden Normen entspricht, muss man die Rechnungen anhand mehrerer gesetzlich festgelegter Kriterien zurückverfolgen und wiederfinden können (Gesamtsummen, Mehrwertsteuerbeträge, Rechnungsaussteller oder -empfänger: gesetzlich vorgeschriebene Identifikatoren wie Mehrwertsteuer, Firmenname, Adresse usw.).
Die Generaldirektion für Steuern sowie alle an Ihrem elektronischen Rechnungsstellungsprozess beteiligten Parteien müssen die Rechnungen finden und in Klartext (lesbar) einsehen können.
2 – Was Sie wissen müssen, um ein Projekt zur elektronischen Rechnungsstellung durchzuführen.
Voraussetzungen, damit eine elektronische Rechnung zulässig ist.
Damit eine elektronische Rechnung für die elektronische Rechnungsstellung geeignet ist, müssen Sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen:
- Die Rechnung muss die erwarteten rechtlichen Hinweise enthalten.
- Die Möglichkeit haben, zu beweisen, dass das Rechnungsdokument mit einer Bestellung oder einem Lieferschein verknüpft ist.
- Die Authentizität und Integrität der Originalrechnung gewährleisten.
- Die Rechnung in elektronischem Format archivieren (steuerliches Original + Rechnung in Klarschrift).
Zuverlässiger Prüfpfad: Wie kann man ihn ersetzen?
Um den papierbasierten Zuverlässigen Prüfpfad ersetzen zu können, der mühsam und zeitaufwändig für Ihr Team sein kann, müssen Sie zunächst alle oben genannten Anforderungen erfüllen.
Um die Integrität (Dokument, das weder absichtlich noch versehentlich zerstört, verändert oder modifiziert wurde) und Authentizität (Identität des Ausstellers, die garantiert und sicher ist) der Originalrechnung zu gewährleisten, haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Formaten und Kommunikationsprotokollen für Ihre Steueroriginale: zwischen den Parteien vereinbarte strukturierte Formate (EDIFACT INVOIC D96A-Nachricht, XML CII…) und elektronisch signierte Dokumente.
- Das EDI-Format für Ihre Steueroriginale: Fall der EDI-Nachricht INVOIC D96A (GUM GS1 France).
Sie erfordert keine elektronische Signatur, da die Integrität und Authentizität durch den EDIFACT-Standard und die in EDI verwendeten sicheren Kommunikationsprotokolle (AS2, SFTP…) garantiert werden.
- Elektronisch signierte Dokumente: Der Fall des signierten PDF-Steueroriginals
Wenn Sie einen elektronischen Rechnungsstellungsprozess einrichten möchten, ohne den Verlässlichen Prüfpfad oder eine EDI-Lösung zu verwenden, können Sie durchaus den Rechnungsstellungsprozess PDF signiert oder Factur-X wählen :
Der Fall von PDF Rich Text: In diesem Stadium kann das Dokument nicht als steuerliches Original fungieren, sondern muss Gegenstand einer Extraktion der für die Archivierung erforderlichen Daten und einer elektronischen Signatur sein. Um ein ausreichendes Sicherheitsniveau zu bieten, muss die verwendete Signatur „qualifiziert“ im Sinne der europäischen eiDas-Verordnung sein. Das einmal signierte PDF gilt als steuerliches Original.
Der Fall von Faktura-X (wird derzeit eingeführt): Zur Erinnerung: Faktura-X ist eine Rechnung im PDF-Format, die auch die Daten in einem strukturierten Format enthält, das eine automatische Interpretation dieser Daten ermöglicht. Da die Originalrechnung ein lesbares PDF ist, wird auch die Factur-X elektronisch signiert, um ihren Status als steuerliches Original zu gewährleisten.
Das Geheimnis des Erfolgs: Beziehen Sie Ihre Geschäftsteams in Ihre elektronische Rechnungsstellung ein.
Sobald das Dokument, das als steuerliches Original dient, einem Standard entspricht und nicht direkt im Klartext lesbar ist (Chorus, EDIFACT, SdI…), empfehlen wir Ihnen, Ihr fachliches Team (z. B. Buchhalter) in das Projekt zum Austausch papierloser Rechnungen einzubeziehen.
Sie müssen nämlich die verschiedenen Geschäftsfälle validieren und sicherstellen, dass die lesbare Darstellung der archivierten Rechnung sowohl den tatsächlich aus dem Rechnungssystem übermittelten Rechnungen als auch den geltenden Vorschriften entspricht.
3 – Die elektronische Rechnung in mehreren Formaten und auf mehreren Kanälen
Um den Empfang aller Rechnungen zu verallgemeinern und zu automatisieren, lohnt es sich, auf Multiformat- und Multikanallösungen zu setzen.
Je nach Ihren Bedürfnissen und denen Ihrer Kunden und/oder Lieferanten können Sie mehrere Empfangs- oder Übertragungsformate kombinieren:
- EDI in EDIFACT INVOIC D96A ist eine der zuverlässigsten Lösungen, da sie den GS1-Standards entspricht und das Vorhandensein der gesetzlich vorgeschriebenen Daten kontrolliert werden kann.
- Das signierte PDF oder das einfache PDF mit zuverlässigem Prüfpfad.
- Die für diesen Zweck vorgesehene Factur-X kombiniert (signiertes oder unsigniertes) PDF mit XML und ermöglicht so eine gute Visualisierung für die Benutzer und eine automatisierte Verarbeitung dank XML.
- Die Erfassung von Rechnungen in einem kollaborativen Portal, das die Erstellung eines steuerlichen Originals ermöglicht.
Durch die elektronische Rechnungsstellung in mehreren Formaten und über mehrere Kanäle können Sie problemlos alle Ihre Geschäftspartner in Ihre elektronischen Rechnungsprozesse einbeziehen, unabhängig davon, ob sie von einer B2B-EDI-Plattform profitieren oder nicht.
