Selon un rapport de la FNFE, 74% des entreprises déclarent échanger des factures électroniques, mais 86% de cette part réalisent en réalité un double envoi (facture électronique + papier). Le PDF simple se développe de plus en plus dans les entreprises (70% de factures entrantes contre 50% de factures sortantes au format électronique). Le format totalement automatisé de l’EDI est utilisé par 40% des entreprises en émission et 20% d’entre elles l’utilisent en réception.
On le sait, l’Etat pousse cette transition vers la digitalisation des processus de facturation. C’est notamment dans cette idée que le gouvernement a déployé le Portail Chorus Pro. Depuis 2020, toutes les entreprises françaises sont tenues d’envoyer leurs factures au format électronique aux Etablissements Publics via cette plateforme Chorus Pro.
Facturation électronique entre entreprises privées : une mise en place obligatoire entre 2023 et 2025 ?
Si la facturation électronique n’est aujourd’hui obligatoire que pour l’émission des factures à destination de l’Etat, elle tend à s’étendre aux relations B2B. En effet, l’article 153 de la loi de finances 2020 promulguée fin 2019 prévoit la généralisation de l’obligation de facturation électronique dans les relations entre assujettis à la TVA.
Elle serait effective au plus tôt le 1ᵉʳ janvier 2023, au plus tard le 1ᵉʳ janvier 2025 et concernerait l’ensemble des entreprises françaises soumises à la TVA. À l’image de Chorus Pro, l’obligation serait progressive et dépendrait de la taille des entreprises ainsi que de leur secteur d’activité. Nous pouvons d’ores et déjà imaginer que les plus grandes entreprises françaises seraient les premières concernées contrairement aux micro-entreprises qui bénéficieront d’un délai plus long.
Les décrets annoncés vont permettre de fixer le calendrier d’applications ainsi que les modalités associées. Un rapport de la DGFIP produit avec les parties prenantes concernées et avec le soutien d’experts internationaux va être rendu au Parlement pour le 1ᵉʳ septembre 2020.
Application de la facturation électronique dans le secteur privé : que dit l’Etat ?
Ce rapport vise à déterminer les solutions techniques, juridiques et opérationnelles les plus adaptées à la mise en place de la facturation électronique obligatoire dans les relations B2B. Il détaillera, pour chacune des solutions retenues, les contraintes organisationnelles auxquelles peuvent faire face les professionnels ainsi que les bénéfices attendus côté entreprises et côté Administration Fiscale.
Le but de l’obligation de facturation électronique ?
- Simplifier les déclarations de TVA grâce au pré-remplissage en ligne
- Réduire les délais de paiement et les coûts liés au traitement des factures papier en digitalisant le processus de facturation et en intégrant automatiquement les factures dans les systèmes de comptabilité des entreprises
- Lutter contre la fraude fiscale grâce à la collecte et l’exploitation des données de facturation par la DGFIP.
Dans cette dynamique, des tests menés par l’Agence pour l’informatique financière de l’État (AIFE) ont été réalisés avec succès via le portail Chorus Pro, déjà bien connu des entreprises, courant février 2020. Pour la première fois, deux entités privées ont échangé des factures via la plateforme étatique !
Dématérialisation et dématérialisation fiscale des factures : quelles différences ?
Il est intéressant de différencier dématérialisation et dématérialisation fiscale des factures pour éviter toute confusion. En effet, il ne suffit pas d’envoyer ses factures au format électronique (simple dématérialisation) pour que celles-ci soient considérées comme valides fiscalement.
Les critères de validité d’une facture électronique
- Prouver l’authenticité de son origine
Vous devez veiller à garantir l’identité de son émetteur (votre fournisseur par exemple). La facture doit bien avoir été transmise par cet émetteur ou doit être sous son contrôle (par son prestataire ou son client en cas d’auto-facturation).
- Attester de l’intégrité de son contenu
La facture ne doit pouvoir être modifiée au cours du processus. C’est-à-dire que les données doivent rester les mêmes tout au long de son cheminement jusqu’au destinataire et jusqu’à la fin de son archivage électronique.
