Obligation facture électronique en France : où en est-on ?
1) La facturation électronique obligatoire pour les relations B2G
Dans le cadre de la dématérialisation de la commande publique, le gouvernement a imposé la facturation électronique pour les fournisseurs du secteur public dès 2017. L’article 3 de l’ordonnance du 26 juin 2014 avait prévu un passage progressif à la facturation électronique pour les entreprises :
- Dès le 1er janvier 2017 pour les Grandes Entreprises et les personnes publiques ;
- Dès le 1er janvier 2018 pour les Entreprises de Taille Intermédiaire ;
- Dès 1er janvier 2019 pour les Petites et Moyennes Entreprises ;
- 1er janvier 2020 pour les Très Petites Entreprises.
De ce fait, depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises doivent émettre des factures électroniques afin d’adresser leurs demandes de paiement pour des contrats conclus par l’État, les collectivités territoriales et les établissements publics. Cette procédure s’effectue via le portail Chorus Pro. Lire notre article à ce sujet
2) Vers une généralisation de la facturation électronique pour les relations B2B
La loi de finances de 2020 prévoit la fin de la facture papier à compter de 2023. Dès lors, la facture électronique s’imposera à toutes les transactions B2B soumises à la TVA française.
Au 1er janvier 2023, les entreprises auront, quelle que soit leur taille, l’obligation de recevoir des factures électroniques. Entre 2023 et 2025, elles devront, en fonction de leur taille, émettre des factures électroniques.
Les seuils à retenir pour l’application progressive de la généralisation de la facturation électronique ne sont pas connus à date et devront être définis par ordonnance. Néanmoins, par assimilation aux règles existantes en ce qui concerne l’obligation de facturation électronique dans le cadre de la commande publique, il est possible d’opérer la même classification.
Seront donc probablement concernées dès :
- 2023 : les Grandes Entreprises (plus de 5 000 salariés) ;
- 2024 : les Entreprises de Taille Intermédiaire (250 à 5 000 salariés) ;
- 2025 : les Petites et Moyennes Entreprises (10 à 250 salariés) et Très Petites Entreprises (moins de 10 salariés).
3) Quelles sont les obligations légales liées à la facturation électronique ?
Les règles de facturation
Pour qu’une facture soit conforme aux règles de la facturation électronique, elle doit voir l’authenticité de son origine, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité assurée depuis son émission jusqu’à la fin de sa période de conservation (Article 289 V du CGI).
Pour satisfaire ces conditions, l’administration fiscale prévoit que les assujettis peuvent émettre ou recevoir des factures en recourant à :
- L’utilisation de l’Échange de Données Informatisé ou EDI (Article 289 V 3° du CGI)
- La mise en place d’un dispositif de signature électronique avancé avec un certificat qualifié (Article 289 V 2° du CGI)
- La mise en place de contrôles documentés et permanents établissant une piste d’audit fiable entre une facture et une opération dès lors qu’une solution technique autre que celles prévues ci-dessus est utilisée (Article 289 V 1° du CGI)
Par ailleurs, l’obligation de transmission des données de facturation à l’administration fiscale s’appliquera pour :
- Les ventes internationales B2B et B2C ;
- Les achats intracommunautaires de biens et services et les achats internationaux de services ;
- Les données de paiement (entre 2023 et 2025 en fonction de la taille de l’entreprise).
Enfin, les mentions obligatoires à renseigner sur les factures électroniques sont les mêmes que celles attendues pour les factures papiers.
Les règles de conservation
Une facture électronique doit être conservée durant 6 ans à compter de sa date d’établissement. Les trois premières années, elle doit être conservée sur support informatique et dans le format informatique original (i.e. format dans lequel les factures ont été émises). Les trois années suivantes, l’entreprise peut la conserver sur le support de son choix.
Cette obligation de conservation porte également, suivant le choix fait par l’entreprise, sur :
- L’intégralité du message structuré pour les factures transmises par EDI ;
- La signature électronique à laquelle les factures sont liées ainsi que le certificat électronique attaché aux données de vérification de cette signature pour les factures assorties d’une signature électronique ;
- Les éléments constitutifs des contrôles établissant une piste d’audit fiable lorsqu’aucun des modes de transmission précédents n’a été retenu.
Par ailleurs, les fichiers relatifs à la facturation doivent être stockés :
- Dans un endroit auquel la société a un accès immédiat de téléchargement et d’utilisation de l’ensemble des données ;
- En France, dans un pays membre de l’Union Européenne (UE) ou dans un autre pays avec des garanties équivalentes aux états de l’UE en matière d’accès aux données et d’assistance administrative. Ce dernier cas nécessite une déclaration au centre des impôts du redevable.
Si l’entreprise ne peut garantir des conditions de stockage numérique conformes aux dispositions légales en vigueur, alors elle doit conserver ses factures au format papier.
Pour revenir à l’essentiel, il est important de savoir que les factures électroniques doivent être conservées pendant 6 ans pour le droit fiscal et 10 ans pour le droit commercial. En cas de litige, vous pourrez retrouver vos factures.
4) Les enjeux facturation électronique entre entreprises privées
L’obligation de la facturation électronique implique quatre enjeux pour l’entreprise :
L’efficacité :
- En simplifiant le circuit de validation et le délai d’approbation ; le processus d’approbation interne et le processus de recherche de documents ;
- En utilisant une solution globale capable d’interagir avec différents ERP.
La fiabilité :
- En fournissant une facturation électronique conforme à la réglementation (conformément à la directive européenne et aux réglementations locales) ;
- En se conformant aux règles commerciales et fiscales obligatoires ;
- En renforçant le système de contrôle interne en garantissant la fiabilité et la traçabilité du traitement des données ;
- En réduisant les litiges et les délais de paiement en contrôlant la trésorerie.
La productivité :
- En améliorant ses processus d’achats et de ventes afin de permettre à l’entreprise d’automatiser ses processus comptables et de se développer ;
- En rationalisant les fonctions de back office (soit d’administration, contrôle et soutien des opérations) pour promouvoir l’efficacité et la visibilité ;
- En réduisant les coûts et les délais de traitement.
La sécurité :
- En développant de nouveaux applicatifs capables d’intégrer des fonctionnalités de sécurité, analyse et gestion de la donnée et d’intelligence artificielle, pilier de la transformation digitale des fonctions de back office de l’entreprise ;
- En sécurisant la communication avec les clients et fournisseurs et les processus (de cybersécurité).
Par ailleurs, les enjeux de la facturation électronique pour l’administration fiscale sont multiples :
- Renforcer la prévention et la lutte contre la fraude à la TVA grâce notamment à des recoupements automatisés ;
- Faciliter à moyen ou long terme les déclarations de TVA par le pré-remplissage ;
- Favoriser la connaissance de l’ensemble des activités des entreprises afin de favoriser un pilotage plus fin des actions gouvernementales en matière de contrôle et de politique économique et fiscale.
En conclusion, étant donné les contraintes et enjeux qui lui sont liés, la facturation électronique est un sujet à suivre de près afin de pouvoir anticiper les nouvelles obligations. Ces évolutions impactent vos processus de facturation et les échanges de factures avec vos clients et fournisseurs. Artéva peut vous accompagner et vous conseiller dans cette transition ; quelles que soient vos problématiques technologiques et celles de vos partenaires. Nos solutions de dématérialisation des factures sont parfaitement conformes aux prochaines évolutions légales.
