Die französische Orapi-Gruppe, ein führender Anbieter von Produkten für die professionelle Hygiene und industrielle Prozesse, hat sich für die Orchestrade®-Lösung entschieden, um den Austausch mit ihren Kunden zu digitalisieren. Eine Lösung, die es dem Unternehmen ermöglicht hat, seine Kundenbeziehung zu optimieren, indem es seinen Rechnungsprozess automatisiert und zentralisiert.
Das Unternehmen wird seit 2019 vom Konzernchef verwendet und hat den Umfang der Lösung anschließend auf seine Tochtergesellschaften Orapi Hygiène und Proven erweitert.
Die Orapi-Gruppe benötigt: Rationalisierung des gesamten Order-to-Cash-Zyklus
Die Orapi-Gruppe wollte sich mit einer einzigen Lösung ausstatten, um ihr EDI-System zu rationalisieren. In einem ersten Schritt suchte sie nach einer flexiblen Lösung, um die Übermittlung und Archivierung ihrer Rechnungen sowie anderer Geschäftsunterlagen zu zentralisieren. Es ging darum, eine SaaS-Lösung für den EDI-Austausch zu ersetzen; die steuerliche Dematerialisierung der Rechnungen durch Esker und die Übermittlung der Rechnungen durch Neopost (heute Quadient).
Parallel dazu musste diese Lösung skalierbar sein, damit die Orapi-Gruppe den Anwendungsbereich auf ihre Geschäftsprozesse, Lieferanten und Logistik ausdehnen konnte, um ihren Ansatz zur Digitalisierung des Handels weiter zu entwickeln.
Eine agile Lösung zur Erleichterung der Managementarbeit der Orapi-Gruppe
Die ab Frühjahr 2019 eingeführte Orchestrade®-Lösung hat es der Orapi-Gruppe ermöglicht, ihren gesamten Order-To-Cash-Zyklus zu optimieren.
Diese Optimierung umfasste folgende Projektphasen:
- Die Übermittlung der Rechnungen…
- Kunden des öffentlichen Sektors über Chorus Pro;
- Kunden mit großen Konten in EDI;
- Per E-Mail und deren Bereitstellung auf einem Kundenportal;
- In gedruckter Form über EDITVE.
- Die generelle Annahme von Bestellungen der Großkunden mittels EDI und die Übermittlung von Versandanzeigen.
- Der Empfang von Kundenbestellungen per E-Mail.
Die Rechnungen werden in vollem Umfang im Rahmen eines Prozesses der Kundenzufriedenheit übermittelt, je nach Wahl und/oder Typologie der Kunden. Sie werden dann archiviert und in einem elektronischen Tresor zentralisiert.
Chorus Pro
Die vollständige Verwaltung der Chorus Pro-Berechnungen erfolgt durch die ADV-Manager über das Orchestrade®-Portal, das die Gültigkeitskontrollen durchführt und es ermöglicht, fehlerhafte oder fehlende Daten wie den Service-Code oder die Bestellnummer zu ergänzen. Der ADV-Dienst verfügt somit über eine vollständige Nachverfolgung der Rechnungen nach Status.
EDI
Die Orchestrade-Lösung ist mit mehr als 30 Dematerialisierungsoperatoren verbunden und ermöglicht eine schnelle Bereitstellung der Übermittlung von EDI-Rechnungen zusammen mit den anderen Nachrichten.
Kunden, die sich für eine E-Mail-Rechnungsstellung entschieden haben, erhalten ihre Rechnung mit den AGB und einem Link zum kollaborativen Kundenportal. Sie sind somit autonom, um eine vergangene Rechnung wiederzufinden, was den ADV-Service erleichtert. Darüber hinaus führt das Orchestrade-Portal eine Echtzeitkontrolle der E-Mail-Übertragungen durch und ermöglicht es den Geschäftsteams, bei Anomalien (falsche E-Mail-Adresse, volles Postfach usw.) einzugreifen.
Kurier
Auch die per Post übermittelten Rechnungen werden vollständig verfolgt, da die verschiedenen Bearbeitungsschritte auf dem Portal (Übergabe an das Buchungszentrum, Umschlag, Rücksendung, Nachverfolgung der nicht zugeteilten Pakete) erfolgen.
Schließlich konnte die Orapi-Gruppe auf die umfangreichen Funktionen der Orchestrade-Plattform zurückgreifen, um die Bearbeitung von per E-Mail erhaltenen PDF-Bestellungen zu automatisieren. Eine Extraktion der Kopf- und Zeilendaten ermöglicht eine direkte Integration dieser Befehle in das ERP. Pro Monat müssen nicht weniger als 450 Aufträge wieder abgewickelt werden.
Konkrete Vorteile für die Orapi-Gruppe: zwischen besserer Organisation und geringeren Betriebskosten
Die Vorteile, die die Orapi-Gruppe als Kunde der SaaS-Lösung von Orchestrade® erzielt hat, werden täglich gemessen:
- Die Optimierung der Aufgaben der ADV-Manager durch die Streichung von Aufgaben mit geringem Mehrwert;
- Vollständige Rückverfolgbarkeit der Rechnungssendungen durch Statusverfolgung über alle Übertragungskanäle hinweg;
- Die deutliche Kostensenkung durch die Globalisierung des Handels, der einem einzigen Anbieter übertragen wird;
- Die Verbesserung der Kundenbeziehung durch leistungsfähigere Tools.
„Die funktionale Vielfalt der Orchestrade-Lösung hat uns überzeugt, dass wir uns für Artemis entschieden haben, um eine dauerhafte Partnerschaft aufzubauen. Heute haben wir dank der Orchestrade-Lösung an Zuverlässigkeit, Flexibilität und Ruhe gewonnen. Darüber hinaus können wir uns auf die Verfügbarkeit und Reaktionsfähigkeit der Artéva-Teams verlassen, um unsere Anfragen zu beantworten und Lösungen anzubieten, die unseren Erwartungen und/oder Bedürfnissen entsprechen“.
Françoise TRIOULEYRE – (Anwendungsverantwortliche)
Und danach?
Die Orapi-Gruppe setzt in Partnerschaft mit Artéva die Rationalisierung ihres EDI-Systems durch die Einführung des logistischen EDI zur Optimierung ihrer Supply Chain fort. Ziel ist es, den Bedarf der Großkunden an Liefernachverfolgung zu decken.
Über
Die 1968 gegründete Gruppe Orapi ist der französische Marktführer im Bereich der beruflichen Hygiene. Mit 1.000 Mitarbeitern, 7 Werken und 3 F&E-Labors weltweit erzielte das Unternehmen im Jahr 2020 einen Umsatz von 267 Millionen Euro. Entdecken Sie hier seine High-Tech-Produkte und -Lösungen für die industrielle Hygiene und Wartung.