- Assurer sa bonne lisibilité.
Le fichier généré doit être lisible et interprétable par tous, quelle que soit la partie prenante.
Une facturation électronique légale
Pour que votre processus de dématérialisation des factures respecte les critères de validité des factures et les contraintes légales associées, vous devez adopter l’une des solutions suivantes :
- Choix de la facture électronique simple, scannée ou non (sans signature ou signature manuelle)
Une piste d’audit fiable de l’entreprise est exigée comme contrôle interne pour que les factures soient admises fiscalement. Toute entreprise doit mettre en place une procédure documentée de piste d’audit fiable pour prouver la conformité des flux de facturation et des factures associées.
À savoir : l’utilisation de notre plateforme de dématérialisation des factures vous facilite la création de votre piste d’audit fiable.
- Choix de la facture électronique signée avec une solution légale de signature électronique
Vous n’avez rien de plus à faire, la piste d’audit fiable n’est pas nécessaire.
Découvrez notre offre de Portail Fournisseur et de Portail Client : envoi et/ou réception de vos factures tout format avec solution de signature électronique légale intégrée.
- Choix de la facture EDI (INVOIC)
Vous n’avez rien de plus à faire non plus et la piste d’audit fiable est inutile.
En savoir plus sur notre solution EDI
Laut einem Bericht des FNFE geben 74% der Unternehmen an, elektronische Rechnungen auszutauschen, aber 86% dieses Anteils führen in Wirklichkeit einen doppelten Versand durch (elektronische Rechnung + Papier). Das einfache PDF entwickelt sich in den Unternehmen immer mehr (70% der eingehenden Rechnungen gegenüber 50% der ausgehenden Rechnungen im elektronischen Format). Das vollautomatische EDI-Format wird von 40 % der Unternehmen beim Versand und von 20 % beim Empfang verwendet.
Es ist bekannt, dass der Staat diesen Übergang zur Digitalisierung der Rechnungsprozesse vorantreibt. Insbesondere mit dieser Idee hat die Regierung das Portal Chorus Pro eingesetzt. Seit 2020 sind alle französischen Unternehmen verpflichtet, ihre Rechnungen im elektronischen Format über diese Plattform Chorus Pro an die Etablissements Publics zu senden.
Elektronische Rechnungsstellung zwischen Privatunternehmen: Eine verpflichtende Einführung zwischen 2023 und 2025?
Auch wenn die elektronische Rechnungsstellung heute nur für die Ausstellung von Rechnungen an den Staat verpflichtend ist, wird sie tendenziell auch auf B2B-Beziehungen ausgeweitet. Tatsächlich sieht Artikel 153 des Ende 2019 verkündeten Haushaltsgesetzes 2020 vor, dass die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung in den Beziehungen zwischen Umsatzsteuerpflichtigen allgemein eingeführt wird.
Sie würde frühestens am 1ᵉʳ Januar 2023, spätestens am 1ᵉʳ Januar 2025 wirksam werden und alle umsatzsteuerpflichtigen französischen Unternehmen betreffen. Nach dem Vorbild von Chorus Pro würde die Verpflichtung schrittweise erfolgen und von der Größe der Unternehmen sowie von ihrer Branche abhängen. Wir können uns bereits jetzt vorstellen, dass die größten französischen Unternehmen als erste betroffen sein werden, während Kleinstunternehmen eine längere Frist erhalten werden.
Die angekündigten Dekrete werden es ermöglichen, den Zeitplan für die Anwendung sowie die damit verbundenen Modalitäten festzulegen. Ein Bericht der DGFIP, der mit den betroffenen Interessengruppen und mit der Unterstützung internationaler Experten erstellt wurde, wird dem Parlament bis zum 1ᵉʳ September 2020 vorgelegt werden.
Anwendung der elektronischen Rechnungsstellung im Privatsektor: Was sagt der Staat?
Dieser Bericht soll die technischen, rechtlichen und operativen Lösungen ermitteln, die sich am besten für die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung in B2B-Beziehungen eignen. Er wird für jede der gewählten Lösungen die organisatorischen Einschränkungen, mit denen die Gewerbetreibenden konfrontiert werden können, sowie die erwarteten Vorteile auf Seiten der Unternehmen und der Steuerverwaltung detailliert beschreiben.
