Formate für elektronische Rechnungen
Das Haushaltsgesetz 2026-2027 hat laut Bercy 4 Hauptziele: Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen, Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs, Bereitstellung sofortiger Informationen über die Geschäftstätigkeit und Erleichterung der Umsatzsteuererklärung.
Um diesen Rechnungsaustausch zu harmonisieren, hat die DGFiP 3 elektronische Rechnungsformate ausgewählt, in denen die Unternehmen ihre elektronischen Rechnungen an die PPF senden können: CII, Factur-X und UBL. Heute werden für diesen Dokumentenaustausch auch andere Formate verwendet, wie das weit verbreitete EDIFACT, das, wie man sehen wird, noch nicht zum Verschwinden gebracht wird.
Antizipieren Sie die elektronische Rechnungsstellung und die verwendeten Formate.
In wenigen Monaten wird die elektronische Rechnungsstellung für alle Unternehmen beim Empfang und schrittweise bis 2027 auch beim Versand verpflichtend sein.
- Die Unternehmen müssen Rechnungen in einem der elektronischen Formate ausstellen, die vom öffentlichen Rechnungsportal (PPF) akzeptiert werden: die Formate des Mindestsockels.
- Wenn das Unternehmen ein anderes Format (z. B. Edifact) verwenden möchte, können nur noch die Digitalisierungsplattformen der Partner (PDP) diese Rechnungen untereinander austauschen: die Formate außerhalb des Sockels.
Die im Mindestformat vorgesehenen Rechnungsformate.
Zu den Formaten, die akzeptiert werden und direkt an PPF übergeben werden können, gehören :
Das UBL-Format
Hierbei handelt es sich um ein Standardformat, das von der Industrie (OASIS) als Lösung zur Vereinfachung der Rechnungsbearbeitung eingeführt wurde. Eine UBL-Datei ist eine Rechnung in Form einer XML-Datei. Diese XML-Datei enthält alle Informationen einer Rechnung, jedoch in einem strukturierten und festen Format.
Das CII-Format
Hierbei handelt es sich um ein branchenübergreifendes Rechnungsformat, das von den Vereinten Nationen (UN/CEFACT) speziell für internationale Anforderungen entwickelt wurde. Mit einer Nachrichtensyntax, die von allen Geschäftspartnern weltweit ausgetauscht und verstanden werden kann und in XML strukturiert ist.
Factur-X
Ein hybrides PDF-Format. Es handelt sich um eine mit bloßem Auge lesbare Rechnung, da sie im PDF-Format vorliegt, mit Rechnungsdaten, die als strukturierte XML-Datei dargestellt werden, die den Informationssystemen eine automatisierte Integration und einen automatischen Abgleich ermöglicht.
Rechnungsformate außerhalb der Mindestunterstützung
Neben diesem Mindeststandard können einige Unternehmen spezifischere oder maßgeschneiderte Formate verwenden, um ihren besonderen Bedürfnissen gerecht zu werden. Diese proprietären Formate können nur zwischen PDPs ausgetauscht werden, es handelt sich um :
Proprietäre Formate
Einige Unternehmen entwickeln möglicherweise ihre eigenen Formate für die elektronische Rechnungsstellung, um sie an ihre internen Systeme anzupassen. Dies kann jedoch zu Problemen bei der Interoperabilität mit anderen Unternehmen oder Systemen führen, die nicht das gleiche Format verwenden.
Formate für die Industrie
In manchen Branchen kann es E-Invoicing-Formate geben, die auf die speziellen Bedürfnisse der jeweiligen Branche zugeschnitten sind. Beispielsweise könnte die Gesundheitsbranche ein bestimmtes Format für die elektronische Rechnungsstellung verwenden, um relevante medizinische Informationen einzubeziehen.
Datenreiche Formate
Einige Unternehmen können ihren elektronischen Rechnungen Metadaten oder detaillierte Informationen hinzufügen, um die Nachverfolgung von Transaktionen, die Analyse von Ausgaben usw. zu erleichtern.
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