Entmaterialisierung der Lieferantenabrechnung – Einkauf
Nutzen Sie die Vorteile der digitalen Transformation, indem Sie Ihre gesamte Lieferantenabrechnung digitalisieren. Die von Artéva angebotene Lösung optimiert Ihre Verarbeitungsprozesse und garantiert Ihnen eine Kostensenkung, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und eine deutliche Verbesserung der Rückverfolgbarkeit Ihrer Einkaufsrechnungen.
Was ist die Dematerialisierung der Einkaufsrechnung – Lieferanten?
Die Dematerialisierung der Einkaufsrechnung – Lieferanten besteht vor allem darin, die Rechnungen in IT-Daten umzuwandeln, die direkt in Ihre ERP- oder Buchhaltungssoftware integriert werden können. Keine neuen Fotos mehr! Diese zentrale Funktion kann durch eine ganze Reihe von Funktionen ergänzt werden, die für die Optimierung Ihres Verarbeitungsprozesses unerlässlich sind: Verwaltung der verschiedenen Datenquellen, Zentralisierung der Rechnungen, Validierungsprozess, Abstimmung mit der Bestellung, Erstellung der Überweisungsaufträge. Dies reduziert die Bearbeitungskosten, verbessert die Rückverfolgbarkeit und Sicherheit des Finanzaustauschs und gewährleistet gleichzeitig die vollständige Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften für Ihre Einkaufsrechnungen.
Die Vorteile der Dematerialisierung der Rechnungsstellung Lieferant – Kauf
Die Digitalisierung und Automatisierung der Lieferantenrechnungsverarbeitung optimiert Ihren Purchase to Pay-Prozess.
Durch die automatisierte Datenintegration finanzielle Einsparungen erzielen
Die manuelle Eingabe der Einkaufsrechnungsdaten wird durch eine automatische Integration in Ihre Buchhaltungssoftware oder ERP ersetzt, ohne dass eine erneute Eingabe erforderlich ist. Ihre Teams können sich auf die Rechnungsprüfung konzentrieren, da sie nicht mehr an dieser zeitaufwendigen und zeitraubenden Aufgabe gehindert werden.
Stärkung der Beziehung zu allen Ihren Lieferanten
Automatisieren Sie die Digitalisierung Ihrer Rechnungsstellung für Lieferanten, um den Austausch mit ihnen zu optimieren und Eingabefehler zu vermeiden. Und wird die Zahlungsfristen sichern.
Entlasten Sie Ihre Teams
Diese Verbesserung der Humanressourcen ermöglicht die Innovation und Expansion Ihres Unternehmens. Die Teams können sich auf Aktivitäten mit hohem Mehrwert konzentrieren.
Erhöhung der Zuverlässigkeit und Rentabilität Ihrer Dienstleistungen
Die Reduzierung von menschlich bedingten Eingabefehlern sowie damit verbundene Rechtsstreitigkeiten ermöglichen eine Zeitersparnis bei der Bearbeitung von Rechnungen und die Beschleunigung des Austauschs.
Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei Ihrer Lieferantenrechnung
Dieser Übergang gewährleistet die Transparenz und Sicherheit der Finanztransaktionen unter Einhaltung der regulatorischen Anforderungen.
Um diese Vorteile in Aktion zu sehen
Lassen Sie sich von unseren Experten über Ihre Projekte zur Digitalisierung von Rechnungen informieren.
Orchestrade®, Digitalisierungslösung für den Purchase-to-Pay-Zyklus
Unser Angebot an Orchestrade® Lieferantenportalen geht über die Digitalisierung von Lieferantenrechnungen hinaus. Wir stellen Ihnen ein kollaboratives Portal zur Verfügung, um Ihren gesamten Purchase to Pay-Prozess zu automatisieren.
Diese Digitalisierung der Einkaufsrechnungen vereinfacht und beschleunigt den Bearbeitungsprozess, wodurch manuelle Aufgaben reduziert werden. Dies erhöht die Zuverlässigkeit, verringert Eingabefehler und stärkt die Beziehungen zu Ihren Lieferanten, unabhängig von deren Größe und der Art der Rechnungsübermittlung.
Die Digitalisierung über ein spezielles Portal vereinfacht den Austausch mit Ihren Lieferanten. Die Lösung ermöglicht es ihnen, ihre administrativen und finanziellen Informationen zu aktualisieren, direkt auf Verträge, Auftragsformulare, Verpflichtungen zuzugreifen, ihre Rechnungen zu übermitteln, den Bearbeitungsstatus bis zur Zahlung einzusehen und Streitigkeiten zu verwalten.
Die Lösung erspart Ihnen zeitaufwendige Aufgaben wie das Aktualisieren des Lieferantenverzeichnisses, die Erfassung von Rechnungen, die Abstimmung von Bestellungen/Rechnungen und die Übermittlung der Zahlungsberichte. Ihre Teams können sich auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren.
Unser elektronisches Rechnungsportal vereinfacht Ihren Lieferantenaustausch
Die B2B-Plattform Orchestrade® erfüllt alle Ihre Anforderungen an die Digitalisierung von Lieferantenrechnungen. Sie können alle Ihre Lieferanten in Ihr Projekt zur Digitalisierung der eingehenden Rechnungen einbeziehen, was die Arbeitsbelastung für Ihre Teams erheblich verringert.
Verbesserung der Lieferantenreferenzierung
Binden Sie Ihre Lieferanten direkt in die Aktualisierung Ihres Referenzsystems ein: Das Portal ermöglicht die Sammlung von administrativen, finanziellen und regulatorischen Informationen (Sorgfaltspflicht, Konformitätszertifikate usw.). Das Ablaufdatum der eingereichten Dokumente wird verwaltet und die Lieferanten werden aufgefordert, diese zu aktualisieren.