Der Zweck der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung?
- Vereinfachung der Umsatzsteuererklärungen durch Online-Vorausfüllung.
- Die Zahlungsfristen und die mit der Bearbeitung von Papierrechnungen verbundenen Kosten durch die Digitalisierung des Rechnungsstellungsprozesses und die automatische Integration der Rechnungen in die Buchhaltungssysteme der Unternehmen zu verringern.
- Bekämpfung von Steuerbetrug durch die Sammlung und Auswertung von Rechnungsdaten durch die DGFIP.
Im Rahmen dieser Dynamik wurden im Laufe des Februars 2020 von der Agence pour l’informatique financière de l’État (AIFE) geleitete Tests über das den Unternehmen bereits bekannte Portal Chorus Pro erfolgreich durchgeführt. Zum ersten Mal haben zwei private Einheiten Rechnungen über die staatliche Plattform ausgetauscht!
Dematerialisierung und steuerliche Entmaterialisierung von Rechnungen: Welche Unterschiede gibt es?
Es ist interessant, zwischen der Dematerialisierung und der steuerlichen Dematerialisierung von Rechnungen zu unterscheiden, um Verwechslungen zu vermeiden. Es reicht nämlich nicht aus, seine Rechnungen in elektronischem Format zu versenden (einfache Dematerialisierung), damit sie als steuerlich gültig betrachtet werden.
Die Kriterien für die Gültigkeit einer elektronischen Rechnung
- Die Authentizität ihrer Herkunft nachweisen.
Sie müssen sicherstellen, dass die Identität des Ausstellers (z. B. Ihres Lieferanten) gewährleistet ist. Die Rechnung muss von diesem Aussteller übermittelt worden sein oder sich unter seiner Kontrolle befinden (von seinem Dienstleister oder seinem Kunden im Falle einer Selbstfakturierung).
- Bescheinigen Sie die Integrität ihres Inhalts.
Die Rechnung darf während des Prozesses nicht verändert werden können. Das heißt, die Daten müssen während ihres gesamten Weges zum Empfänger und bis zum Ende ihrer elektronischen Archivierung gleich bleiben.
- Sicherstellung seiner guten Lesbarkeit.
Die erzeugte Datei muss für jeden lesbar und interpretierbar sein, unabhängig von der beteiligten Partei.
Rechtmäßige elektronische Rechnungsstellung
Damit Ihr Prozess zur Digitalisierung von Rechnungen die Kriterien für die Gültigkeit von Rechnungen und die damit verbundenen gesetzlichen Auflagen erfüllt, müssen Sie eine der folgenden Lösungen wählen:
- Wahl einer einfachen elektronischen Rechnung, gescannt oder nicht (ohne Signatur oder manuelle Signatur).
Ein zuverlässiger Prüfpfad des Unternehmens wird als interne Kontrolle gefordert, damit die Rechnungen steuerlich anerkannt werden. Jedes Unternehmen muss ein dokumentiertes Verfahren für einen zuverlässigen Prüfpfad einrichten, um die Konformität der Rechnungsströme und der zugehörigen Rechnungen nachzuweisen.
Wissenswert: Die Nutzung unserer Plattform für die Digitalisierung von Rechnungen erleichtert Ihnen die Erstellung Ihres zuverlässigen Prüfpfads.
- Wahl der elektronischen Rechnung, die mit einer legalen Lösung für die elektronische Signatur signiert wurde.
Sie müssen sich um nichts weiter kümmern, der zuverlässige Prüfpfad ist nicht erforderlich.
Entdecken Sie unser Angebot für das Lieferantenportal und das Kundenportal: Versand und/oder Empfang Ihrer Rechnungen in jedem Format mit integrierter Lösung für eine rechtsgültige elektronische Signatur.
- Wahl der EDI-Rechnung (INVOIC)
Auch hier müssen Sie sich um nichts weiter kümmern und ein zuverlässiger Prüfpfad ist überflüssig.
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