Optimierung der Abrechnung mit Lieferanten
Die Verwaltung von Verträgen, Aufträgen und Verpflichtungen ermöglicht der Plattform eine vollständige Palette an Vorabvalidierungen, die auch durch spezifische Geschäftsregeln ergänzt werden können. Ihre Lieferanten können in diesen Prozess eingebunden werden, um fehlende oder falsche Angaben zu korrigieren.
Freigabe der Zahlungsstatus und Streitbeilegung
Die Lieferanten können den Verlauf der Rechnungsbearbeitung bis zur Zahlungsanweisung einsehen. Bei Streitigkeiten wird der Lieferant informiert und ein Dialog kann über das Portal aufgebaut werden.
Übernahme der Abrechnung des Lieferanten in mehreren Formaten
Da Ihre Lieferanten nicht alle die gleiche Größe und technologische Reife haben, ermöglicht das Portal alle Übertragungsarten (Eingabe, Ablage, E-Mail-Übertragung oder EDI) und alle Formattypen:
- EDI, XML UBL oder CII, anderes strukturiertes Format
- Factur-X
- Einfaches PDF oder mit Unterschrift
- PDF Bild
- Manuelle Eingabe
Alles, was Sie über die Digitalisierung der Lieferantenabrechnung wissen müssen
In dieser FAQ finden Sie alle wichtigen Fragen, die Sie durch die Welt der elektronischen Rechnungsstellung mit Ihren Lieferanten führen.
Pour le traitement de vos factures papier, Orchestrade® vous propose deux options : Vous pouvez continuer à les recevoir et les scanner, puis Orchestrade se chargera de l'extraction des données et de leur intégration dans votre ERP. Nous pouvons vous fournir une adresse postale dédiée et gérer l'ensemble du processus de traitement des factures papier, de l'ouverture des enveloppes à l'intégration dans vos systèmes.
Le terme "facture numérique" désigne la version dématérialisée d'une facture traditionnelle, englobant à la fois une facture papier numérisée et une facture générée directement sous forme numérique. Cela inclut tout document financier émis et traité électroniquement, qu'il s'agisse de convertir une facture papier en version scannée ou de créer une facture originale en format numérique. Ainsi, la notion de facture numérique couvre un large éventail de pratiques liées à l'utilisation de supports électroniques pour la facturation.
Orchestrade® couvre tous les processus d'achat et de vente, de Purchase to Pay à Order to Cash, ainsi que la synchronisation bancaire et comptable. Sécurisée par des mesures de pointe comme la certification ISO 27001, le chiffrement, la double authentification et l'archivage légal, elle garantit la protection de vos données. Elle offre une personnalisation avancée avec des workflows métiers sur mesure, des KPI adaptables et des interfaces propriétaires, tout en étant économiquement avantageuse grâce à un modèle tarifaire basé sur la consommation réelle. Ergonomique et collaborative, elle facilite l'utilisation et la mutualisation des données entre partenaires. De plus, Orchestrade® s'intègre parfaitement à votre système d'information existant, y compris ERP, comptabilité, gestion bancaire, et référentiels clients, fournisseurs et produits, en faisant une solution complète, sécurisée, personnalisable, économique, conviviale et bien intégrée.
Orchestrade® est une plateforme numérique avancée conçue pour optimiser vos processus métiers. Orientée vers la gestion des processus, elle utilise la norme BPMN 2.0 pour modéliser et exécuter des flux métiers, permettant une interaction fluide entre vos partenaires et collaborateurs internes et externes. La flexibilité de la solution est un atout majeur : nous créons un portail collaboratif B2B sur-mesure, adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise, tout en offrant un accès instantané aux plateformes numériques de vos partenaires déjà connectés à Orchestrade®. Collaborative par essence, Orchestrade® centralise et gère les documents commerciaux, permettant un suivi détaillé des traitements, un partage en temps réel des données métiers, ainsi que la saisie, la lecture et le téléchargement des documents en ligne. Orchestrade® se distingue par son approche omnicanale, intégrant et diffusant des documents à travers divers canaux, et se connectant à de multiples plateformes partenaires. La solution est également multi-systèmes et multi-protocoles, compatible avec divers logiciels de marché et formats de données. Évolutive, cette plateforme vous permet d'optimiser ou d'élargir vos processus métiers sans remettre en question votre portail B2B, assurant une adaptation continue à vos projets de digitalisation.
La dématérialisation des documents, en particulier la transition vers la facture électronique, offre plusieurs avantages. Elle réduit considérablement la quantité de papiers en numérisant tous les documents de l'entreprise. Cette réduction se traduit par un gain de temps important dans la gestion administrative, car la facture électronique élimine le besoin de manipuler du papier, simplifiant toutes les étapes du processus, de l'édition à l'envoi et à l'archivage, qui se réalisent désormais en quelques clics. En outre, la facture électronique permet de réduire les coûts liés à l'émission des factures de 50 à 75 %, en supprimant l'impression, l'envoi et le stockage des factures physiques, ce qui engendre des économies significatives sur les consommables, et réduit l'impact environnemental de la facturation. Enfin, elle améliore le contrôle du processus de facturation, facilitant un suivi plus rigoureux des documents et simplifiant la relance des factures impayées et l'envoi de rappels aux clients.
La facturation électronique est obligatoire pour toutes les transactions B2B soumises à la TVA en France, avec une obligation de réception pour toutes les entreprises, suivie par une obligation d'émission progressive jusqu’en 2025 selon la taille des entreprises.
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